ספירת מלאי – עסקים המנהלים מלאי

עסקים המנהלים מלאי צריכים בסוף שנה לבצע ספירת מלאי ולעדכן את יתרת המלאי במחשב. להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

 

דוח יתרות מלאי

בתפריט דוחות בוחרים דוחות מלאי > יתרות פריטים. חשבשבת מציגה את החלון הבא:

בחלון חתך קובעים את חתך הפריטים עבורם יופק הדוח. ניתן להגביל את נתוני הדוח לפי מספר מחסן ומספר סוכן. להצגת יתרות הפריטים נכון לתאריך 31.12.17 יש להגביל את תאריך הרישום באופן הבא: מ- 01.01.80  עד- 31.12.17.

 

 

ברירת המחדל להפקת דוח זה היא הדפסה למסך. להדפסת הדוח למדפסת או לקובץ יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה.

ברירת מחדל היא להפיק את הדוח לפריטים פעילים בלבד. אם ברצונכם  להפיק את הדוח לכל הפריטים יש לבחור בסעיף פעיל/לא פעיל את האפשרות: עם פריטים לא פעילים.

 

בדרך כלל אין לסמן מסמכים בלשונית בחירת מסמכים. ברירת המחדל של דוח זה מתייחסת לכל המסמכים המבצעים כניסות ויציאות מהמלאי. סעיף בחירת מסמכים מיועד למקרים בהם רוצים לבדוק יתרת מסמכים המתבססת על סוגי מסמכים מסוימים, לדוגמה: יתרת פריטים שיצאו בתעודות משלוח במהלך חודש נובמבר 2017. לכן, אין להשתמש באפשרות הגבלת מסמכים כאשר עוסקים בספירת מלאי (שכן, במקרה זה מעוניינים שהדוח יציג את היתרה הכוללת של המלאי).

 

להצגת נתוני הדוח בוחרים בכפתור הפקה.

 

עדכון יתרות מלאי

דוח יתרות מלאי מציג את יתרת הפריטים כפי שהיא מופיעה במחשב. כאשר ספירת המלאי בפועל שונה מהמוצג בדוח יתרות יש לבדוק את הסיבה לכך.

 

כאשר המלאי בפועל גדול מהיתרה בדוח יתרות מומלץ לבדוק האם כל מסמכי הרכש (תעודות משלוח רכש, החזרות רכש, חשבוניות רכש וזיכוי רכש) הוזנו כהלכה.
אם לא נמצאו טעויות בקליטת מסמכי רכש (כאמור לעיל), ואם ההפרש בין הספירה בפועל לבין היתרה בדוח יתרות הוא קטן, או אם המלאי בפועל קטן מיתרת הפריט, ניתן להשתמש במסמך עדכון בעקבות ספירה.

המלצה: יש להשתמש באופציה של עדכון יתרות מלאי רק כאשר הכמות המעודכנת קטנה מאוד יחסית למחזור המלאי. אם הכמות גדולה, הדבר עלול לשבש את מחירי הפריטים בחישוב ערך המלאי. כאשר הפער גדול יש לתקן את יתרת המלאי באמצעות מסמכי רכש ויציאה מהמלאי.

 

אם המלאי בפועל גדול בצורה משמעותית מיתרת הפריט ולא אותרו מסמכי רכש חסרים, מומלץ להשתמש במסמך יתרת פתיחה. בשדה מחיר יש לרשום את המחיר לפי דוח חישוב ערך מלאי.

 

 


ספירת מלאי

 

עסקים אמורים לספור את המלאי ולעדכן את היתרות בעקבות הספירה מידי תקופה, ולפחות פעם בשנה. בחשבשבת ניתן לבצע את הספירה ואת העדכון בשתי הדרכים הבאות:

  1. מפיקים את המסמך ספירת מלאי ובו מעדכנים את יתרות הפריטים כפי שנספרו בפועל,
    ולאחר מכן מפיקים את המסמך עדכון בעקבות ספירה המתבסס על מסמך ספירת המלאי  (זו הדרך המומלצת).או
  2. מפיקים את מסמך עדכון בעקבות ספירה שבו התוכנה מציגה את יתרת הפריט ורושמים ידנית את יתרת הפריט בפועל (זו הדרך שהייתה קיימת במהדורות הקודמות).

