מעבר ממהדורת דוס לחשבשבת ERP 2010

מסמך הנחיות ללקוחות למשדרגים

חשבשבת ERP כוללת את דוח מע"מ המקוון כחלק אינטגראלי של מערכת הדוחות. המסמך הנוכחי יעמוד על ההבדלים בדוח מע"מ בין מהדורת חשבשבת ERP למהדורת דוס.


הגדרות חברה – דוח למע"מ מקוון
PCN874
תפריט הגדרות > הגדרות חברה כולל לשונית דוח למע"מ PCN874. לשונית זו כוללת הגדרות לדוח מעמ מקוון, שהוצגו במהדורת הדוס בחלון קבועי מע"מ.
יש לעדכן את הסעיפים הבאים:
מהו שדה אסמכתא לחשבונית רכש ומהו שדה אסמכתא שבה של ריכוז תלושי קופה רושמת Z.
בסעיף האחרון מימין יש לסמן את הצגת חלון סינון תשומות גם כאשר אין החזר, ובסעיף האחרון משמאל (שיטת הפקת דוח PCN874), יש לסמן את הסעיף 'התוכנה שולפת אוטומטית את החשבוניות שהגיעו באיחור'

188

 

סימון התנועות ששודרו
ממהדורה 2010 התוכנה מסמנת תנועות שנכללו בדוח מע"מ מקוון (בדומה להתאמת בנקים). בדוח הבא שיופק יוצגו רק תנועות שלא נכללו בדוח מע"מ מקוון.

לכן, אין צורך לפתוח מנה מיוחדת לתנועות מאחרות או לסמנם באופן מיוחד. יוצאת דופן ההפקה הראשונה כפי שיוסבר בסעיף הבא.

הפקה דוח מע"מ מקוון במהדורת חשבשבת ERP 2010 בפעם הראשונה
עד לדוח הראשון שישודר בתוכנת חשבשבת ERP,  לאחר שדרוג התוכנה מדוס, יש לסמן חשבוניות רכש שהתקבלו באיחור. יש לציין בשדה אסמכתא 3 של כל פקודת יומן של חשבונית רכש שהגיעה באיחור קוד המציין את החודש שבו תדווח התנועה. לדוגמא: 1307 (לתנועות מאחרות שידווחו ביולי 2013). בעת הפקת הדוח הראשון תתבקשו

לציין מהו הקוד שבחרתם לתנועות באיחור. בחודשים הבאים אין צורך בסימון חשבוניות מאחרות, שכן התוכנה מסמנת כאמור את התנועות שדווחו.

מיקום קובץ הדוח  pcn874.txt
במהדורת דוס נרשם הקובץ תחת מחיצת החברה. במהדורת חשבשבת ERP נרשם הקובץ במחיצה המשותפת, מחיצת REP.

שחזור הדו"ח
התוכנה שומרת את כל דוחות המע"מ ששודרו בצורתם המקורית. ניתן להציג (ולשדר) את התנועות והסיכומים של כל אחד מהדוחות שהופקו בעבר.

שימוש בכרטיס חשבון 'לקוחות שונים' או 'ספקים שונים'
במהדורת הדוס התוכנה קוראת את מספר העוסק מורשה מכרטיס החשבון, ולכן לא ניתן להשתמש בכרטיס לקוחות שונים. לעומת זאת, במהדורת ERP ניתן לרשום בפקודת היומן

מספר עוסק מורשה של לקוח בשדה מיוחד המיועד לכך. ככלל אין צורך לעשות כן, מכיוון שמספר העוסק של כל לקוח נלקח מכרטיס החשבון בעת הפקת דוח מע"מ. אולם אם מעוניינים לרשום חשבוניות של לקוחות שונים בכרטיס אחד 'לקוחות שונים', אזי יש לרשום בפקודת היומן את מספר העוסק של הלקוח הספציפי. במקרה זה ילקח מספר העוסק מפקודת היומן ולא מכרטיס החשבון של הלקוח. באופן זה, כאמור, ניתן לנהל כרטיס אחד ללקוחות שונים. מסמכי השיווק והרכש כוללים אף הם שדה מיוחד למספר העוסק מורשה, וניתן להקליד מספר זה בעת הפקת המסמך אם מפיקים מסמך ללקוח בכרטיס 'לקוחות שונים'.

יש להימנע משימוש בכרטיס 'ספקים שונים' כי רישום כזה אינו מאפשר להפיק דוח ניכוי במקור עבור ספקים אלה.

אסמכתא
שדה אסמכתא אינו מוגבל ל- 5 תווים כמו בדוס, וניתן לרשום בפקודת היומן את המספר המלא של רשימון ייבוא או רשימון ייצוא.

פקודת יומן מורכבת
בפקודת יומן מפורטת ניתן לרשום פקודת יומן מורכבת המכילה חשבונות בחובה ובזכות ללא הגבלה וללא צורך בשימוש בסוג תנועה. דוגמא לרישום כזה תינתן בהמשך.


