יצירת קובץ חתימה דיגיטלית

באמצעות תוכנת Adobe reader 10

בחשבשבת ERP מהדורה 2010 ניתן להפיק חשבונית מס מקור לדואר אלקטרוני (בדיקת מהדורה מבצעים בסעיף אודות במסך הראשי של התוכנה). להפעלת אפשרות זו בחשבשבת יש צורך לייצר קובץ של תעודה דיגיטלית.

 ניתן  לייצר חתימה דיגיטלית לצורך שימוש בהפקת מסמכים בתוכנת חשבשבת, באמצעות תוכנת Acrobat readerAdobe. אם תוכנה זו לא ברשותכם ניתן להורידה חינם.

החתימה הדיגטלית שתייצרו בתוכנה זו מתאימה רק עבור הפקת מסמכים ואינה מחליפה את התעודה הדיגיטלית המאושרת עבור דוח מעמ Pcn874 .

 להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד מייצרים קובץ עבור חתימה דיגיטלית:

שלב א: יצירת קובץ חתימה דיגיטלית

במסך הראשי של תוכנת Adobe Reader בוחרים בתפריט בסעיף Edit  בתפריט המוצג בוחרים בסעיף Protection <  Security Setting.

 בחלון זה בוחרים בסעיף Digital ID’sWindows Digital Id’s.

 אם קיימת חתימה דיגיטלית מוגדרת היא תוצג בחלון זה. להוספת תעודה דיגיטלית חדשה בוחרים בכפתור   Add ID.

101

בחלון הבא מסמנים את האפשרות  Add a new self-signed digital ID, להמשך בוחרים בכפתור Next.

102

בחלון הבא רושמים את הפרטים שיופיעו בחתימה הדיגיטלית:

103

להלן הסבר אודות הסעיפים בחלון הנ”ל:

Name                               שם החותם

Organizational Unit        שם המחלקה בחברה

Organizational Name     שם החברה

Email Address                כתובת דוא”ל

Country / Region            מדינה – בסעיף זה בוחרים את המדינה מתוך רשימת המדינות. ישראל מסומנת בקיצור IL.

 את הסעיפים הנוספים המופיעים בחלון זה אין לשנות.

 לסיום בוחרים בכפתור Finish. התעודה נוצרת בשם המשתמש, כאשר הסמן ממוקם על שם התעודה מופיע בחלק התחתון של המסך תוכן התעודה הדיגיטלית.

104

לתשומת לבכם, כאשר שם יוצר התעודה הדיגיטלית מופיע בעברית יופיע חלון ובו יש לרשום שם משתמש בלועזית, כפי שממחיש המסך הבא. יש צורך ברישום שם בלבד.

מסך המופיע עבור שם בעברית:

105

לאחר שהתעודה הדיגיטלית נוצרה יש לשייך את התעודה לחברה בחשבשבת.

 משתמשים העובדים ברשת נדרשים לייצא את התעודה הדיגיטלית שנוצרה ולייבא אותה לתחנות האחרות ברשת. הסבר אודות ייצוא חתימה דיגיטלית מופיע בנספח למסמך זה.

שלב ב: הגדרת התעודה הדיגיטלית בחשבשבת ERP

 נכנסים לחברה הרצויה ובוחרים בתפריט הגדרות > הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות מלאי. כעת בוחרים בלשונית  הגדרות כלליות- המשך.

 בחלק התחתון של המסך מופיע הסעיף: תעודה דיגיטלית לחתימת חשבוניות. לשיוך התעודה לחברה בוחרים בכפתור האטב.

106

מתוך חלון זה בוחרים את התעודה הרלוונטית.

 כעת יופיע בחלון הגדרות כלליות-המשך הקישור לתעודה הדיגיטלית הרלוונטית.

107

שלב ג: הגדרת שליחת מסמכים באמצעות דוא”ל

 בתפריט הנהלת חשבונות > חשבונות בוחרים את כרטיס החשבון לו מעוניינים להעביר חשבונית בדוא”ל.

 תחילה מגדירים לכרטיס החשבון כתובת דוא”ל בסעיף  E-Mail.

 כעת בוחרים בתפריט פעולות נוספות בסעיף נתונים למסמכי שיווק ורכש. בחלון זה מסמנים את הסעיף שליחת חשבונית מס מקור דיגיטלית בדוא”ל.

108

סיכום שלבי עבודה עם חתימה דיגיטלית בתוכנת חשבשבת ERP:

  1. התקנת תעודה דיגיטלית.
  2. הגדרת התעודה בהגדרות חברה (הגדרות מלאי > הגדרות כלליות – המשך).
  3. בהתאם לדרישות רשות המיסים יש לקבל את אישור הלקוח לקבלת חשבוניות מקור בדוא”ל. יש לשמור אישור זה.
  4. הגדרת דוא”ל בכרטיס החשבון עבורו מעוניינים לשלוח חשבוניות בדוא”ל.
  5. הגדרת שליחת חשבונית מס מקור בדוא”ל בכרטיס החשבון בסעיף נתונים למסמכי שיווק ורכש.

 לתשומת לבכם:

חשבונית מקור חתומה נשלחת כ- PDF, גם אם בהגדרות המלאי נבחר rtf. כאשר בוחרים במשלוח חשבוניות מקור בדוא”ל, התוכנה שולחת את כל סוגי החשבוניות בשיטה זו לרבות חן ריכוז וחוזים.

 הדפסת חשבונית בדוא”ל המודפסת במספר עותקים 1 תשלח באמצעות דוא”ל כמקור.

הדפסת חשבונית בדואל המודפסת במספר עותקים תשלח בדואל כמקור וההעתקים הנוספים יודפסו למדפסת.

נספח: ייצוא חתימה דיגיטלית עבור תחנות נוספות ברשת

 נכנסים לאינטרנט ובוחרים בתפריט כלים (Tools) בסעיף אפשרויות אינטרנט (Internet Options). כפי שמדגים החלון הבא:

109

במסך אפשרויות אינטרנט בוחרים בלשונית תכנים  Content

110

כעת בוחרים בכפתור Certificates

בחלון זה תופיע התעודה הדיגיטלית שיצרנו קודם לכן. מציבים את הסמן על התעודה הרלוונטית ולוחצים על כפתור Export.

111

בחלון הבא מסמנים את האפשרות: Yes, export the private key. להמשך בוחרים בכפתור Next.

112

בחלון הבא מסומנת האפשרות של יצוא החתימה כקובץ PFX על פי הנדרש לתוכנת חשבשבת. יש להשאיר הגדרה זו ולבחור בכפתור Next.

113

אם ברצונכם שמשתמשים אחרים שינסו לייבא את התעודה הדיגיטלית ידרשו להקיש סיסמה יש לבחור כעת סיסמה להגנת הקובץ.

114

בחלון הבא קובעים שם לקובץ התעודה הדיגיטלית שאנו מייצרים כעת. כברירת מחדל נשמר הקובץ על שולחן העבודה. ניתן לבחור בכפתור עיון – Browse בכדי לקבוע היכן תיוצר התעודה.

115

להמשך בוחרים בכפתור Next. כעת יופיע חלון פרטי התעודה הדיגטלית. לסיום בוחרים בכפתור Finish.

116

כעת תופיע הודעה שהפעולה הסתיימה בהצלחה: The export was successful.