משתמשי חשבשבת יקרים,

 אנו שמחים להציג בפניכם את השיפורים במהדורה 2010b. מהדורה זו כוללת למעלה מ- 40 שיפורים. חלק נכבד מהשיפורים הוכנסו על פי הבקשות שלכם. אנו מודים לכם על הצעותיכם, המגיעות אלינו באופן שוטף, ומבקשים שתמשיכו לעשות כן, על מנת שתוכנת חשבשבת תמשיך במגמת השתפרות תמידית ועקבית.

להלן השיפורים העיקריים במהדורה B 2010:

שיפורים כלליים

 גיבויים

ניתן לגבות בקליק אחד את כל החברות (או קבוצה נבחרת של חברות).

בדיקת נתונים

כידוע, לפני הפעלת הגיבוי מומלץ להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפי גיבוי. בדיקת הנתונים סורקת את הטבלאות העיקריות בתוכנה ומאתרת בעיות במסד הנתונים. במהדורה הנוכחית נוספה בדיקה של בסיס הנתונים באמצעות כלי בדיקה של MS SQL Server. בדיקה זו מתריעה אם חלה תקלה טכנית בתשתית של בסיס הנתונים.

 העתקת חברה הכוללת אינדקסים בלבד (ללא תנועות)

למשתמשים המעוניינים להקים חברה חדשה המבוססת על האינדקס של חברה אחרת – המהדורה החדשה מאפשרת להקים חברה כזו בקלות בקליק (ללא צורך בסיסמאות).

 חיבורי טרמינל

כידוע, ניתן להתקין את חשבשבת בחוות שרתים (ענן) ולעבוד בתחנות מרוחקות. ניתן גם לפתוח את התוכנה מספר פעמים במקביל באותה תחנה. עד כה התוכנה הייתה סופרת כל התחברות כזו, ובודקת שלא תהיה חריגה ממספר הרישיונות הכולל. החל ממהדורה זו, כאשר משתמש פותח את חשבשבת מספר פעמים באותה תחנה, התוכנה סופרת את כל ההתחברויות כהתחברות אחת בלבד.

משימות להפעלה מאוחרת

עסקים, המפיקים דוחות ממחולל הדוחות לקובץ באמצעות משימות מתוזמנות, יכולים להגדיר מעתה את שם הקובץ שייווצר (עד כה לכל הדוחות היה שם קבוע).

קבצים נלווים

כידוע, במקומות רבים בתוכנה ניתן לצרף קבצים נלווים (לדוגמה, מצרפים קובץ אקסל לכרטיס פריט או לחשבונית וכד'). כדי לצרף קובץ רושמים את שם הקובץ וכתובתו. לעתים הכתובת ארוכה מאוד. לשם כך הוגדל השדה, שבו רושמים את שם הקובץ והמסלול אליו, ל- 100 תווים.

ממשקים

ניתן לקלוט שערי מט"ח מבנק ישראל לכל החברות בהקלקה אחת.

אם בעת קליטת ממשק (תנועות יומן, תנועות מלאי וכד') העברית מוצגת הפוך, מסמנים את הסעיף עבריתansi  בקבצי טקסט והעברית נקלטת בצורה תקינה.

כמו כן, נוסף ממשק חיוב שעות באמצעותו ניתן לקלוט תנועות שעות עבודה של עובדים עבור מודול חיוב שעות. 

דוחות

 דוח חדש: דו"ח שינויים בכרטיס חשבון. דוח זה מפרט את השינויים שנעשו בכרטיס החשבון. כידוע, בעת הפקת מסמכים נשלפים פרטי החשבון (שם, כתובת, עיר) מכרטיס החשבון והמשתמש יכול לשנות פרטים אלו לפי הצורך. הדוח הנוכחי עובר על התנועות בהנה"ח ובמלאי ומציג את השינויים שבוצעו בכרטיסי החשבון. דוח זה מיועד לארגונים שמעוניינים להפיק לוג שעוקב אחר השינויים שנעשו בכרטיסי החשבון. הדוח כולל את כל השינויים שנעשו בכרטיס החשבון, למעט אלו שלא באו לידי ביטוי בתנועות (ולכן, הם חסרי חשיבות).