תנועות
חד צידיות
ככלל אין לרשום תנועות חד צידיות. יחד עם זאת, אם קיבלתם ממשק עם תנועות חד צידיות בשורות שונות, והפרטים זהים בדיוק בכל השורות, ניתן לאחד את התנועות החד צדיות

לתנועת יומן אחת מורכבת. איחוד התנועות נעשה בתפריט פקודת היומן  > איחוד תנועות במנות זמניות.

שימו נא לב: בכל התנועות צריכים להיות בדיוק אותם נתונים בכל השדות: אסמכתאות, תאריכים, פרטים, סכום מט"ח וסוג מטבע. התנועות צריכות להיות מאוזנות בדיוק (גם הפרש של אגורה לא מתקבל).
התוכנית מופעלת רק על תנועות במאגר זמני טרם קליטת המנה לקובץ הקבוע.


ממשקים

באתר חשבשבת מופיעה רשימת בתי התוכנה המעבירים תנועות לחשבשבת ERP  באופן תקין. מומלץ לעסקים אשר מעבירים תנועות לחשבשבת מתוכנות חיצוניות באמצעות ממשק לבדוק

שהתוכנה המעבירה את התנועות נכללת ברשימה זו.

ההבדלים ברישום פקודות היומן ובהפקת המסמכים אשר משפיעים על דוח מע"מ מקוון:

קופה קטנה:
אופן הרישום של פקודת היומן זהה לדוס, כלומר: שיטת הרישום של קופה קטנה היא בהתאם לאופן הרישום של חשבונית רכש. במקום מספר האסמכתא, יש לרשום את כמות החשבוניות שרוכזו בגין קופה קטנה.

אולם בניגוד לדוס, מהדורת חשבשבת ERP מאפשרת רישום תנועות מפוצלות בשורת יומן אחת ללא סוג תנועה. אי לכך, ניתן לרשום בפקודת יומן מפורטת אחת את כל סעיפי הוצאות קופה קטנה בהתאם לדוגמה הבאה:

1.

ס.ת.

חובה

סכום

זכות

סכום

אסמכתא

תאריך

משרדיות

70.00

קופה קטנה

236.00

כמות החשבוניות בקופה

כלשהו בחודש הדיווח

אחזקה

100.00

נסיעה

30.00

מע"מ תשומות

36.00

 

המעבר לשורה חדשה היא באותה תנועת יומן (המספר הסידורי בתחילת השורה אינו משתנה). כלומר באותה פקודה עוברים משורה לשורה מבלי לעבור לפקודה נוספת.

רישום חשבוניות רכש שהגיעו באיחור:
אין צורך במנה מיוחדת לתנועות המדווחות באיחור. כאמור, התוכנה 'זוכרת' אילו תנועות לא דווחו עדיין (כאמור לעיל, רק בדוח הראשון יצוינו התנועות המאחרות על ידי אסמכתא 3).

חשבוניות ללקוחות מזדמנים:
כאמור, יש לרשום תנועת יומן נפרדת עבור כל חשבונית מכירה שהסכום שלה לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, בין אם המכירה היא ללקוח שהוא עוסק מורשה, ובין אם היא ללקוח פרטי שאינו מקזז מע"מ. ניתן לרשום את המכירות ללקוחות פרטיים כנגד כרטיס לקוחות שונים.

כאשר לקוח מזדמן מעוניין לקבל חשבונית מס לצורך קיזוז מע"מ תשומות, ניתן לרשום בפקודת יומן את מספר העוסק מורשה שלו ללא צורך בפתיחת כרטיס חשבון נפרד. עסקים המפיקים חשבונית מס בתוכנת השיווק של חשבשבת יכולים להקליד את מספר העוסק מורשה במסמך.

קופה רושמת – הגדרת קבוצה נפרדת בדו"ח לכרטיסי ריכוז קופה רושמת
במהדורת הדוס נכללו כרטיסי לקוחות קופה רושמת יחד עם הלקוחות הבלתי מזוהים האחרים. במהדורת חשבשבת ERP קיימת שורת דיווח נפרדת של ריכוז לקוחות קופה רושמת. על מנת לבצע הפרדה זו יש לקבוע ללקוחות קופה רושמת קוד מיון שונה מזה של לקוחות שונים.
הגדרת קוד המיון של לקוחות קופה רושמת נעשית במסך דוח מע"מ מקוון (בסעיף בו קובעים את חתך החשבונות של הקבוצות השונות) בשורה נפרדת המסומנת באות Z – ריכוז מכירות.