ההבדל בין שתי הדרכים הנ”ל:
בשיטה הראשונה (אבל לא בשנייה) ניתן לשמור כמה מסמכי ספירת מלאי (לדוגמה, מסמך נפרד לספירה של כל מחסן) ולסגור בנפרד כל אחד מהם באמצעות עדכון בעקבות ספירה.
בשתי שיטות העבודה התוכנה רושמת תנועת הפרש כך שהיתרה בספירה הופכת להיות ליתרה בפועל.

להלן הסבר מפורט אודות השיטה הראשונה.
ספירת מלאי
כאמור, מסמך זה מיועד לעסקים המעוניינים לעדכן במחשב את יתרות הפריטים כפי שנספרו בפועל.
עסקים המבצעים ספירות מלאי במספר איתורים (מחסנים שונים, או שטחים שונים באותו מחסן) יכולים להפיק מסמך ספירת מלאי נפרד לכל איתור. ניתן להפיק מספר מסמכי ספירות מלאי לאותו מחסן ואף לכלול בספירות שונות את אותו פריט (באיתורים שונים). בעת העדכון, התוכנה מאחדת את הספירות שהתבצעו באותו מחסן לפריט.
אם הספירה מתבצעת ללא מסופון, ניתן להפיק דוח לספירת מלאי (דוחות > דוחות מלאי > דוח לספירת מלאי). דוח זה כולל את רשימת כל הפריטים עם טור לרישום הכמות שנספרה.

לעדכון תוצאות הספירה בתוכנה בוחרים מסמכים > מלאי > ספירת מלאי. כעת יופיע החלון הבא:

תחילה רושמים את מספר המחסן שבו נערכה הספירה. אם בחברה הוגדרה רשימת מחסנים ניתן
להציג אותם באמצעות 7F חיפוש או באמצעות הקליק ימני בעכבר.

לאחר בחירת המחסן, השדות פעילים. להלן הסבר אודות השדות במסך זה:

מחסן מספר מחסן עבורו מתבצעת הספירה.
סוכן מספר סוכן עבורו מתבצעת הספירה. לדוגמה: סוכן שהסחורה נמצאת ברכב שלו והתבצעה ספירה למלאי שברכבו.
סניף מיועד לעסקים המנהלים סניפים (באמצעות משתמשים).
תאריך הספירה התאריך בו התבצעה הספירה.
כמות 1 מיועד למי שמעוניינים לעבוד בשיטת הבר קוד שבה מקלידים מפתח, התוכנה שותלת כמות 1 והסמן עובר לשורה הבאה. כלומר בשיטה זו רושמים בכל פעם יחידה אחת בלבד.
פרטים פרטים הרלוונטיים לספירה.

כעת ניתן לבחור האם לרשום את הפריטים באופן ידני או לבחור בכפתור איסוף פריטים לספירה.
אם בוחרים בכפתור איסוף פריטים לספירה התוכנה מציגה את חלון חתך פריטים הבא:

ניתן להגביל את הפריטים לפי השדות: מפתח פריט, קוד מיון, חתך ואיתור.

אם מסמנים את הסעיף הצגת פריטים ללא תנועות יוצגו פריטים שמעולם לא היו פעילים.

אם מסמנים את הסעיף הצגת פריטים ביתרת אפס יוצגו גם פריטים שהייתה בהם פעילות אך היתרה הנוכחית שלהם היא אפס. בדרך כלל מומלץ לסמן אפשרות זו כדי לבדוק שהיתרה אמנם תקינה.

להצגת הפריטים בוחרים המשך. כעת תופיע רשימת הפריטים הרלוונטיים. הכמות שתוצג היא כאמור 0.
אם למחסן הספציפי ולחתך שנבחר כבר קיים מסמך ספירת מלאי שטרם נסגר, תופיע הודעה: חתך כזה מופיע ברשימה.