 שליחת מכתבים ללקוחות בדוא"ל – ניתן לשלוח ללקוחות מכתבים בגין חובות פתוחים באמצעות דוא"ל.

 שחזור דוח מע"מ 874: ניתן לשחזר קובץ של דוח PCN874 שהופק בעבר, גם עבור חברות באיחוד עוסקים.

 נוספו מחוללי דוחות חדשים:

 מעקב כניסות ומשתמשים: באמצעות מחולל זה ניתן לבנות דוחות שיפרטו כניסות של משתמשי חשבשבת לחברה.

 איתור הזמנות באינטרנט: מחולל זה מיועד למשתמשי החנות הוירטואלית של חשבשבת. המחולל מפרט את נתוני ההזמנות שהתקבלו מהחנות לחשבשבת.

 מחולל דוחות מע"מ 874: באמצעות מחוללים אלו ניתן לבנות דוחות המציגים את סיכומי הדוחות ופרטי התנועות שהופיעו בקובץ לשידור Pcn874.

 ניכוי במקור:  דוחות אלו כוללים נתונים אינפורמטיביים מתוך קובץ הפלט של רשות המסים. לדוגמה: שם ספק ברשות המיסים, תאריך קליטה בחשבשבת, תאריך תחילת אישור ועוד.

 רשימת חברות: באמצעות מחולל זה ניתן להפיק דוח המציג את רשימת החברות ושם מסד הנתונים בספריית החברות בחשבשבת.

המודולים הפיננסיים

 פקודות יומן

 במסך פקודות יומן בשיטה המקוצרת ניתן לבחור בפורמט שדומה לפורמט שהיה בדוס (סוג תנועה, חשבון חובה, חשבון זכות, תאריך, תאריך ערך, אסמכתא, אסמכתא-2). במסך הגדרות ניתן לקבוע שפורמט זה יהיה ברירת המחדל.

 בלשונית ברירת מחדל נוספה אפשרות להגדיר סוג תנועה ולקדם את ספרור האסמכתא באופן אוטומטי בו זמנית.

 בעת הפעלת ביטול העברת הכנסות לתאריך אחרון נרשמים שם המשתמש שביצע את הביטול ותאריך הביטול.

 התאמות בנק וניתוח כרטיסים אוטומטיים

 בהגדרת התאמה נוספה אפשרות להגביל את התנועות להתאמה בגבול תחתון : מתאריך…. עד כה ניתן היה להגביל רק את התאריך העליון.

במסך קליטת דפי בנק נוספה אפשרות לצפייה בהתאמה.

מערכת 1000 ומערכת מבזק

 בדוח ניכוי במקור קיימת דרישה של רשות המיסים לרשום את שם הספק כפי שמופיע ברישומיהם. אי לכך תוכנית מערכת 1000 ומערכת מבזק בחשבשבת  מעדכנת מעתה, בכל כרטיס ספק, בעת קליטת קובץ הקלט מרשות המיסים  שדה חדש: שם ספק מרשות המיסים. בעת הפקת דוח 856 (דוח שנתי לניכוי במקור) חשבשבת מציגה בדוח את השם הזה (ולא את שם הספק כפי שנבחר על ידכם). באופן זה תוכלו להמשיך לרשום את השם המועדף על ידכם, ואילו הדוח לרשות המיסים יוגש ללא שגיאות.

 במחולל הדוחות ובאשף הדוחות נוספו שני מחוללים חדשים, באמצעותם ניתן לבנות דוחות המתייחסים לנתונים שנקלטו מרשות המיסים במערכת 1000 ובמבזק:  שם ספק, אישור ניהול ספרים, מספר תיק מע"מ שאותר, תאריך קליטה בחשבשבת, תאריך הפקת האישור ועוד.