קופה רושמת – תנועות יומן של מכירות קופה רושמת:
תנועות היומן של מכירות קופה רושמת נרשמות על סמך הסכומים בצובר Z. דרישת רשות המסים היא שתנועות יומן של מכירות קופה רושמת יכללו לא רק את סכום המכירה אלא גם את כמות התלושים. בדוס היו רושמים זאת בפרטי התנועה לאחר המילה 'רושמת'. במהדורת חשבשבת ERP התוכנה קוראת את כמות תלושי המכירה משדה אסמכתא (אסמכתא ראשונה) או משדה אסמכתא 3 בהתאם להגדרה שקבעתם בהגדרות חברה בלשונית דוח למעמ PCN874. יש לרשום את כמות התלושים באחת התנועות של סיכום המכירות (אם יש מספר תנועות בסיכום – יש לרשום בשאר התנועות 0).

אם התנועות של מכירות קופה רושמת מגיעות לחשבשבת מתוכנה אחרת, יש להנחות את בית התוכנה לרשום את מספר התלושים בשדה אסמכתא באחת התנועות, ולרשום 0 בתנועות האחרות. כמובן, אם בית התוכנה אינו שולח את הנתון, המשתמש יכול להוסיף את מספר המכירות באופן ידני.

חובה

זכות

אסמכתא

תאריך

לקוחות שונים (ריכוז)

הכנסות
מע"מ עסקאות

כמות התשלומים  שרוכזו ב- Z

תאריך Z

 

חשבונית עצמית (חשבונית שמפיקים במקום נותן שירותים שאינו מפיק חשבוניות):
פקודת יומן ידנית נרשמת באופן דומה לשיטת הדוס.
בתוכנת חשבשבת ERP קיים מסמך חשבונית עצמית ברשימת המסמכים של התוכנה. כדאי להפיק את החשבונית באמצעות מסמך זה. התוכנה רושמת את תנועות היומן המתאימות לדוח PCN874 באופן אוטומטי.

חשבון ייצוא:
אם חשבון הייצוא כולל רשומון ייצוא, יש לרשום את מספר הרשומון בשדה אסמכתא 3. אם הייצוא אינו כולל רשומון ייצוא, כמובן, שדה אסמכתא 3 צריך להישאר ריק.
לקוחות המפיקים חשבון ייצוא בחשבשבת ERP, מקליקים על כפתור הנה"ח ובחלון שנפתח רושמים את מספר רשומון הייצוא בשדה אסמכתא 3.

חובה

זכות

אסמכתא 3

תאריך

לקוח חו"ל

הכנסות ממכירה בחו"ל

מספר רשימון היבוא

תאריך החשבונית

 

ייבוא:
בניגוד למהדורת הדוס, יש הפרדה בין מע"מ תשומות לבין מע"מ תשומות יבוא. יש לפתוח כרטיס חשבון חדש: מע"מ תשומות יבוא. סיווג החשבון הראשי לכרטיס זה: מע"מ תשומות.
כרטיס מע"מ תשומות ייבוא מיועד רק לרישום המע"מ מרשימון הייבוא.
בעת הפקת דוח המע"מ רושמים את מפתח החשבון של כרטיס זה בהגדרת חתך החשבונות בשורה: רשומון ייבוא R.
להלן פקודת היומן שיש לרשום בגין רשימון הייבוא:

חובה

זכות

אסמכתא 2   או אסמכתא 1

תאריך

מע"מ תשומות ייבוא (כרטיס חדש)

עמיל המכס

מספר הרשימון
(9 ספרות)

תאריך הרשימון

שימוש במסמך העמסת עלויות ייבוא
חשבשבת ERP המלאה כוללת מערכת יבוא. במערכת זו ניתן לבצע העמסת עלויות ולכתוב את כל עלויות היבוא לרבות רשימון היבוא בתוכנה. חשבשבת תרשום את פקודת היומן שלעיל באופן אוטומטי.

לצורך השימוש במערכת היבוא הממוחשבת יש לפתוח כרטיס פריט חדש בשם מע"מ ברשימון ייבוא.
בשדה כרטיס פריט ניתן לרשום מפתח חשבון עבור הוצאות, הכנסות והכנסות פטורות. כאשר התוכנה מזהה שבמסמך נרשם פריט עם כרטיס הכנסות/הוצאות התוכנה רושמת פקודת יומן מתאימה.

על מנת שחשבשבת תרשום פקודת יומן בגין מע"מ תשומות יש לשייך בפריט החדש שפתחתם בסעיף ההוצאות את מפתח החשבון של כרטיס מע"מ תשומות ייבוא.

הסבר נוסף אודות היבוא ואופן הרישום המלא ניתן למצוא בחוברת:
מע"מ PCN – חשבשבת ERP בקישור הבא:
http://downloads.hash.co.il/files/vatr/Guidance874W.pdf#zoom=75

חשבשבת ERP כוללת את דוח מע"מ המקוון כחלק אינטגראלי של מערכת הדוחות. המסמך הנוכחי יעמוד על ההבדלים בדוח מע"מ בין מהדורת חשבשבת ERP למהדורת דוס.