העברת תנועות הנה"ח מחשבשבת ERP חלונות לתוכנת חשבשבת DOS

העברת תנועות הנה"ח מחשבשבתERP  לחלונות מתבצעת באמצעות ממשק היוצר קובץ Movein.dat. קובץ זה נקלט בחשבשבת DOS באמצעות ממשק שהופך את התנועות למנות במאגר זמני.

להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד יוצרים קובץ תנועות בחשבשבתERP  חלונות וכיצד קולטים אותו בתוכנת DOS:

יצירת קובץ תנועות בתוכנת חשבשבת ERP חלונות

במסך הראשי של התוכנה בוחרים בסעיף כללי >  ממשקים > העברת תנועות הנה"ח לקובץ טקסט.

 כעת יופיע החלון הבא:

36

בחירת שדות לחתך: בחלק העליון של המסך (מסומן במסגרת כחולה) בוחרים חתך שדות לתנועות הנה"ח. ניתן להגביל את חתך התנועות במספר תנועה, מספר מנה, תאריכים, אסמכתאות, משתמש ועוד.

 עסקים המעבירים תנועות באופן קבוע לגורם חיצוני (להלן נמען), יכולים לוותר על הגבלת חתך תנועות. חשבשבת מנהלת מעקב אחר התנועות שהועברו ולא מבצעת העברה חוזרת של תנועות שהועברו בעבר לאותו נמען.

 נמען (מסומן במסגרת אדומה): להגדרת נמענים 2 יתרונות חשובים:

  1. ניתן לבצע העברת תנועות הנה"ח לגורמים שונים, נמענים. התוכנה מנהלת לכל נמען מעקב אחר התנועות שהועברו ומעבירה, כברירת מחדל, רק תנועות חדשות שטרם הועברו.
  2. הגדרת נמען כוללת אפשרות להעברת התנועות באמצעות דוא"ל בעת יצירת הקובץ.

להגדרת נמען חדש בוחרים בכפתור חדש. לבחירת נמען בוחרים מתוך רשימת הנמענים הקיימים.

הגדרת נמען חדש

37

בחלון זה מציינים פרטים של הנמען. אם מעדכנים את פרטי השדה E-Mail, בעת הפקת קובץ התנועות ניתן להעביר את הקובץ ישירות לתיבת הדוא"ל של רו"ח.

 מחיצת יעד: בשדה זה קובעים היכן יירשם קובץ התנועות להעברה. ברירת המחדל של התוכנה היא: מחיצת תוכנת חשבשבת hash7. שם הקובץ הוא: Movein.dat. שם זה מוכר ע"י תוכנת חשבשבת DOS כקובץ תנועות הנה"ח.

אם העברת הקובץ מתבצעת לצרכים אחרים, ניתן כמובן לשנות את שם המחיצה ושם הקובץ ע"י בחירה בכפתור האטב שמשמאל לשדה זה.

 קוד מחליף למטבע אירו: מטבע האירו נוצר שנים רבות לאחר הוצאת מהדורת חשבשבת דוס. לכן, אין במהדורת הדוס קוד מטבע מיוחד לאירו. בתוכנת חשבשבת ERP חלונות קיים כמובן מטבע אירו וסימן בינלאומי מתאים. בכדי שתוכנת חשבשבת דוס תשייך את האירו למטבע הרלוונטי בדוס, יש לציין בסעיף זה את קוד המטבע בחשבשבת דוס. הקוד יכול להכיל 2 תווים.

 הפקה: בוחרים בכפתור זה ליצירת הקובץ.

 אם הופק בעבר קובץ תנועות טקסט תופיע כעת ההודעה: קובץ כבר קיים, ימחק, האם להמשיך? בחירה בכפתור כן תדרוס את נתוני הקובץ הקיים בקובץ חדש.

 אם קיימת בעיה כלשהי בקובץ התנועות תופיע ההודעה: נמצאו רשומות שגויות, ניתן לעיין בקובץ movein.err. מומלץ במקרים אלו ליצור קשר עם סניף השירות לאיתור התקלה.

 כעת יווצר קובץ התנועות.

העברת קובץ בדוא"ל

אם לנמען מוגדר דוא"ל, מוצגת בעת ההפקה ההודעה: האם לשלוח בדוא"ל?

כאשר בוחרים כן, מציגה חשבשבת חלון שליחת דואר בו ניתן לרשום מלל נלווה להודעה.

38

להעברת הקובץ בוחרים בכפתור שלח דואל. שיטת זו נוחה מאוד, שכן העברת קובץ התנועות מתבצעת ללא צורך בדיסקט והתערבות ידנית של המשתמש. כמו כן נשמר הקובץ והמלל הנלווה בתיבת הדואר היוצא שלכם.

 בסיום ההעברה מופיעה ההודעה: ההפקה הסתיימה בהצלחה.

