העברת הכנסות והוצאות

תוכנת חשבשבת ERP מסוגלת לנהל בקלות מסדי נתונים (חברות) המכילים מיליוני תנועות. לפיכך, המלצתנו היא לנהל את החברות באופן רב שנתי. כלומר, אין צורך לפתוח חברה מדי שנה כי אם להמשיך לעבוד ברצף על נתוני החברה. יחד עם זאת, יש לאפס בתחילת שנת המס החדשה את יתרת הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות) על ידי העברת היתרות (אוטומטית) לכרטיס עודפים (רוה”פ).  לכך נועדה התוכנית העברת הכנסות. קודם הפעלת סעיף זה יש לקבוע מספר הגדרות בסיסיות בהגדרות החברה.

להלן הסברים מתומצתים בהקשר לתהליך (הסבר מפורט יותר מובא למטה)

  1. בהעברת הכנסות מועברת יתרה של כל כרטיס תוצאתי לחשבון העודפים (רווח והפסד).
  2. בכרטיסים מאזניים (חו”ז, בנקים, לקוחות, ספקים וכו’) לא חל שום שינוי מבחינת יתרה.
  3. סוג החשבון: מאזני או תוצאתי נקבע בכרטיס החשבון בסעיף חשבון ראשי.
  4. לפני הפעלת העברת הכנסות יש להפיק דוח אינדקס חשבונות ולוודא שהחשבון הראשי של הכרטיסים התוצאתיים מוגדר תקין.
  5. העברת הכנסות מתבצעת לפעולות של שנת המס לפי תאריך אסמכתא (תאריך). בחברות המדווחות לבורסה, אשר ציינו ב’הגדרות חברה’ שהתאריך הקובע למאזן הוא תאריך 3 (ולא תאריך אסמכתא) תתבצע העברת הכנסות לפי תאריך 3.
  6. ניתן לבצע העברת הכנסות לשנה מסוימת שוב ושוב. ולכן, ניתן לבצע העברת הכנסות גם כאשר היתרות של הכרטיסים התוצאתיים אינן סופיות. בפעם הבאה שתתבצע שוב העברת הכנסות ירשמו פקודות נוספות של העברת הכנסות, בגין הפעולות שנוספו בכרטיסי ההכנסות וההוצאות מאז ההעברה הקודמת. שימו לב שביצוע התהליך בפעם הנוספת מוסיף פקודת יומן ואינו מוחק את הפעולות הראשונות.
  7. על אף שכרטיסי ההכנסות וההוצאות מתאפסים בשנת המס המסתיימת, ניתן יהיה להפיק דוחות שמציגים את יתרות הכרטיסים התוצאתיים כפי שהיו בסוף שנה טרם תהליך העברת ההכנסות.

חובה לבצע בדיקת נתונים טרם הפעלת העברת הכנסות  (בתפריט כללי > בדיקת נתונים) ולוודא שנתוני החברה תקינים. אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה, יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות שפורטו.

להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

הגדרות כלליות

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בלשונית: הגדרות כלליות – המשך:

החלק השמאלי של חלון זה מתייחס לנושא העברת הכנסות. להלן הסברים אודות השדות בחלון זה:

 

בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (שכיח יותר) או לפי התאריך הנוסף בפקודת היומן (שיטה זו מתאימה בעיקר לחברות ציבוריות).

 

סגירת שנה לפי
מסמנים סעיף זה כאשר מעוניינים שהתוכנה תציג התרעה באם לא תתבצע העברת שנה בתאריך ההעברה שמופיע בסעיף ‘תאריך העברה הבא’. להתרות על העברות שנה שיש לבצע
 

סעיף זה מופיע רק כאשר מסמנים את הסעיף הקודם. הסעיף קובע את מספר הימים לאחר תאריך ההעברה הבא שבו תוצג הודעה על העברת שנה שיש לבצע.

 

 

הצגת הודעת התרעה

חשבון העודפים הוא הכרטיס אליו מועברות יתרות הכרטיסים התוצאתיים. בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים.

 

חשבון עודפים
סעיף זה מיועד לחברות המיישמות את תקן IFRS (תקן דיווח חדש המוסיף לדוח רווח והפסד רווחים או הפסדים משערוך נכסים להשקעה) ומעוניינות להעביר את יתרת הכרטיסים התוצאתיים של IFRS להון ועודפים. גם בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים. חשבון עודפים IFRS

 

בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים סגירת שנה: שנתי – עבור פעם בשנה, רבעוני – עבור פעם ברבעון, וחודשי – מדי חודש.