שיפרנו את המסך של מערכת 1000 והוא היום ידידותי יותר למשתמש. יש כפתור הפעלה נפרד לכל שלב ושלב (במקום כפתור אחד בתחתית המסך)

קבלה

 ברישום קבלת שק ניתן לבצע בדיקה האם החשבון של הלקוח מוגבל. הבדיקה מתבצעת באמצעות האינטרנט (ולכן, המחשב שבו מפיקים קבלות צריך להיות מחובר לרשת האינטרנט). השירות ניתן באמצעות האתר של חשבשבת. השירות הוא ללא תשלום למשתמשי חשבשבת הנמצאים בחוזה שירות שנתי.

 במסמך קבלת שקים מספר השק יכול להכיל עד 10 תווים.

ניהול מלאי

 בכרטיס הפריט נוסף השדה הודעה למסמכי שיווק שפועל כמו ההודעה ללקוח.

 התראות: ניתן לחסום מכירות כאשר המחיר חורג ממחיר מינימום מסוים

 ניתן למחוק היסטוריה למחירון בודד מתוך רשימת המחירונים (בנוסף למחיקת כל היסטורית המחירונים).

ניתן לצרף קובץ לשורת הפריט במסמך. עד כה ניתן היה להדפיס רק את הקובץ שצורף לרשומת הפריט. החל ממהדורה זו ניתן לצרף קובץ חדש בעת הפקת המסמך.

 אורך השדות שבהם רושמים את המספר הטבוע, מספר האצווה או מספר האיתור הוגדל ל- 50 תווים.

 הפקה לדוא"ל: במסמכים הזמנה והצעת מחיר נוסף בתחתית המסך הכפתור הפקה לדוא"ל. כאשר בוחרים בכפתור זה חשבשבת שולחת את המסמך ישירות לדואר האלקטרוני של הלקוח. (אין צורך בחתימה דיגיטלית כאשר שולחים הצעות מחיר והזמנות). שיפור זה פעיל רק בתנאי שמשתמשים ב- Outlook מהדורה 2007 או 2010.

 יצירה אוטומטית של מספרי בר-קוד לבנים של פריט מטריצה: סעיף זה מיועד בעיקר לייצרנים המייצרים פריטים המוגדרים כמטריצה (חולצות בצבעים ומידות, נעליים וכדומה) ועובדים עם בר-קוד. כידוע, בפתיחת פריט מטריצה אב (חולצה), חשבשבת יוצרת באופן אוטומטי את הבנים (חולצות במידות וצבעים שונים). במהדורה הנוכחית חשבשבת יכולה לעדכן גם את מספרי הבר-קוד של הפריטים.

הדפסת תמונת רקע לטיוטה: במהדורת 2010 בעת הדפסת מסמך טיוטה מודפסת המילה 'טיוטה' במרכז המסמך באותיות גדולות ומודגשות כתמונת רקע (כדי למנוע את בלבול אפשרי בין מסמך מקור למסמך טיוטה). מספר ארגונים שמשתמשים במדפסות הזרקת דיו התלוננו על הדפסה זו. במהדורה הנוכחית ניתן לבטל את הדפסת הרקע הגדולה ולהסתפק בהדפסת המלה טיוטה בצד שמאל בחלקו העליון של המסמך.

 מסמכי בסיס: במהדורות הקודמות כאשר היו מפיקים לדוגמה חשבונית על סמך הזמנה, ובעת הפקת החשבונית היו מגדילים את הכמות (מעבר לכמות שהייתה בהזמנה) חשבשבת הייתה רושמת שתי תנועות – תנועה אחת על הכמות שהייתה בהזמנה ותנועה נוספת על ההפרש. במהדורה הנוכחית נרשמת במקרה זה רק תנועה אחת. כמובן, השיפור הזה אינו חל כאשר חובה לרשום שתי תנועות. לדוגמה, אם מפיקים חשבונית על סמך תעודת משלוח, ומגדילים את הכמות בחשבונית, חשבשבת ממשיכה לרשום שתי תנועות, משום שבמקרה זה ישנן שתי יציאות מהמלאי (יציאה אחת בתאריך תעודת המשלוח ויציאה נוספת, על ההפרש, בתאריך החשבונית).

 בעת בחירת מסמכי בסיס, כאשר התוכנה מזהה שקיימים מסמכי בסיס סגורים במאגר זמני, מוצגת ההערה: ישנם מסמכי בסיס בזמני (בלשונית מסמכי בסיס). ניתן לצפות במסמכים הסגורים בזמני ואף לשחרר את הפריטים.

