העברת הכנסות והוצאות

 

תוכנת חשבשבת ERP מסוגלת לנהל בקלות מסדי נתונים (חברות) המכילים מיליוני תנועות. לפיכך, המלצתנו היא לנהל את החברות באופן רב שנתי. כלומר, אין צורך לפתוח חברה מדי שנה כי אם להמשיך לעבוד ברצף על נתוני החברה. יחד עם זאת, יש לאפס בתחילת שנת המס החדשה את יתרת הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות). לשם כך נועדה התוכנית העברת הכנסות. קודם הפעלת סעיף זה יש לקבוע מספר הגדרות בסיסיות בהגדרות החברה.
יש להפעיל את סעיף העברת הכנסות רק לאחר שנרשמו כל המסמכים ופקודות היומן הרלוונטיים לכרטיסי ההכנסות וההוצאות בשנת 2017. חובה לבצע בדיקת נתונים טרם הפעלת סעיף זה.

להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

 

הגדרות כלליות

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בלשונית: הגדרות כלליות – המשך:

החלק השמאלי של חלון זה מתייחס לנושא העברת הכנסות. להלן הסברים אודות השדות בחלון זה:

 

בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (שכיח יותר) או לפי התאריך הנוסף בפקודת היומן (שיטה זו מתאימה בעיקר לחברות ציבוריות).

 

סגירת שנה לפי
מסמנים סעיף זה כאשר מעוניינים שהתוכנה תציג התרעה באם לא תתבצע העברת שנה בתאריך ההעברה שמופיע בסעיף ‘תאריך העברה הבא’. להתרות על העברות שנה שיש לבצע
 

סעיף זה מופיע רק כאשר מסמנים את הסעיף הקודם. הסעיף קובע את מספר הימים לאחר תאריך ההעברה הבא שבו תוצג הודעה על העברת שנה שיש לבצע.

 

 

הצגת הודעת התרעה

חשבון העודפים הוא הכרטיס אליו מועברות יתרות הכרטיסים התוצאתיים. בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים.

 

חשבון עודפים
סעיף זה מיועד לחברות המיישמות את תקן IFRS (תקן דיווח חדש המוסיף לדוח רווח והפסד רווחים או הפסדים משערוך נכסים להשקעה) ומעוניינות להעביר את יתרת הכרטיסים התוצאתיים של IFRS להון ועודפים. גם בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים. חשבון עודפים IFRS

בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים סגירת שנה: שנתי – עבור פעם בשנה, רבעוני – עבור פעם ברבעון, וחודשי – מדי חודש.

 

תדירות העברת שנה
התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה. תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם. יחד עם זאת, ניתן לעדכן ידנית את תאריך ההעברה הבאה. תאריך ההעברה הבאה

 

בדיקת אינדקס חשבונות

תוכנית העברת הכנסות מאפסת את יתרת הכרטיסים התוצאתיים. כרטיס תוצאתי הוא כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא אחד מהחשבונות הראשיים הבאים:
? הוצאות
? הכנסות חייבות במע”מ
? הכנסות פטורות ממע”מ
? מימון / ריבית
? הכנסות חייבות במע”מ ופטורות ממקדמות
? הכנסות פטורות ממע”מ ופטורות ממקדמות
? הכנסות פטורות שאינן מדווחות למע”מ
? עסקאות חייבות שדווחו
? עסקאות פטורות שדווחו
? הכנסות חשבונית עצמית
? הפרשי שער / תרגום
? עמלות בנק

? הכנסות חייבות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
? הכנסות פטורות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
? הוצאות שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)

לפני שמפעילים את תוכנית העברת הכנסות מומלץ להפיק אינדקס חשבונות ולוודא שהגדרת החשבונות הראשיים תקינה.
בתפריט דוחות – דוחות הנה”ח בוחרים בדוח: אינדקס חשבונות.

 

בטור חשבון ראשי מוודאים שלכל כרטיס חשבון משויך החשבון הראשי המתאים (בהתאם לרשימה הנ”ל). חובה לוודא שאין כרטיסים אחרים שבטעות הוגדר להם חשבון ראשי מקבוצת החשבונות התוצאתיים.

 

 

העברת הכנסות והוצאות


אין צורך לבצע את ההעברה בסוף היום
האחרון של השנה. ניתן להמשיך ולעבוד כרגיל בשנת 2018, ולהמתין עם ביצוע ההעברה עד אשר נערכו רוב הבדיקות וההתאמות של השנה הקודמת. העברת היתרות יכולה להתבצע במספר שלבים, כך שאין צורך להמתין למאזן מושלם כדי לבצע את התהליך.