 

תדירות העברת שנה
התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה. תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם. יחד עם זאת, ניתן לעדכן ידנית את תאריך ההעברה הבאה. תאריך ההעברה הבאה

 

בדיקת אינדקס חשבונות

תוכנית העברת הכנסות מאפסת את יתרת הכרטיסים התוצאתיים. כרטיס תוצאתי הוא כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא אחד מהחשבונות הראשיים הבאים:
√ הוצאות
√ הכנסות חייבות במע”מ
√ הכנסות פטורות ממע”מ
√ מימון / ריבית
√ הכנסות חייבות במע”מ ופטורות ממקדמות
√ הכנסות פטורות ממע”מ ופטורות ממקדמות
√ הכנסות פטורות שאינן מדווחות למע”מ
√ עסקאות חייבות שדווחו
√ עסקאות פטורות שדווחו
√ הכנסות חשבונית עצמית
√ הפרשי שער / תרגום
√ עמלות בנק

√ הכנסות חייבות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
√ הכנסות פטורות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
√ הוצאות שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)

לפני שמפעילים את תוכנית העברת הכנסות מומלץ להפיק אינדקס חשבונות ולוודא שהגדרת החשבונות הראשיים תקינה.
בתפריט דוחות – דוחות הנה”ח בוחרים בדוח: אינדקס חשבונות.

 

 

 

 

בטור חשבון ראשי מוודאים שלכל כרטיס חשבון משויך החשבון הראשי המתאים (בהתאם לרשימה הנ”ל). חובה לוודא שאין כרטיסים אחרים שבטעות הוגדר להם חשבון ראשי מקבוצת החשבונות התוצאתיים.

 

העברת הכנסות והוצאות

אין צורך לבצע את ההעברה בסוף היום האחרון של השנה. ניתן להמשיך ולעבוד כרגיל בשנת 2019, ולהמתין עם ביצוע ההעברה עד אשר נערכו רוב הבדיקות וההתאמות של השנה הקודמת. העברת היתרות יכולה להתבצע במספר שלבים, כך שאין צורך להמתין למאזן מושלם כדי לבצע את התהליך.

אם לאחר ביצוע ההעברה תוסיפו תנועות לשנה הקודמת, תוכלו לבצע שוב את פעולת ההעברה, וחשבשבת תדע אילו פעולות נוספו מאז ההעברה הקודמת ותבצע את ההשלמה.

לפני שמפעילים את סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות חובה לבצע בדיקת נתונים ולוודא שנתוני החברה תקינים. אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה, יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות שפורטו.
בדיקת נתונים מבצעים בתפריט כללי > בדיקת נתונים, הסבר מפורט ניתן למצוא בסעיף האחרון במסמך זה.

העברת הכנסות והוצאות מתבצעת תוך דקות באמצעות תפריט הנהלת חשבונות > העברת הכנסות. המסך הבא יופיע:

 

להלן הסבר אודות השדות בחלון זה:

ניתן להעביר את היתרות לשנה הנקבעת על ידי שדה תאריך (ברירת המחדל בהגדרות החברה)  או על ידי שדה תאריך נוסף (מתאים בעיקר לחברות בורסאיות) סגירת שנה לפי:
בשדה זה יופיע תאריך ההעברה הבאה מהגדרות החברה.
התוכנה מציגה את התאריך על פי הגדרות החברה (התאריך מתעדכן בעת ביצוע העברת הכנסות לפי המועד שנקבע בהגדרות שנתי, רבעוני או חודשי).
יתרת כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך
מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה. ניתן לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוגדר  עודפים.

 

חשבון יתרת מאזן
ניתן להעביר יתרות כרטיסים תוצאתיים של IFRS להון ועודפים. מפתח החשבון המופיע בסעיף זה הוא בהתאם להגדרה בהגדרות החברה (אינו רלבנטי לרוב החברות). חשבון יתרת מאזן IFRS

 

בסעיף זה מופיעים שלושה תאריכים, שלוש אסמכתאות ופרטים לפקודת היומן. ברירת המחדל של התאריכים היא על פי המוגדר בהגדרות הכלליות של החברה. פרטים לתנועות

 

להצגה ובדיקת נתוני הכרטיסים שעבורם תועבר יתרה לחשבון העודפים בוחרים בכפתור דוח בדיקה לפני הפקה.

להדפיס כרטיסים ביתרת אפס – מסמנים סעיף זה בכדי להציג בדוח גם כרטיסים תוצאתיים שיתרתם אפס.

