לפני שמפיקים תשלומים לספקים יש לעדכן את האישורים שלהם לגבי ניכוי מס במקור. רשות המסים עלולה לשנות במהלך השנה את ה- % שיש לנכות מספקים מסוימים, ולכן, יש לעדכן את האישורים על ניכוי מס במקור בכל פעם שמפיקים תשלומים.

מערכת 1000 היא שירות של רשות המסים המיועד לגופים שיש להם עד 1000 ספקים. תוכנת חשבשבת שולחת באמצעות רשת האינטרנט למערכת 1000 את רשימת הספקים, והמערכת שולחת חזרה את % הניכוי של כל ספק. חשבשבת מעדכנת את ה- % הניכוי ברשומת כרטיס החשבון, והתשלומים לספקים כוללים ניכוי במקור לפי % ניכוי זה.

שלב 1: הכנת קובץ קלט למערכת 1000

כאמור, לפני הפקת התשלומים לספקים, יש לשלוח לרשות המסים את קובץ הספקים. כדי להפיק את הקובץ למשלוח בוחרים כללי > מערכת 1000 – ניכוי במקור ובוחרים בסעיף הכנת קובץ קלט למערכת 1000. חשבשבת תציג את המסך הבא:

178

 

בחירת מחיצה: חשבשבת יוצרת קובץ במבנה שנקבע ע”י רשות המסים. בסעיף זה בוחרים היכן לשמור את הקובץ, כאשר ברירת המחדל של התוכנה היא מחיצת Deduct תחת המחיצה המשותפת Rep. ניתן לשנות בחירה זו ע”י לחיצה על כפתור האטב. שם הקובץ שנוצר הוא:   dat.ddmmyy_תיק ניכויים_D.
מספר תיק ניכויים נשלף מתוך הגדרות חברה. הסימון ddmmyy מייצג את תאריך הפקת הדוח כאשר שנת המס מיוצגת ב- 4 תווים.  שם הקובץ אינו ניתן לשינוי.

לכלול ספקים ‘לא פעילים’: כברירת מחדל, חשבשבת כוללת בדוח את כל החשבונות הפעילים, אשר החשבון הראשי שלהם הוא ‘ספקים’ או ‘לקוחות וספקים’. אם מעוניינים לכלול גם כרטיסים אשר מוגדרים כ-‘לא פעילים’ יש לסמן סעיף זה.

הפקת הקובץ: בוחרים בכפתור זה על מנת להפיק את הקובץ שיישלח לרשות המסים. לעתים, לאחר לחיצה על כפתור הפקת קובץ, יוצג חלון ובו רשימת ספקים שחסרים בהם נתונים בשדות כרטיס חשבון, תיק מס הכנסה ומספר ע”מ. ללא נתונים אלה רשות המסים אינה יכולה לעדכן את % הניכוי של הספקים. ניתן לעדכן את הנתונים החסרים במסך זה. ספקים אשר נתונים אלו יעודכנו עבורם יצורפו לקובץ שנשלח לרשות המסים. בסיום העדכון מקישים על כפתור המשך.

179

בסיום הפעולה תופיע הודעה: הפעולה הסתיימה בהצלחה, נמצאו X רשומות מתאימות לקובץ. המספר X מייצג את מספר הספקים שנמצאו. הקובץ יווצר במחיצה שנקבעה לעיל. כדי להעביר את הקובץ לשע”מ (המחשב של רשות המסים) יש לעבור לשלב 2.

שלב 2: מעבר לאתר האינטרנט של רשות המיסים

להעברת הקובץ לשע”מ, מסמנים את סעיף 2 ובוחרים בכפתור לאתר רשות המיסים. אם הקישור לאתר רשות המיסים לא פעיל נא בחרו בקישור הבא: https://www.misim.gov.il/gmrepishur/

180

רושמים את מספר תיק הניכויים, את מספר זיהוי הפנקס (מספר זה נמצא בשובר שהעסק מקבל מרשות המסים בדואר) ודוא”ל להתקשרות ומקישים על המשך.

181

בעזרת כפתור Browse בוחרים את הקובץ לעדכון ומקישים על אישור. בסיום השידור יוצג החלון הבא ובו סיכום הרשומות התקינות והשגויות שהתקבלו במחשב רשות המסים.

 182

ניתן ללחוץ על סעיף הצגה, כדי לראות פירוט של הרשומות.

בוחרים בסעיף שמירה, כדי לשמור את הקבצים ולקלוט אותם חזרה לחשבשבת. יש לבצע שמירה של הרשומות התקינות. שם הקובץ מורכב ממספר תיק הניכויים של החברה ותאריך העדכון. כמו כן מומלץ לשמור גם את קובץ השגויים על מנת לתקן את הדרוש תיקון. יש ללחוץ על סעיף שמירה לגבי כל אחד מקבצים אלה.

דוגמה לקובץ רשומות תקינות: Takin_930845052_20090118.txt

דוגמה לקובץ השגויים: Shagui_930845052_20090118.txt

הערה:

מערכת 1000 צוברת את כל הספקים שנשלחו לגבי כל תיק ניכויים.

ההגבלה ל- 1000 ספקים מתייחסת לסך הספקים ששודרו (כולל שידורים בעבר). אם משדרים קובץ שבו פחות מ-1000 ספקים, אך הספירה המצטברת עברה את המכסה של 1000 ספקים הקובץ לא ייקלט ותוצג ההודעה הבאה:

183

יש להתקשר לשע”מ ולעבור למערכת מבזק (שגם היא כלולה בחשבשבת).

שלב 3: קליטת רשומות תקינות מקובץ פלט של מערכת 1000

כדי לקלוט את הקובץ בוחרים כללי > מערכת 1000 – ניכוי במקור, ובוחרים בסעיף השני, קליטת רשומות תקינות מקובץ פלט של מערכת 1000.

בחירת קובץ: בוחרים את קובץ הרשומות התקינות שהתקבל משע”מ בשם:  Takin*.txt

לאחר בחירת הקובץ מקישים על כפתור הפקה. בשלב הבא יוצג החלון הבא ובו סיכום הקליטה.

184

ניתן להדפיס את הרשומות התקינות שנקלטו. בסעיף הפקת דוח, בוחרים היכן להדפיס (על גבי המסך או במדפסת) ומקישים על כפתור הפקה.

שלב 4: הצגת רשומות שגויות מקובץ פלט של מערכת 1000

כדי להציג את הרשומות השגויות בוחרים: כללי > מערכת 1000 – ניכוי במקור ובוחרים בסעיף השלישי הצגת רשומות שגויות מקובץ פלט של מערכת 1000.

בחירת קובץ: בוחרים את הקובץ שהתקבל משע”מ Shagui*.txt

לאחר ההפקה יוצג דוח מפורט ובו הרשומות השגויות ותיאור השגיאה.

 185

יש לתקן את השגיאות בכרטיסי הספקים במסד הנתונים בחשבשבת, ולאחר מכן לשלוח מחדש את הקובץ לרשות המיסים.