אם לאחר ביצוע ההעברה תוסיפו תנועות לשנה הקודמת, תוכלו לבצע שוב את פעולת ההעברה, וחשבשבת תדע אילו פעולות נוספו מאז ההעברה הקודמת ותבצע את ההשלמה.

לפני שמפעילים את סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות חובה לבצע בדיקת נתונים ולוודא שנתוני החברה תקינים. אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה, יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות שפורטו.
העברת הכנסות והוצאות מתבצעת תוך דקות באמצעות תפריט הנהלת חשבונות > העברת הכנסות. המסך הבא יופיע:

 

להלן הסבר אודות השדות בחלון זה:

ניתן להעביר את היתרות לשנה הנקבעת על ידי שדה תאריך (ברירת המחדל בהגדרות החברה)  או על ידי שדה תאריך נוסף (מתאים בעיקר לחברות בורסאיות) סגירת שנה לפי:
בשדה זה יופיע תאריך ההעברה הבאה מהגדרות החברה.
התוכנה מציגה את התאריך על פי הגדרות החברה (התאריך מתעדכן בעת ביצוע העברת הכנסות לפי המועד שנקבע בהגדרות שנתי, רבעוני או חודשי).

 

יתרת כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך
מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה. ניתן לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוגדר  עודפים.

 

חשבון יתרת מאזן
ניתן להעביר יתרות כרטיסים תוצאתיים של IFRS להון ועודפים. מפתח החשבון המופיע בסעיף זה הוא בהתאם להגדרה בהגדרות החברה (אינו רלבנטי לרוב החברות). חשבון יתרת מאזן IFRS

בסעיף זה מופיעים שלושה תאריכים, שלוש אסמכתאות ופרטים לפקודת היומן. ברירת המחדל של התאריכים היא על פי המוגדר בהגדרות הכלליות של החברה. פרטים לתנועות

 

להצגה ובדיקת נתוני הכרטיסים שעבורם תועבר יתרה לחשבון העודפים בוחרים בכפתור דוח בדיקה לפני הפקה.

דוח יתרות כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך:

דוח זה מציג את רשימת הכרטיסים התוצאתיים ומפרט את היתרות הבאות: יתרה בשקלים, יתרה במט”ח ויתרת כמות (עבור עסקים שמעדכנים את שדה כמות בפקודת היומן).

ניתן לסמן בחלון הפקת הדו”ח את הסעיף פירוט טורים. במקרה זה הדוח יכלול גם טור יתרה עבור ifrs בשקלים ובמט”ח. כמו כן, בהצגת דוח שבו פירוט טורים היתרה צבועים בכחול וניתן ללחוץ על טור היתרה בכדי לראות את התנועות המרכיבות את היתרה.

רק לאחר בדיקת נתוני הדוח ניתן להפעיל את תוכנית העברת הכנסות.
אישור נתוני הדוח יתבצע ע”י רואה החשבון של החברה.

 

יש לוודא שכל הכרטיסים הרלוונטיים מופיעים בדוח ושהיתרות תקינות.
התוכנה מציגה, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. התנועות נרשמות במנה 9998. כמו מנה 9999 (המנה שבה נרשמות התנועות בגין מסמכים שמפיקה התוכנה), גם במנה זו התנועות נרשמות ישירות בקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות בתנועות חד-צדיות (תנועות חד-צדיות לזכות או לחובת כל אחד מכרטיסי ההכנסה וההוצאה), כנגד תנועה חד-צדית מרוכזת (תנועה אחת לכל מט”ח) לזכות או לחובת כרטיס עודפים.

 

לא ניתן להפעיל אפשרות זו אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס הנוכחית. במקרה זה תוצג ההודעה הבאה: ‘יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה, יש לקלטן לפני פעולה זו’. בחירה בכפתור אישור מציגה חלון ובו פירוט התנועות במאגר זמני. בחלון זה מידע גם אודות מספר התנועה והמנה בה נמצאות התנועות. ניתן להדפיס רשימה זו ע”י בחירה בכפתור המדפסת. רק לאחר קליטת כל התנועות לקובץ הקבוע ניתן לבצע העברת הכנסות והוצאות.
 

 

כדאי לדעת!

