יצוא קבצים במבנה אחיד חלונות תוכנת ERP

יצוא נתונים במבנה אחיד –  BKMV

תוכנית יצוא נתונים במבנה אחיד יוצרת קובץ נתוני חשבשבת במבנה מיוחד, שנקבע ע"י רשות המסים.

קובץ זה מאפשר לבצע ביקורת ללא תלות בתוכנה אשר באמצעותה הופקו הנתונים, ובדרך כלל הוא מחליף את הדרישה להעביר גיבוי של הנתונים המקוריים. הקובץ כולל נתונים של שנה אחת. כמו כן, ניתן להשתמש בקובץ זה על מנת להעביר נתונים בין תוכנות, ובכלל זה העברת נתונים לתוכנת ביקורת של רואה החשבון. בעת הפקת הקובץ יש לסמן את מטרת יצירת הקובץ – העברה לרואה החשבון לצרכיו או העברה לרשות המסים.

משתמשי חשבשבת שרושמים תנועות מט"ח מתבקשים לעיין בנספח א למסמך זה.

הפעלת התוכנית נעשית על ידי הצלמית בצורת מטרה על שולחן העבודה שלכם.

להפקת הדוח יש לבחור את הצלמית: בדיקת קבצים במבנה אחיד.

להלן פירוט השלבים שיש לבצע בכדי לבצע להפיק יצוא נתונים במבנה אחיד:

1. בדיקת נתונים לפני גיבוי בחברה בה הדוח מופק.
2. הפעלת התוכנית
3. הצגת חלון פירוט הקבצים
4. שליחת הקבצים

הפעלת התוכנית

בוחרים את החברה, רושמים את הכונן בו תרצו לשמור את הקובץ שייווצר (רצוי כונן מקומי C)
ורושמים את טווח התאריכים לשנה הרצויה.

חברה – בסעיף זה בוחרים את החברה עבורה מפיקים יצוא קבצים במבנה אחיד.

כונן יעד – הכונן בו יוצרו הקבצים.

חתך פקודות יומן ותנועות מלאי – בחלק זה קובעים את חתך התאריכים של התנועות שיאספו לקובץ.
איסוף התנועות שונה עבור רואה החשבון ועבור רשות המיסים. להלן ההסבר:

הגדרות דוח יצוא קבצים במבנה אחיד  –  לצורך העברה לרואה החשבון

חתך פקודות יומן ללא מלאי מתאריך > עד –
התאריך הקובע הוא תאריך ראשון (אסמכתא) אלא אם הגדרתם שהעברת הכנסות בחברה נעשית על פי תאריך נוסף
(בדרך כלל בחברות בורסאיות או חברות הקשורות לחברות בורסאיות).
ההגדרה מתבצעת בתפריט הגדרות > הגדרות חברה > לשונית הגדרות כלליות המשך.
במקרה זה יאספו תנועות שהתאריך הנוסף (תאריך 3) עונה על טווח התאריכים שביקשתם.

הגדרות דוח יצוא קבצים במבנה אחיד  –  עבור רשות המסים

חתך פקודות יומן ותנועות מלאי מתאריך > עד – 
פקודות יומן – אם העברת הכנסות מתבצעת לפי תאריך, יאספו תנועות שתאריך האסמכתא שלהן או תאריך הערך* שלהן נמצא בטווח התאריכים שהוגבל.
אם בהגדרות החברה קבעתם שהעברת הכנסות מתבצעת לפי תאריך נוסף (תאריך 3), יאספו תנועות שהתאריך הנוסף או תאריך הערך שלהן נמצא בטווח התאריכים שהוגבל.
תנועות מלאי – חתך התאריכים מתייחס לתאריך המסמך.

*מדוע בקובץ לרשות המסים חתך התאריכים מתחשב גם בתאריך ערך?
ההוראה נקבעה ע"י רשות המסים.

אם מפיקים יצוא נתונים במבנה אחיד עבור רואה החשבון יש לסמן את הסעיף: יצוא לרואי חשבון – הנה"ח בלבד.

יצוא מנה 9998 (העברת הכנסות) עד לתאריך: במנה 9998 נרשמות התנועות של העברת הכנסות וההוצאות מול כרטיס העודפים.
אם בוצעה כבר העברת הכנסות לשנה הקודמת, יש לרשום  את תאריך העברת ההכנסות.  לדוגמה: אם מפיקים דוח לשנת 2019, יש לסמן  יצוא מנה 9998 עד תאריך 31/12/2018.
להלן צילום מסך לדוגמה:

אם טרם בוצעה העברת הכנסות יש לבחור באפשרות: כל התנועות.

מה כוללים קבצים אלו בהעברת נתונים לרשות המסים?

קובץ החשבונות כולל יתרת פתיחה, סה"כ חובה, סה"כ זכות.
קובץ הפריטים כולל יתרת פתיחה, סה"כ כניסות, סה"כ יציאות (יתרות כמות).
כל תנועות היומן, כאשר כל תנועת יומן מוצגת כתנועה חד צדית (כולל חשבון נגדי).
מספרי התאמות הבנק וניתוחי כרטיסים של התנועות המועברות.
כל התנועות של הקופה.
כל תנועות המלאי של כל מסמכי המלאי.

מה כוללים קבצים אלו בהעברת נתונים לרואה חשבון?