פירוט טורים –  מסמנים סעיף זה בכדי להציג בדו”ח גם טור יתרה עבור ifrs בשקלים ובמט”ח.
בהצגת דוח שבו בוחרים פירוט טורים, שדות היתרה צבועים בכחול וניתן ללחוץ על טור היתרה בכדי לראות את התנועות המרכיבות את היתרה.

להצגת נתוני הדוח בוחרים בכפתור הפעלה.

הדוח מציג את רשימת הכרטיסים התוצאתיים ומפרט את היתרות הבאות:
יתרה בשקלים, יתרה במט”ח ויתרת כמות (עבור עסקים שמעדכנים את שדה כמות בפקודת היומן).

רק לאחר בדיקת נתוני הדוח ניתן להפעיל את תוכנית העברת הכנסות.
אישור נתוני הדוח יתבצע ע”י רואה החשבון של החברה.

להלן דוגמה של נתוני דוח יתרות כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך:

 

 

 

הפקה

בוחרים בכפתור הפקה על מנת לרשום את תנועות העברת הכנסות והוצאות.

התוכנה תרשום, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. התנועות נרשמות במנה 9998. כמו מנה 9999 (המנה שבה נרשמות התנועות בגין מסמכים שמפיקה התוכנה), גם במנה זו התנועות נרשמות ישירות בקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות בתנועות חד-צדיות (תנועות חד-צדיות לזכות או לחובת כל אחד מכרטיסי ההכנסה וההוצאה), כנגד תנועה חד-צדית מרוכזת (תנועה אחת לכל מט”ח) לזכות או לחובת כרטיס עודפים.

 

לא ניתן להפעיל אפשרות זו אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס הנוכחית. במקרה זה תוצג ההודעה הבאה: ‘יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה, יש לקלטן לפני פעולה זו’. בחירה בכפתור אישור מציגה חלון ובו פירוט התנועות במאגר זמני. בחלון זה מידע גם אודות מספר התנועה והמנה בה נמצאות התנועות. ניתן להדפיס רשימה זו ע”י בחירה בכפתור המדפסת. רק לאחר קליטת כל התנועות לקובץ הקבוע ניתן לבצע העברת הכנסות והוצאות.

 

כדאי לדעת:

  1. תנועות העברת הכנסות נרשמות למנה 9998. התנועות במנה זו נרשמות לקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות כתנועות חד-צדיות. בכרטיסים המנוהלים במספר מטבעות, רושמת התוכנה פקודת יומן נפרדת לכל מטבע.
  2. העברת הכנסות מתבצעת כאמור לכרטיסים תוצאתיים בלבד. כרטיס חשבון הוא תוצאתי בהתאם להגדרת החשבון הראשי של כרטיס החשבון.
  3. בחירה בכפתור זה מציגה את רשימת סגירות השנה שבוצעו עד כה. במקרים בהם נרשמו תנועות לשנה בה התבצעה סגירת שנה,  תופיע בשדה פרטים ההודעה: ‘נוספו תיקונים לאחר התאריך’. במקרה כזה יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך.
  4. ביטול העברה לתאריך אחרון. כפתור זה משמש לביטול העברת השנה האחרונה שבוצעה. באמצעות פקודת סטורנו. מומלץ לא לבצע ביטול העברה אחרונה ! אלא אם כן טעיתם בתאריך סגירת השנה בפעם הקודמת. במקרים בהם נרשמו תנועות יומן נוספות לאחר העברת הכנסות והוצאות, יש לבצע שוב סגירת שנה. חשבשבת תרשום תנועות נוספות עבור הסכומים הנוספים.
  5. בדוחות הקבועים של הנה”ח ובמחוללים ניתן לבחור האם להתחשב בפעולות סגירת שנה או לא. בדוחות קיימות האפשרויות הבאות:
כאשר בוחרים באפשרות זו יתרת הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים היא 0. כולל תנועות העברת הכנסות
התוכנה תתעלם מהעברת הכנסות. מיועד גם למקרים בהם מעוניינים להפיק דוחות רציפים מעבר לשנה בודדת. לדוגמה: דוח מכירות המציג בכל טור את יתרת המכירות לכל שנה.

 

לא כולל תנועות העברת הכנסות
מיועד למקרים בהם מעוניינים להגביל את העברת ההכנסות/ הוצאות לתאריך מסוים. לדוגמה, התבצעה העברת הכנסות לשנת 2018, אך מעוניינים להציג דוח רווח והפסד לשנת 2018. במקרה זה לא נכלול בדוחות את ההעברות שנעשו בסוף 2018. כולל תנועות העברת הכנסות עד לתאריך

 

 

כיצד מטפלים בחשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת הכנסות ומתייחסות לשנת הכספים הקודמת ואיזו התראה תציג חשבשבת?

חשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת ההכנסות רושמים בתוכנה באופן רגיל באמצעות פקודות יומן או באמצעות מסמכי רכש.

חשבשבת מנהלת מעקב אחר סגירות השנה שהתבצעו. כאשר התוכנה מזהה שנרשמו תנועות בתאריך הקודם לתאריך העברת הכנסות היא מציגה הודעה מתאימה. מעקב זה בא לידי ביטוי הן בקליטת פקודות יומן והן בכניסה לחברה כפי שמוסבר להלן:

 

קליטת מנה
בעת קליטת המנה לקובץ הקבוע, התוכנה בודקת האם נרשמו במנה תנועות לכרטיסים תוצאתיים בתאריכים הקודמים לתאריך העברת שנה. במקרים אלה התוכנה מציגה את החלון הבא:

אם אכן נרשמו פקודות יומן עם תאריכי אסמכתא שקודמים למועד סגירת השנה, יש לקלוט את המנה ולבצע פעם נוספת העברת הכנסות לתאריך 31.12.18.

כניסה לחברה

בעת בחירת חברה מספריית החברות התוכנה בודקת האם נרשמו פקודות יומן לתאריכים הקודמים לתאריך סגירת השנה. ההודעה הבאה תוצג אם קולטים חשבוניות רכש מהשנה הקודמת באמצעות מסך חשבונית רכש (כיוון שהחשבונית תרשם בפקודת יומן 9999 ולכן לא תוצג התראה בעת קליטת פקודת היומן):

במקרה זה יש לשוב ולבצע העברת הכנסות לתאריך בו בוצעה העברה האחרונה.
לא ניתן לבצע העברה לתאריך חדש עד לתיקון ההעברה הקודמת. במקרים אלה במסך העברת הכנסות יירשם תאריך ההעברה עבורו נרשמו תנועות התיקון כברירת מחדל.

 

 

גיבויים בתוכנת חשבשבת ERP

אחד הסיכונים הגדולים בעבודת מחשב הוא איבוד כל הנתונים עקב קלקול בדיסק הקשיח במחשב. על כן, חובה לערוך גיבויים מדי יום. הגיבוי נעשה דרך התפריט בתוכנת חשבשבת. תוכנת חשבשבת מפעילה את תוכנת הגיבוי של כלי הניהול של SQL. חשבשבת יוצרת קובץ גיבוי בדיסק הקשיח לכל יום שבו מופעל הגיבוי. מומלץ שאיש המחשוב של העסק יבדוק את תאריכי הגיבוי וימחק קבצים ישנים (לאחר שווידא שהם הועתקו לאמצעי גיבוי חיצוניים) על מנת לפנות מקום בדיסק הקשיח.

 

שלב א: בדיקת נתונים

בשלב ראשון יש להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפני גיבוי. תוכנית זו סורקת את קובצי הנתונים ומודיעה על תקלות. אם מנהלים מספר חברות, יש לבצע את הבדיקה לכל חברה בנפרד.

לביצוע הבדיקה בוחרים בתפריט כללי בסעיף בדיקת נתונים.

מומלץ לבצע בדיקה לכל הסעיפים הנדרשים, כפי שמציגה ברירת המחדל במסך זה.

בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בחשבונות: סעיף זה נועד לדוח מע”מ PCN874 וכן למשתמשי מערכת מבזק ומערכת 1000. התוכנית סורקת את כרטיסי החשבון ובודקת שמספר העוסק מורשה שנרשם בכרטיס החשבון תקין על פי הגדרות רשות המיסים.
בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בתנועות: בהמשך לסעיף הקודם התוכנה סורקת גם את תנועות היומן ובודקת האם מספרי העוסק מורשה שנרשמו בתנועות תקינים.

להמשך בוחרים בכפתור הפעלה.

בסיום הבדיקה, אם הכל כשורה, מוצגת הודעה: הבדיקה הסתיימה והנתונים נמצאו תקינים. כאשר במקום הודעה זו מוצג חלון רשומות לא תקינות יש ליצור קשר עם סניף השירות.
לקוחות המבצעים התאמות בנק וניתוחי כרטיסים צריכים לסמן את הסעיפים:

  • בדיקת התאמות בנקים
  • בדיקת ניתוחי כרטיסים

 

שלב ב: גיבוי לבסיס הנתונים

לביצוע הגיבויים בוחרים בתפריט כללי בסעיף גיבוי לבסיס הנתונים.