בחלון זה מעדכנים את הכמויות שנספרו בפועל לכל פריט. אם פריט מסוים מופיע מספר פעמים בספירה (איתורים שונים באותו מחסן), ניתן לרשום את מפתח הפריט שוב. במקרה כזה תופיע ההודעה: פריט כבר מופיע בספירה.
במקרים בהם פריט מופיע יותר מפעם אחת במסמך ספירת מלאי, ניתן להציג את סך היתרה לפריט באמצעות תפריט פעולות נוספות > סיכום כמויות לפריט.

בנוסף לפרטים אינפורמטיביים אודות הפריט, בצד ימין למטה מוצגת סך הכמות בספירה. בצד שמאל מופיעות הכמויות של הפריט במסמך. כאשר מקליקים על אחת משורות הכמות בצד שמאל, הסמן מתייצב על השורה המתאימה בספירה המופיעה מימין במסמך. תיקון הכמות בחלון זה יביא לתיקון מיידי של הכמות בשורה הרלוונטית במסמך.

להלן צילום מסך, שבו מצד שמאל הסמן עומד בשדה כמות, ובצד ימין במסמך הסמן בשורה 13, שזו השורה המתאימה לפריט והכמות שנספרה.

כאמור, במקרים בהם התבצעו לאותו מספר מחסן ספירות מלאי שונות (לדוגמה: כמה עובדים ספרו פריטים בחלקים שונים של המחסן) ניתן לרשום מסמך ספירת מלאי נפרד לכל אחת מהספירות והתוכנה תאחד אותם בעת הפקת המסמך: עדכון ספירת המלאי.

בכל עת ניתן לצאת מהמסמך והמסמך ישמר במאגר זמני.

לאחר סיום רישום הפריטים במסמך ובדיקתם בוחרים בכפתור סגירת הספירה.

אם במסמך הספירה מופיעים פריטים בכמות אפס, אזי מניחים שהפריט לא נספר ומוצגת ההודעה הבאה: נמצאו פריטים בכמות אפס, האם להמשיך ולהציג את הפריטים?
אם בוחרים לא – חוזרים למסך ספירת מלאי.
אם בוחרים כן מוצגת רשימת הפריטים בהם הכמות בספירה היא אפס.

אם מעוניינים לאפס את יתרת הפריט יש לסמן את הסעיף לאפס המופיע בצד ימין של מפתח הפריט.
פריטים שלא סומנו ימחקו מתוך מסמך ספירת המלאי ויתרתם לא תשתנה.

אם מעונינים לסמן את כל הפריטים ניתן לבחור בתפריט פעולות נוספות > סימון הכל.
אם מעונינים למחוק סימונים מחלון זה ניתן לבחור בתפריט פעולות נוספות > מחיקת כל הסימונים.
ניתן להגדיר קיצורים לפעולות אלו באמצעות כפתורי הידיים במסך.

רק לאחר סגירת הספירה, ניתן להפיק מסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי המתבסס על הנתונים שנרשמו במסמך הספירה.
יתרות המלאי לא מתעדכנות עד להפקת המסמך עדכון בעקבות ספירה.

ניתן לשוב למסמך ספירת המלאי ולערוך בו שינויים ותוספות כל זמן שהמסמך לא נסגר באמצעות עדכון בעקבות ספירה.

 

 

רשימה

להצגת מסמכי הספירה בוחרים בסרגל הכלים בכפתור רשימה.

ברירת המחדל מציגה ספירות פתוחות, כלומר, מסמכי ספירות מלאי שטרם התבצעה עבורם סגירת הספירה.
להצגת מסמכי ספירת מלאי שנסגרו וטרם הופק עבורן המסמך עדכון בעקבות ספירה בוחרים את הסעיף ספירות סגורות.
בצד ימין של רשימת המסמכים מופיע כפתור הגליון הדינמי המאפשר בחירת השדות שיופיעו לרבות פרטי המשתמש.

 

כפתור מדפסת

באמצעות כפתור המדפסת ניתן להדפיס טיוטה לספירה במאגר זמני.
בחירה באפשרות זו מציגה את החלון הבא:

מסמך: בסעיף זה בוחרים האם המסמך יודפס בפורמט קבוע (ספירת מלאי) של ברירת מחדל או
בפורמט לבחירת משתמש – במקרה זה יש לבנות תחילה פורמט במחולל המסמכים בתוכנה.
מספר עותקים: בסעיף זה קובעים כמה עותקים יודפסו.