 בעת ביטול יתרה לאספקה להזמנה או להצעת מחיר נרשמים בתנועת המלאי המשתמש שביטל את היתרה לאספקה, והכמות שבוטלה ביתרה לאספקה. ניתן לבנות דוחות באשף הדוחות המתייחסים לשדות אלו.

סל קניות (פעולות נוספות > המלצות לסל קניות): הפריט המומלץ לרכישה מופיע צבוע בכחול. ניתן להעביר את הפריט ישירות למסמך באמצעות הקלקה.

 בעת הפקת חשבונית מס ריכוז ניתן להדפיס שני סוגים של טיוטות:

  • טיוטה מהירה שזהה לטיוטה שהייתה במהדורות הקודמות.
  • טיוטה נאמנה שזהה לחלוטין לחשבונית הסופית.

 בעסקים המפיקים חשבוניות לרשתות שיווק ועובדים מול Storenext נוספה אפשרות להפיק קובץ XML וחשבונית מקור חתומה דיגיטאלית לפי הדרישות של Storenext.

 ברשימת רשתות השיווק נוספה רשת חדשה: אופיס דיפו.

ספירת מלאי

ניתן לדפדף במסמך ספירת מלאי.

 העברה בין מחסנים

במסמך העברה בין מחסנים שהופק ניתן לעדכן את השדות מחיר, מטבע, שער ואחוז הנחה באמצעות תפריט הקליק הימני בשורת הפריט.

עדכון טבועים

לסעיף פריטים > עדכון טבועים נוספה הגדרת 'מחסן'.

CRM – קשרי לקוחות

 העברת נתונים ממערכת CRM למערכת Outlook

 ניתן להעביר נתונים ממערכת ה- CRM של חשבשבת למערכת Outlook של מיקרוסופט. שיפור זה פעיל רק אם המהדורה של תוכנת ה- Outlook היא 2007 או 2010.

 ניתן לעדכן ב- Outlook –

  • פגישה – Appointment
  • משימה – Task
  • פריט יומן – JournalEntry (השיטה שהייתה נהוגה עד כה).

 ניתן להגדיר לכל משתמש חתך של  קבוצת חשבונות לצורך דפדוף סלקטיבי בחשבונות בעלי מכנה משותף או לצורך חסימת גישה לחשבונות אחרים. בעת דפדוף בחשבונות יוצגו למשתמש רק חשבונות מהקבוצה שהוגדרה עבורו.

 ניתן לבטל רשומת פעילות (אם יש סימון של התקשרות נוספת ברשומה זו, יש לבטל אותו). משתמשים בעלי הרשאות מתאימות יכולים לבטל גם פעילויות שנרשמו ע"י משתמשים אחרים.

 רשימות בחירה: ניתן לנטרל ערכים הנמצאים ברשימת בחירה, על ידי סימונם כלא פעילים.

 תזכורות: בחלון תזכורות נוסף שדה: הועבר ל. ניתן לבחור לאילו חשבונות יוצגו תזכורות (רגילים, פוטנציאליים או כל החשבונות), וניתן לבחור האם יוצגו רשומות רק של המשתמש הנוכחי או של כל המשתמשים.

רשימת פעילויות

במסך רשימת פעילויות נוספו שדות חדשים בגיליון הדינמי:
מבוטל – (רשומה שבוטלה).

תאריך סגירה / ביטול – התאריך שבו רשומה נסגרה או בוטלה.

משתמש סוגר / מבטל – שם המשתמש שביטל רשומה או סגר אותה.

הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי – בהפקת הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי ניתן לקשר בלשונית פרטי מסמך את פרטי איש הקשר הרלוונטי. במחולל המסמכים של הצעת המחיר ניתן לשייך נתונים מרשומת איש קשר ולהציגם על המסך בעת הפקת המסמך.

במודול 'מעבדת שירות' – העברת נתונים' למערכת Outlook

במעבדת שירות נוספו כל אפשרויות ההעברה לתוכנת Outlook שפורטו לעיל לגבי מודול CRM.