יצירת קובץ חתימה דיגיטלית

באמצעות תוכנת Adobe reader 11

 בחשבשבת ERP מהדורה 2010 ניתן להפיק חשבונית מס מקור לדואר אלקטרוני (בדיקת מהדורה מבצעים בסעיף אודות במסך הראשי של התוכנה). להפעלת אפשרות זו בחשבשבת יש צורך לייצר קובץ של תעודה דיגיטלית.

 ניתן  לייצר חתימה דיגיטלית לצורך שימוש בהפקת מסמכים בתוכנת חשבשבת, באמצעות תוכנת Acrobat readerAdobe. אם תוכנה זו לא ברשותכם ניתן להורידה חינם.

החתימה הדיגטלית שתייצרו בתוכנה זו מתאימה רק עבור הפקת מסמכים ואינה מחליפה את התעודה הדיגיטלית המאושרת עבור דוח מעמ Pcn874 .

 להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד מייצרים קובץ עבור חתימה דיגיטלית:

 שלב א: יצירת קובץ חתימה דיגיטלית

במסך הראשי של תוכנת Adobe Reader בוחרים בתפריט בסעיף עריכהEdit

בתפריט המוצג בוחרים בסעיף העדפותPreferences.

 בחלון הבא בוחרים בסעיף חתימות – Signatures.

 84

בחלון זה בוחרים בסעיף חתימות דיגיטליות – Identities & trusted Certificates.

אם קיימת חתימה דיגיטלית מוגדרת היא תוצג בחלון  Digital ID and Trusted Certificate Setting.

להוספת תעודה דיגיטלית חדשה, בוחרים בכפתור הוספת חתימה Add ID

85

בחלון הבא מסמנים את האפשרות A new digital ID I want to create now, להמשך בוחרים בכפתור Next.

86

סוג חתימה: בחלון הבא בוחרים בסעיף New PKCS # 12 digital ID file

87

פרטים מזהים: בחלון הבא רושמים את הפרטים שיופיעו בחתימה הדיגיטלית

88

להלן הסבר אודות הסעיפים בחלון הנ"ל:

 Name                               שם החותם

Organizational Unit        שם המחלקה בחברה

Organizational Name     שם החברה

Email Address                כתובת דוא"ל

Country / Region            מדינה – בסעיף זה בוחרים את המדינה מתוך רשימת המדינות. ישראל מסומנת בקיצור IL.

 את הסעיפים הנוספים המופיעים בחלון זה אין לשנות. להמשך בוחרים בכפתור Next

נתיב שמירת קובץ חתימה דיגיטלית: כעת מגדירים את הנתיב לשמירת קובץ החתימה. יש לשמור את קובץ החתימה במחיצה המשותפת Rep Directory. לבחירת המחיצה בוחרים בכפתור עיון – Browse המופיע מימין לשם הקובץ.
בחלון המוצג בוחרים במחיצה המשותפת, בדוגמה להלן:  C:\hash7\rep.

סיומת הקובץ היא מסוג PFX.

89

הגדרת סיסמה: בחלון הבא קובעים סיסמה לחתימה הדיגיטלית. בדוגמה זו הגדרנו את הסיסמה 123456.

90

החלון הבא מוצג כאשר החתימה הדיגיטלית הוקמה בהצלחה.

91

ניתן כעת לסגור את תוכנת  Acrobat.

 לאחר שהתעודה הדיגיטלית נוצרה יש לייבא את התעודה בכדי להשתמש בה בחשבשבת.

שלב ב: יבוא חתימה דיגיטלית

 נכנסים למחשב שלי למחיצה שבה נשמר הקובץ. על פי המלצתנו הקובץ יופיע במחיצה המשותפת, בדוגמה להלן: C:\hash7\rep.

92

נאתר ברשימת הקבצים את קובץ החתימה הדיגיטלית. בדוגמה הנוכחית: jhonsmith.pfx.
מקליקים בהקלקה כפולה על הקובץ או בוחרים בתפריט הקליק הימני בסעיף Install PFX.

בחלון אשף היבוא בוחרים בסעיף  Local Machine:

93

בחלון הבא יש לוודא שנתיב הקובץ תקין (ניתן לשנות נתיב באמצעות בחירה בכפתור עיון Browse, עובד גם נתיב UNC)

94

בחלון הבא מגדירים את הסיסמה שקבעתם בעת יצירת קובץ החתימה. חובה לסמן שהקובץ ניתן לייצוא.

95

מיקום החתימה: ברירת המחדל למיקום החתימה היא בהתאם לפעם הקודמת בה התבצע ייבוא. יש לוודא שהיא ממוקמת תחת Personal \ Registry.
בכדי להפנות למיקום זה יש לסמן בחלון הבחירה: הצג מאגרים פיזיים (show physical stores)

96

כעת מאשרים את המיקום ובוחרים בכפתור Next.

החלון הבא חותם את שלב הייבוא. לסיום יש לבחור בכפתור Finish.

97

שלב ג: הגדרת התעודה הדיגיטלית בחשבשבת ERP

 נכנסים לחברה הרצויה ובוחרים בתפריט הגדרות > הגדרות חברה.

בחלון הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות מלאי. כעת בוחרים בלשונית הגדרות כלליות- המשך.

בחלק התחתון של המסך מופיע הסעיף: תעודה דיגיטלית לחתימת חשבוניות. לשיוך התעודה לחברה בוחרים בכפתור האטב

98

מתוך חלון זה בוחרים את התעודה הרלוונטית.

 כעת יופיע בחלון הגדרות כלליות-המשך הקישור לתעודה הדיגיטלית הרלוונטית.

99

שלב ד: הגדרת שליחת מסמכים באמצעות דוא"ל

 בתפריט הנהלת חשבונות > חשבונות בוחרים את כרטיס החשבון לו מעוניינים להעביר חשבונית בדוא"ל.

 תחילה מגדירים לכרטיס החשבון כתובת דוא"ל בסעיף  E-Mail.

 כעת בוחרים בתפריט פעולות נוספות בסעיף נתונים למסמכי שיווק ורכש. בחלון זה מסמנים את הסעיף שליחת חשבונית מס מקור דיגיטלית בדוא"ל.

 100

סיכום שלבי עבודה עם חתימה דיגיטלית בתוכנת חשבשבת ERP:

  1. הגדרת חתימה דיגיטלית.
  2. יבוא החתימה הדיגיטלית.
  3. הגדרת התעודה בהגדרות חברה (הגדרות מלאי > הגדרות כלליות – המשך).
  4. בהתאם לדרישות רשות המיסים יש לקבל את אישור הלקוח לקבלת חשבוניות מקור בדוא"ל. יש לשמור אישור זה.
  5. הגדרת דוא"ל בכרטיס החשבון עבורו מעוניינים לשלוח חשבוניות בדוא"ל.
  6. הגדרת שליחת חשבונית מס מקור בדוא"ל בכרטיס החשבון בסעיף נתונים למסמכי שיווק ורכש

לתשומת לבכם:

חשבונית מקור חתומה נשלחת כ- PDF, גם אם בהגדרות המלאי נבחר rtf. כאשר בוחרים במשלוח חשבוניות מקור בדוא"ל, התוכנה שולחת את כל סוגי החשבוניות בשיטה זו לרבות חן ריכוז וחוזים.

 הדפסת חשבונית בדוא"ל המודפסת במספר עותקים 1 תשלח באמצעות דוא"ל כמקור.

הדפסת חשבונית בדואל המודפסת במספר עותקים תשלח בדואל כמקור וההעתקים הנוספים יודפסו למדפסת.