קובץ החשבונות כולל יתרת פתיחה, סה"כ חובה, סה"כ זכות.
כל תנועות היומן, כאשר כל תנועת יומן מוצגת כתנועה חד צדית (כולל חשבון נגדי).
מספרי התאמות הבנק וניתוחי כרטיסים של התנועות המועברות.

המשך ההפקה זהה בין אם הנתונים מועברים לרשות המיסים או לרו"ח. להלן ההסבר:

בחלון הבא: בדיקת הרשאות מציינים את מספר המנוי בחשבשבת. אם בחברה עבורה מופק הדוח מוגדרים משתמשים, יש לציין שם משתמש וסיסמה של מורשה על (רק מורשה על רשאי להפיק דוח זה).

בסיום ההפקה נפתח חלון שמפרט את הקבצים שנוצרו בהפקה ומיקום הקובץ שנוצר.

שליחת הקבצים

בסיום ההפקה התוכנה תציג לכם חלון ובו הקבצים שנוצרו.
ניתן לשלוח מחלון זה את הקבצים באמצעות דוא"ל.

יש לשלוח את הקבצים :
bkmvdata
ini    
(סמנו את 2 הקבצים > קליק ימני > שלח לנמען דואר> רשומים את כתובת הדוא"ל > שלח)

אם תרצו לעשות שימוש בקבצים אלה בעתיד, להלן מידע על מיקומם:

הקבצים נשמרים במחיצת OPENFRMT   תחת הכונן שבחרתם בחלון הראשון בסעיף: כונן יעד.
תחת מחיצה זו נפתחת מחיצה נוספת הכוללת בשמה את מספר העוסק של החברה עבורה מופק הדוח (ללא ספרת הביקורת)  וכן 2 הספרות האחרונות של שנת המס. מתחת מחיצה זו נפתחת מחיצה נוספת המציגה את  תאריך ושעת ההפקה, לדוגמה:

09081818 \ 51109427.20  OPENFRMT \\ : C

בדוגמא זו הופעלה התוכנית עבור בית עסק שמס' העוסק המורשה שלו הוא 51109427, בשעה 18:18 בתאריך ה 08 לחודש ספטמבר הדוח הופק בשנת 2020.

כלומר, אם תפיקו את הדוח פעם נוספת תיווצרנה שתי תת מחיצות לפי מועדי ההפקה.

רשימת הקבצים הנוצרים:

• קבצים המיועדים להעברה לרשות המסים או לרואה החשבון:

1. INI.TXT – נתונים כלליים על בית העסק ועל תהליך הפקת הנתונים.
2. BKMVDATA.TXT – הנתונים עצמם: נתוני העסק, נתוני הנהח"ש, מלאי וקופה.

• קובץ המכיל אינפורמציה למשתמש:

1. README.TXT – פרטים כלליים: בית העסק עבורו הופקו הקבצים, טווח התאריכים, שורת סיכום עבור כל סוג רשומה, פרטי התוכנה שהפיקה את הקובץ ותאריך ושעת ההפקה.

הערה למשתמשי חשבשבת שמבצעים העברת שנה לפי תאריך 3:

כאמור, התוכנה מזהה אוטומטית חברות שסוגרות שנה לפי תאריך 3, ושולפת את התנועות הדרושות לפי תאריך זה.
הזיהוי נעשה על פי התאריך הקובע להעברת הכנסות שנקבע בתפריט הגדרות חברה.

קישורים

לאתר רשות המיסים – הדרכה בנושא הפקת קבצים במבנה אחיד

https://www.misim.gov.il/tmbakmmsmlnew/frmHelp.aspx?cur=5

לאתר רשות המיסים – סימולטור בנושא הפקת קבצים במבנה אחיד

https://www.misim.gov.il/tmbakmmsmlnew/frmCheckFiles.aspx?cur=2

הערה: אם הוספתם קודי מטבעות במט"ח שלא הופיעו בחשבשבת, נא קיראו הנספח הבא:

נספח: עדכון קודי מטבע בינלאומי

ביצירת נתונים לקובץ אחיד נרשם גם קוד המטבע של התנועה. קוד המטבע הוא הקוד הבינלאומי כפי שמופיע באתר רשות המסים בקישור הבא:

https://www.misim.gov.il/TmbakmmsmlNew/frmShowTables.aspx?cur=4

בחשבשבת רשימת מטבעות שכיחים ולהם כבר משויך קוד מטבע בינלאומי. אולם אם הוספתם מטבעות שאינם נמצאים ברשימה הסטנדרטית של חשבשבת – עליכם לרשום גם את קודי המטבעות הבינלאומיים שלהם.

 כיצד משייכים קוד מטבע בינלאומי למטבע שהוספתם לרשימת המטבעות?

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף שערי מט"ח.

כעת בוחרים בכפתור עדכון שמות מטבעות.

לכל מטבע בשימוש המופיע בצד ימין של הטבלה (הוספת מטבעות חדשים) מעדכנים את הקוד הבינלאומי בהתאם לרשימה של רשות המסים (מופיע בקישור הנ"ל).

לאחר עדכון הקוד יש להפיק מחדש קובץ אחיד.

 אם למטבע שמופיע בתנועה לא משויך קוד מטבע בינלאומי תופיע בעת הפקת קובץ אחיד ההודעה: יש לעדכן קודי מטבע.