הדפסה: הפקת המסמך למדפסת, מסך או קובץ אקסל.

בעת הפקה למסך ניתן לשמור את המסמך גם כ PDF.


 

פעולות נוספות

הסעיפים הבאים מיועדים לעסקים העושים שימוש במסופונים. באמצעות סעיפים אלו מייצאים את תנועות הספירה למסופון וקולטים את תנועות הספירה מהמסופון.


יצוא תנועות ספירה

סעיף זה מייצא את תנועות הספירה שנרשמו במסמך זה לתוכנת המסופונים והטאבלטים של חשבשבת. המשתמש במסופון שייבא את קובץ הייצוא יקבל את רשימת הפריטים שעליו לספור ובתום הספירה יוכל לשגרם חזרה לחשבשבת לעדכון.

כאשר בוחרים בסעיף זה נפתח החלון הבא:

יש לרשום את מס’ המסופון.

הקובץ יווצר במחיצת החברה של המסופון תחת תיקיית ה-REP.

שם הקובץ מתחיל באותיות sc ובהמשך תאריך הספירה + מזהה המסמך וסיומת מס’ המסופון. לדוגמה: שם הקובץ שנוצר בתאריך 14/10/17 עבור מזהה מלאי 104 ממסופון 001 הוא: sc141017_104.001.

 

יבוא תנועות ספירה
באמצעות סעיף זה מייבאים את תנועות הספירה שנרשמו במסופון. קיימות 2 שיטות להזנת נתוני ספירה במסופון:
ספירת מלאי לפי רשימה – שיטה זו מיועדת למשתמשים שקיבלו קובץ באמצעות הסעיף הקודם, ייצוא תנועות ספירה, ובתום הספירה שגרו את הקובץ לחשבשבת. במקרה זה שם הקובץ לקליטה יתחיל באותיות scp.

ספירת מלאי לפי מיקום – שיטה זו מיועדת למשתמשים המקלידים ידנית את תנועות הספירה במסופון ולאחר מכן משגרים לחשבשבת. במקרה זה שם הקובץ לקליטה יתחיל באותיות pscp.

לאחר שבוחרים בסעיף זה התוכנה תציג את חלון פרטי מסופון. תחילה רושמים את מספר המסופון.

אם יש קובץ אחד בלבד הקליטה תחל כעת, אחרת יוצג חלון בחירת קובץ לייבוא.

כאמור, שם הקובץ לייבוא מתחיל באותיות scp אן pscp בהתאם לשיטת העבודה במסופון, בהמשך הקובץ מופיע תאריך הספירה, מזהה הספירה ומספר המסופון. להלן דוגמה לשם קובץ יבוא עבור ספירת מלאי לפי רשימה, מתאריך 31/10/17 עבור מזהה מסמך 9 ממסופון 53: scp311017_9.053.

 

ביטול ייצוא תנועות ספירה
באמצעות סעיף זה מבטלים ייצוא תנועות למסופונים של חשבשבת.

תחילה רושמים את מספר המסופון או הסוכן. לאחר מכן מוצג חלון עם רשימת הספירות שיוצאו למסופון. מסמנים את הספירה הרצויה ובוחרים באישור.

הספירה תשוב לרשימת מסמכי ספירת המלאי במאגר זמני.

  • האפשרויות הבאות מופיעות בתפריט פעולות נוספות ורלוונטיות רק בעת דפדוף בקובץ קבוע: 

צפייה במסמך אב (אפשרות זו פעילה רק במהדורה 2017 ואילך)
אפשרות זו מציגה את מסמך עדכון בעקבות ספירה שסגר את הספירה.
להזכירכם, מסמך עדכון בעקבות ספירה, יכול לכלול מספר מסמכי ספירה.
הדפסת העתק ספירה שנקלטה למלאי
בוחרים בסעיף זה בכדי להציג העתק של ספירת המלאי. האפשרויות זהות להדפסת מסמך במאגר זמני.

 

קובץ קבוע

 

בוחרים בכפתור קובץ קבוע בכדי להציג מסמכי ספירת מלאי, שנסגרו ע”י מסמך עדכון בעקבות ספירה. בחלון הבא קובעים את חתך התנועות, את סוג המסמך ואת שיטת מיון המסמכים.
להצגת הספירות בוחרים בכפתור המשך.