 

  1. תנועות העברת הכנסות נרשמות למנה 9998. התנועות במנה זו נרשמות לקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות כתנועות חד-צדיות. בכרטיסים המנוהלים במספר מטבעות, רושמת התוכנה פקודת יומן נפרדת לכל מטבע.
  2. העברת הכנסות מתבצעת כאמור לכרטיסים תוצאתיים בלבד. חשבשבת קובעת האם כרטיס חשבון הוא תוצאתי בהתאם להגדרת החשבון הראשי של כרטיס החשבון.
  3. בחירה בכפתור זה מציגה את רשימת סגירות השנה שבוצעו עד כה. במקרים בהם נרשמו תנועות לשנה בה התבצעה סגירת שנה,  תציג חשבשבת בסעיף פרטים את ההודעה: ‘נוספו תיקונים לאחר התאריך’. במקרה כזה יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך.
  4. ביטול העברה לתאריך אחרון. כפתור זה משמש לביטול העברת השנה האחרונה שבוצעה. באמצעות פקודת סטורנו. מומלץ לא לבצע ביטול העברה אחרונה ! אלא אם כן טעיתם בתאריך סגירת השנה בפעם הקודמת. במקרים בהם נרשמו תנועות יומן נוספות לאחר העברת הכנסות והוצאות, יש לבצע שוב סגירת שנה. חשבשבת תרשום תנועות נוספות עבור הסכומים הנוספים.
  5. בדוחות הקבועים של הנה”ח ובמחוללים ניתן לבחור האם להתחשב בפעולות סגירת שנה או לא. בדוחות קיימות האפשרויות הבאות:
כאשר בוחרים באפשרות זו יתרת הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים היא 0.

 

כולל תנועות העברת הכנסות
התוכנה תתעלם מהעברת הכנסות. מיועד גם למקרים בהם מעוניינים להפיק דוחות רציפים מעבר לשנה בודדת. לדוגמה: דוח מכירות המציג בכל טור את יתרת המכירות לכל שנה.

 

לא כולל תנועות העברת הכנסות
מיועד למקרים בהם מעוניינים להגביל את העברת ההכנסות/ הוצאות לתאריך מסוים. לדוגמה, התבצעה העברת הכנסות לשנת 2017, אך מעוניינים להציג דוח רווח והפסד לשנת 2017. במקרה זה לא נכלול בדוחות את ההעברות שנעשו בסוף 2017. כולל תנועות העברת הכנסות עד לתאריך

 

 

 

כיצד מטפלים בחשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת הכנסות ומתייחסות לשנת הכספים הקודמת ואיזו התראה תציג חשבשבת?

חשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת ההכנסות רושמים בתוכנה באופן רגיל באמצעות פקודות יומן או באמצעות מסמכי רכש.

 

חשבשבת מנהלת מעקב אחר סגירות השנה שהתבצעו. כאשר התוכנה מזהה שנרשמו תנועות בתאריך הקודם לתאריך העברת הכנסות היא מציגה הודעה מתאימה. מעקב זה בא לידי ביטוי הן בקליטת פקודות יומן והן בכניסה לחברה כפי שמוסבר להלן:
 

קליטת מנה
בעת קליטת המנה לקובץ הקבוע, התוכנה בודקת האם נרשמו במנה תנועות לכרטיסים תוצאתיים בתאריכים הקודמים לתאריך העברת שנה. במקרים אלה התוכנה מציגה את החלון הבא:

אם אכן נרשמו פקודות יומן עם תאריכי אסמכתא שקודמים למועד סגירת השנה, יש לקלוט את המנה ולבצע פעם נוספת העברת הכנסות לתאריך 31.12.17.

 

כניסה לחברה

בעת בחירת חברה מספריית החברות התוכנה בודקת האם נרשמו פקודות יומן לתאריכים הקודמים לתאריך סגירת השנה. ההודעה הבאה תוצג אם קולטים חשבוניות רכש מהשנה הקודמת באמצעות מסך חשבונית רכש (כיוון שהחשבונית תרשם בפקודת יומן 9999 ולכן לא תוצג התראה בעת קליטת פקודת היומן):

 

במקרה זה יש לשוב ולבצע העברת הכנסות לתאריך בו בוצעה העברה האחרונה.
לא ניתן לבצע העברה לתאריך חדש עד לתיקון ההעברה הקודמת. במקרים אלה במסך העברת הכנסות יירשם תאריך ההעברה עבורו נרשמו תנועות התיקון כברירת מחדל.