 עסקים שאינם מעונינים להעביר את הקובץ לנמען באמצעות דוא"ל יכולים לעשות זאת באמצעות דיסקט או אמצעי גיבוי אחר. להלן הסבר מפורט.

העברת הקובץ באמצעות דיסקט/דיסק/אמצעי גיבוי חיצוני

כאמור, קובץ התנועות נוצר כברירת מחדל במחיצת התוכנה. מיקום הקובץ בפועל, מופיע בחלון העברת תנועות הנה"ח לקובץ טקסט בסעיף מחיצת יעד. להעברת הקובץ יש להעתיקו לאמצעי חיצוני (תקליטון, תקליטור, Disk On key וכו' ).

 בשולחן העבודה בוחרים בצלמית (Icon) המחשב שלי.

בחלון המחשב שלי בוחרים בכונן שבו נוצר הקובץ (ראה סעיף מחיצת יעד) כעת מאתרים במחיצה קובץ בשם: Movein.dat.

מציבים את הסמן על הקובץ ומקליקים על הקליק הימני בעכבר. בוחרים בסעיף העתק או Copy.

39

כעת מכניסים דיסק לכונן התקליטונים או כל אמצעי גיבי אחר ובוחרים את הכונן המתאים מחלון המחשב שלי.
מציבים את הסמן על הכונן / המחיצה הרלוונטיים ומקליקים על הקליק הימני בעכבר. בוחרים בסעיף  הדבק או Paste.

הקובץ יועתק לתקליטון או לאמצעי אחר שבחרתם.

קליטת קובץ התנועות בתוכנת חשבשבת דוס

בספרית החברות בוחרים את החברה שבה מעונינים לקלוט את הקובץ. בודקים האם המנה האחרונה ריקה. אם לא, מומלץ לפתוח מנה חדשה.

הסיבה לפתיחת מנה חדשה היא, לעיתים אחרי קליטת הממשק מתברר שהיתה בעיה בקובץ ומעונינים לקלוט את הממשק מחדש. אם המנה מכילה רק תנועות ממשקים ניתן למחוק את המנה מהמאגר הזמני.

כעת יוצאים מהתוכנה בוחרים משולחן העבודה בצלמית המחשב שלי, בוחרים בכונן שבו קיימת החברה ובוחרים את המחיצה (קוד החברה) שבה מעונינים לקלוט את קובץ התנועות.

מעתיקים את הקובץ מהתקליטון או מאמצעי גיבוי אחר לקוד החברה.

 בספרית החברות בוחרים את החברה הרלוונטית. ופועלים באופן הבא:

F3  הנהלת חשבונות

F8  תוכניות שירות

F6  קליטת נתונים מתוכנה אחרת

F3  קליטת תנועות יומן זר

 חשבשבת תציג שאלה: האם להמשיך? בוחרים כ ומקישים ENTER. חשבשבת תציג את החלון הבא:

40

בחלון זה מציינים את הפרטים הבאים:

  1. באיזו מנה לקלוט את קובץ התנועות.
  2. האם לפתוח כרטיסי חשבון חדשים?
    יש לבחור פתיחת חשבונות חדשים, אם הקובץ כולל כרטיסי חשבון חדשים, שאינם קיימים בחברת הדוס. לאחר קליטת תנועות יומן זר, יש להפיק אינדקס חשבונות לכרטיסים החדשים שהוקמו (הגבלת קוד מיון מ- ריק ועד- ריק). אינדקס זה יכלול את הכרטיסים לגביהם יש לערוך בירור ולהוסיף פרטים כדוגמת: שם חשבון, קוד מיון, סעיף מאזני ועוד.

בקליטת יומן זר נקלטות בכל מנה עד 499 תנועות. אם הקובץ המועבר כולל מספר תנועות גדול יותר של תנועות, יפתחו בעת קליטת קובץ התנועות מנות נוספות ברצף.

 כדאי לדעת:

בהעברת תנועות מחשבשבת ERP חלונות לחשבשבת דוס יש להקפיד על הדברים הבאים:

  1. אינדקס חשבונות זהה. אם הוקמו כרטיסים חדשים יש לבחור בחלון הקודם 'לפתוח חשבונות חדשים?' כן.
  2. אינדקס סוגי תנועה במבנה זהה. לדוגמה: בסוג תנועה חשבונית לקוח חשבונות המע"מ וההכנסות חייבים להיות זהים.
  3. תוכנת חשבשבת חלונות מאפשרת לשייך לכל פריט כרטיס הכנסות והוצאות. כאשר עובדים בצורה זו, מפצלת חשבשבת את תנועות הנה"ח בהתאם למספר כרטיסי ההכנסות שהשתתפו במסמך. בעת העברת התנועות לרו"ח תיווצר בעיה. במקרים אלו יש להקים סוג תנועה עבור חשבונית לקוח באופן הבא:
    table18

 

אנו מאחלים לכם העברת נתונים קלה ושוטפת