כעת תופיע רשימת המסמכים.
להצגת מסמך מסוים בוחרים בהקלקה כפולה על מזהה המסמך.

להצגת כל המסמכים ודפדוף בין המסמכים באמצעות כפתורי חצים, בוחרים בכפתור מצב דפדוף.

 

עדכון בעקבות ספירה

להפקת מסמך עדכון ספירת מלאי המעדכנת את יתרות המלאי בפועל, בוחרים בתפריט מסמכים > מלאי > עדכון בעקבות ספירה.

 


ספירות המלאי לסגירה
בשיטה זו מוצגת במסמך רשימת מסמכי ספירת המלאי שנסגרו וטרם הופק בגינם ממסך עדכון בעקבות ספירה. בטור סימון בוחרים את המסמכים שמעוניינים לסגור. לא ניתן לסגור ספירות עם תאריך ספירה אחר, או ספירות של מחסנים/סוכנים שונים.

כאשר עובדים ברשת, ניתן להפעיל את סעיף עדכון ספירת מלאי רק מעמדה אחת.
לא ניתן לעבוד על מסמך זה במקביל.

כאשר מסמנים את מסמכי הספירה, מוצגים בחלק התחתון של המסך שדות נוספים לעדכון:

לפי מה לחשב את % הספירה?
כאשר היתרה במלאי אינה מתאימה ליתרת המלאי, התוכנה מחשבת % סטיה. בסעיף הנוכחי קובעים האם חישוב הסטיה יתייחס ליתרת המלאי או לאחד הסכומים הנוספים מרשומת הפריט. לדוגמה, אם מעונינים שאחוז הסטיה יציין סטיה מהכמויות שנמכרו, מעדכנים את הכמויות שנמכרו באחד הסכומים הנוספים של הפריט (באמצעות הדוחות המעדכנים).


סטיה חריגה
כאשר הסטיה בין היתרה במלאי לבין היתרה בספירה היא קטנה, ניתן להניח שמדובר בטעויות קלות ולבצע רישום של תנועות עדכון בעקבות ספירה. אולם אם הסטיה אינה קטנה יש לראות בה חריגה ולתקן באופן ידני. כלומר, להפיק כרטסת מלאי לתקופה הרלוונטית, לאתר את הטעות שהביאה לסטיה החריגה ולרשום פעולת תיקון מתאימה.


לחשב יתרת אריזות
מסמנים סעיף זה אם עובדים עם פריט אריזה ומעונינים שבנוסף לכמות הכללית תחושב גם יתרת אריזות.


מחיר
בסעיף זה קובעים איזה מחיר ירשם בתנועת העדכון של ספירת המלאי.
מבחינה חשבונאית המחיר הנכון הוא מחיר ערך מלאי. המחיר מחושב בעת הפקת דוח לחישוב ערך מלאי בתוכנה. ניתן לעדכן את המחיר ברשומת הפריט בעת הפקת הדוח בחשבשבת. ניתן לבחור במחיר אחר (מחיר מכירה, מחיר קניה אחרון, מחיר יבוא מועמס ומחירונים). אם בוחרים בסעיף מחירונים, מוצג חלון עם רשימת המחירונים ובוחרים במחירון המתאים.

למסך העדכון בוחרים בכפתור המשך.

כאמור, במסמכי הספירה פריט יכול להופיע יותר מפעם אחת. בעת איסוף התנועות אם קיימים פריטים כאלו תופיע ההודעה: ישנם פריטים המופיעים במספר ספירות, האם להציג את הפריטים? להצגת רשימת הפריטים בוחרים כן. להמשך ללא הצגת הפריטים בוחרים לא.

בחירה בהצגת הפריטים תציג את החלון הבא:

בחלון זה מוצגת רשימת הפריטים המופיעים ביותר מספירה אחת.
אם פריט כלשהו מופיע באותה ספירה מספר פעמים, יתרת הפריט תופיע בחלון זה בשורה אחת.
ניתן לבחור שדות שיופיע בחלון זה ע”י כפתור עיצוב גליון דינמי.