להלן הסבר אודות הסעיפים השונים במסך זה:

גיבוי חברות באמצעות סעיף זה ניתן לבחור האם לגבות רק את החברה הנוכחית, גיבוי של מספר חברות או כל החברות.
גיבוי ספריית חברות סעיף זה מסומן כברירת מחדל לגיבוי, כיוון שספריית החברות מכילה הגדרות כלליות על החברות. חובה לבצע גיבוי זה. ללא גיבוי ספריית חברות קשה מאוד לשחזר באופן מלא ומהיר את הנתונים במקרה של תקלה.
גיבוי פורמטי הדפסה סעיף זה מיועד לעסקים המפיקים מסמכים ודוחות שעוצבו באמצעות מחולל המסמכים.
גיבוי דוחות מחולל באמצעות סעיף זה מגבים את כל הדוחות שנבנו במחולל ובאשף הדוחות בתוכנה.
גיבוי נתוני שבא סעיף זה מיועד ללקוחות המקבלים תשלומים באמצעות ש.ב.א
גיבוי חשבוניות בחתימה דיגיטלית על פי הוראות ניהול ספרים, יש לשמור העתקים של חשבוניות מקור שנשלחו באמצעות דוא”ל ע”ג המחשב במשך 7 שנים. עסקים המפיקים חשבוניות דיגיטליות נדרשים לסמן סעיף זה.
בנוסף, מומלץ לגבות את מחיצת InvPdf שתחת המחיצה המשותפת Rep. במחיצה זו נשמרים העתקי המסמכים של החשבוניות הדיגיטליות שהופקו בחשבשבת.

מומלץ לגבות את כל החברות, את ספריית החברות, את פורמטי ההדפסה ואת הדוחות שנבנו במחוללי הדוחות. עסקים העושים שימוש בשירותי ש.ב.א יסמנו סעיף זה גם כן.
בצד שמאל של המסך קובעים את סיומת שמות קבצי הגיבוי והמחיצה שבה ישמרו הגיבויים.

סיומת קובץ מאפיינת לגיבוי סיומת הקובץ היא תאריך היום שבו מתבצע הגיבוי. לדוגמה: 281118_ עבור 28/11/18. מומלץ לא לשנות את סיומת הקובץ, שכן בשיטה זו נשמר קובץ גיבוי חדש לכל יום. וניתן לאתר בקלות את תאריכי הגיבוי והקבצים הרלוונטיים לכל יום. עסקים המעדיפים לשנות את סיומת הקובץ יוכלו לעשות זאת במסך זה תוך התייעצות עם איש המחשבים של העסק.
מחיצת יעד לגיבוי על שרת SQL מחיצת הגיבוי במסד הנתונים MS SQL צריכה להימצא בכונן הפיזי של שרת ה- SQL. ניתן לקבוע מחיצה לגיבוי באמצעות הכפתור המופיע משמאל למחיצת היעד. בסעיף זה מוצגת המחיצה שנקבעה בעת הגיבוי האחרון.

 

ברירת המחדל של התוכנה היא גיבוי לחברה נוכחית. לכן, מומלץ בסיום קביעת ההגדרות הנ”ל לבחור בכפתור שמירה. בפעם הבאה שמפעילים את תוכנית הגיבוי ניתן יהיה לשלוף את הגדרות הגיבוי באמצעות בחירה בכפתור שליפה. עסקים שמגבים את כל החברות או קבוצת חברות מתבקשים לשוב ולשמור את הגדרת החברות לגיבוי בעת הוספת חברות חדשות.

לביצוע הגיבוי בוחרים בכפתור הפעלה.

בסיום פעולת הגיבוי חובה להעתיק את קבצי הגיבוי החדשים מהמחיצה בה נשמרו לאמצעי חיצוני: תקליטור, קלטת גיבוי, דיסק חיצוני או כל דרך אחרת המומלצת ע”י טכנאי המחשבים המשרת את העסק שלכם. יש להקפיד להוציא סט אחד של גיבוי מהעסק למקרה של שריפה, או גניבה, חלילה.

כל עוד קיים גיבוי תקין ומלא על אמצעי חיצוני זמין, גם בתקלות חמורות של אובדן מוחלט של המחשבים, ניתן לחזור לעבודה שוטפת במהירות ובקלות.

 

אנו מאחלים לכם הצלחה רבה בהפעלת הגיבויים ומקווים שלא תזדקקו להם במהלך השנה

ניתן להגדיר תוכנית הפעלת גיבויים אוטומטית באמצעות סעיף משימות להפעלה מאוחרת בתפריט הגדרות.

חשבשבת לא תטפל בנתוני חברה שלא ביצעה גיבויים כנדרש