להצגת הפריטים והפקת עדכון בעקבות ספירה בוחרים בכפתור המשך. כעת יופיע המסך הבא:

במסך זה מוצגת רשימת הפריטים שנכללו בספירה. פריטים שהופיעו ביותר מספירה אחת יאוחדו לשורה אחת במסמך.
להלן הסבר אודות השדות בחלק העליון של מסך זה:

מפתח חשבון ברירת המחדל היא הפקת המסמך ללא חשבון. אם הספירה רלוונטית לחשבון כלשהו ניתן להקליד מפתח חשבון, לדוגמה: מכירה בקונסיגנציה.

 

מחסן/סוכן/סניף/
תאריך הספירה
 
מידע זה נשלף ממסמכי הספירה שנבחרו.
אחוז הסטייה

 

נקבע במסך ספירות המלאי לסגירה.
מפתח פריט באמצעות סעיף זה ניתן לאתר פריטים מתוך רשימת הפריטים בספירה. אם מעונינים לבצע חיפוש לפי שם חשבון מציבים את הסמן בסעיף זה ולוחצים בו זמנית על המקשים Ctrl Q  או קליק ימני בעכבר > חיפוש לפי שם.

 

במרכז המסך מוצגת רשימת הפריטים לעדכון.

יתרה בספרים יתרת המלאי של הפריט במחסן הנוכחי
יתרה בספירה היתרה כפי שחושבה ממסמכי ספירת המלאי. ניתן לתקן ידנית את היתרה בספירה.

 

הפרש ההפרש שבין היתרה בספרים ליתרה בספירה

 

מחיר מחיר לפריט בהתאם למחיר שנבחר בחלון בחירת שיטת העדכון. ניתן לתקן את המחיר לפי הצורך.

 

מטבע מטבע המחיר
אחוז סטיה בסעיף זה מוצג אחוז הסטיה כאשר יש הפרש בין היתרה המופיעה במחשב לספירה בפועל.
אחוז סטיה שלילי מוצג כאשר היתרה בספירה קטנה מהיתרה בספרים.
אחוז סטיה שחורג מהאחוז שהוגדר מסומן אוטומטית בצבע אדום.
בדוגמה הנ”ל יש סטיה חריגה בפריט כיסא מעץ בוק. על פי היתרה המעודכנת במחשב יש במלאי 3 פריטים במלאי.
על פי הספירה בפועל ישנם 10 פריטים במלאי.
יש לבדוק האם מדובר בטעות אנוש והמספר הוקלד באופן שגוי או שלא עודכנו כניסות למלאי בגין פריט זה. 
סה”כ סכום בשקלים
ההפרש * מחיר ליחידה * שער.
לעדכן מסמנים סעיף זה בכדי לעדכן את יתרת הפריט במלאי.
סעיף זה מסומן אוטומטית ע”י התוכנה, רק כאשר אחוז הסטיה אינו חורג מאחוז הסטיה שהוגדר.
אם מעונינים לעדכן על אף שהסטיה משמעותית יש לסמן סעיף זה באופן יזום.

 

  כפתור מדפסת
בוחרים בכפתור זה בכדי להדפיס את המסמך.

מסמך: בסעיף זה בוחרים את הפורמט שבו יודפס המסמך, ברירת מחדל או פורמט שעוצב למטרה זו במחולל המסמכים.


מספר עותקים:
מספר העותקים בו יודפס המסמך.
פרטי הדפסה: קיימות 4 אפשרויות:
הדפסת כל השורות – לרבות שורות שלא עודכנו בפועל במלאי.
הדפסת השורות המסומנות לעדכון – יודפסו במסמך רק שורות שסומנו בסעיף לעדכן.
* הדפסת השורות המסומנות לעדכון עם הפרש בספירה – יודפסו רק שורות שסומנו לעדכון ויש הפרש בין הכמות בפועל לכמות בספירה.  (*סעיף זה רלוונטי ממהדורה 2017 SP1).

* הדפסת השורות המסומנות לעדכון ללא הפרש בספירה – יודפסו רק שורות שסומנו לעדכון ואין הפרש בין הכמות בפועל לכמות בספירה.  (*סעיף זה רלוונטי ממהדורה 2018).


הדפסה:
בסעיף זה בוחרים היכן להדפיס: למסך, למדפסת או לקובץ אקסל.
פעולות נוספות

חיפוש פריט סעיף זה מיועד לאיתור פריט בתוך רשימת הפריטים לעדכון. כאמור, ניתן לבצע חיפוש פריט גם מתוך המסמך.

 

סיכום כמויות באיתורים שונים אם פריט מסוים נמצא במספר איתורים (מבלי שמנהלים מלאי לפי איתור), ניתן להשתמש בסעיף זה לרישום הכמות בכל איתור (עד חמישה איתורים בסהכ).
רשימת פריטים מיוחדים במסמך בוחרים בסעיף זה בכדי להציג את רשימת הפריטים המיוחדים. פריט מיוחד מתייחס לפריטים מהסוגים הבאים: אצווה, איתור ופג תוקף.

 

עדכון שורות חריגות בוחרים בסעיף זה בכדי לסמן את טור עדכון בכל השורות בהן הסטיה חריגה.

 

ביטול עדכון שורות חריגות ביטול פעולת עדכון השורות החריגות.

 

פרוט כמויות לפריט כאמור, אם נערכה יותר מספירת מלאי אחת, התוכנה תעדכן בשורה אחת את הסיכום של כל הספירות. בוחרים בסעיף הנוכחי בכדי להציג את שורות הספירה שאוחדו בעדכון. השדה מזהה מתייחס למזהה המסמך של ספירת המלאי שנרשמה.
איפוס יתרות הפריטים בספירה סעיף זה פעיל רק לאחר הפקת הספירה. באמצעות סעיף זה מאפסים את יתרת כל הפריטים בספירה, כך שהיתרה במחסן תהיה אפס. לפני ביצוע האיפוס מומלץ לרשום 100% בסעיף סטיה חריגה.

 

עדכון יתרת אריזות במסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי ניתן לטפל בפריטי אריזות ואף לבחור את השדות הרלוונטיים לגליון הדינמי של הפריטים. סעיף זה מיועד ללקוחות שלא סימנו את הסעיף לחשב יתרת אריזות במסמך, ומעונינים להקליד כעת את יתרת האריזות בנוסף לכמות.

 

שליפת שערים מחדש

 

שליפת שער כאשר המחיר במט”ח לפי תאריך הספירה. החיפוש מתייחס לחודש לאחור מתאריך הספירה.
צפייה בפריטים שנמחקו

 

באמצעות סעיף זה ניתן להציג שורות שנמחקו מתוך המסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי ולא עודכנו במסמך.
הסעיף רלוונטי רק לאחר שהמסמך הופק.
ביטול עדכון בעקבות ספירה שהופק

 

באמצעות סעיף זה ניתן לבטל מסמך עדכון בעקבות ספירה שהופק. הסבר מפורט ניתן למצוא בהמשך.
נתונים לתנועות העדכון בוחרים בסעיף זה אם מעונינים לעדכן את השדות הבאים בתנועות המלאי שירשמו בגין הספירה: פרטים, תאריך ערך ומחיר.

 

פרטי הדפסה בסעיף זה קובעים האם להשתמש בפורמט הדפסה של ברירת המחדל או בפורמט הדפסה שנבנה במחולל הדוחות.

כמו כן ניתן לבחור אילו שורות יוצגו בהדפסה:

הדפסת כל השורות – הדפסת כל השורות שהופיעו בספירה ללא תלות האם עודכנו או לא.

הדפסת השורות שיעודכנו בלבד – הדפסת השורות שעודכנו למלאי בלבד (סעיף לעדכן סומן).

הדפסת השורות המסומנות לעדכון עם הפרש בספירה – הדפסת רק השורות שסומנו והיה בהן הפרש בספירה.
הדפסת השורות המסומנות לעדכון ללא הפרש בספירה – הדפסת רק השורות שסומנו ולא היה בהן הפרש בספירה(רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2018 ואילך).

הדפסת העתק משוחזר סעיף זה רלוונטי לאחר הפקת הספירה ובאמצעותו מדפיסים העתק משוחזר למסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי.

 

לאחר בדיקת נתוני המסמך בוחרים בכפתור הפקה.

 

 

טיפול במט”ח

בלחיצה על הפקה, אם קיימים פריטים במטבע שונה מש”ח וללא שער, תתקבל הודעה: נמצאו תנועות ללא שער, האם להציג את התנועות?

לחיצה על כן תציג חלון ובו הפריטים הרלוונטיים. בחלון זה ניתן לתקן את השדות: מחיר ליחידה, מטבע ושער.

לא ניתן להפיק מסמך בו פריטים שסומנו לעדכון עם מטבע שונה מש”ח ללא שער רלוונטי.

 

בסיום הפעולה תופיע הודעה: העדכון הסתיים בהצלחה.

 

ספירה – גרסה קודמת

בשיטה זו רישום תנועות הספירה מתבצע באופן ידני או ע”י איסוף היתרות של כל הפריטים. בחירה בלשונית זו תציג את המסך הבא:

תחילה יש לקבוע את חתך הפריטים והתנועות. ללא בחירת מספר מחסן לא ניתן להתחיל לעבוד במסמך זה. לאחר קביעת חתך המחסן יוצגו בצד שמאל של המסך נתונים לתנועת העדכון:

 

לאחר קביעת החתך יש לבחור: איסוף פריטים ידני או איסוף הפריטים לדוח.

אפשרות א: איסוף פריטים ידני

בוחרים באפשרות זו אם מעונינים להקליד ידנית את רשימת הפריטים והכמויות שנספרו.

מקלידים את מפתח הפריט והתוכנה מציגה את היתרה במלאי. יש לרשום את היתרה שנספרה. באופן דומה מקלידים את כל הפריטים שנספרו.

 

אפשרות ב: איסוף הפריטים לדוח

בוחרים באפשרות זו אם מעונינים שהתוכנה תאסוף את הפריטים ותציג את היתרה שלהם על פי חתך הפריטים והתנועות שנקבעו במסך זה.

באופן זה, מוצגת רשימת כל הפריטים כולל יתרה ויש לעדכן את היתרה בספירה.

 

שיטת העבודה לרבות תפריט פעולות נוספות זהה להסבר הקודם – ספירות המלאי לסגירה.

 

מסמך קודם בזמני

אם בעת בחירה במסמך עדכון בעקבות ספירה מופיע ישירות חלון עדכון בעקבות ספירה ולא החלון הראשי, אזי שקיים מסמך במאגר זמני ממהדורה קודמת.
במקרה זה יש לבחור האם לבדוק את המסמך ולהפיק אותו, או לבחור בכפתור מחיקה ולהפיקו מחדש.

 

דפדוף במסמכים שהופקו – קובץ קבוע

לאיתור מסמך עדכון בעקבות ספירה שהופק, בוחרים במסך הראשי של מסמך עדכון ספירת מלאי בכפתור קובץ קבוע.

כעת יופיע החלון הבא:

להצגת מסמך ספציפי מגבילים את החתך הרצוי. להצגת כל המסמכים בוחרים בכפתור המשך.

להדפסת העתק משוחזר בוחרים בתפריט פ.נוספות בסעיף הדפסת העתק משוחזר.

ביטול עדכון בעקבות ספירה שהופק

 

לביטול מסמך עדכון בעקבות ספירה שהופק בוחרים במסך הראשי בתפריט פ.נוספות > ביטול עדכון בעקבות ספירה שהופק.

לביטול ספירה מקליקים על האסמכתא של המסמך הרלוונטי. כעת תופיע ההודעה:
פעולה זו תשפיע על יתרת המלאי, האם לבטל?

לביטול הספירה יש לבחור כן.

בסיום פעולת ביטול המסמך, תופיע הודעה: הביטול הסתיים בהצלחה.

 

ביטול מסמך עדכון בעקבות ספירה מביא לפתיחת מסמכי ספירת מלאי עליהם התבסס המסמך.
לאחר הביטול ניתן לשוב ולהפיק מסמך עדכון בעקבות ספירה המתבסס על מסמכי ספירת המלאי.
בעת דפדוף במסמכים שהופקו, יופיע בצד שמאל של מסמכים שבוטלו הסימון **** מובטל ****