הורדת קובץ להדפסה

ממשיכים בשגרת העבודה

כאמור, חשבשבת היא תוכנה רב שנתית. בחשבשבת ERP ניתן להמשיך לעבוד כרגיל בסוף השנה הנוכחית ובתחילת השנה החדשה. במרבית העסקים, בחודשים הראשונים של השנה נרשמות תנועות שונות השייכות לשנת המס הקודמת, לדוגמה: חשבוניות ספק, משכורות ועוד.
כיצד אפשר למנוע טעויות בהקלדת תאריכים במסמכי רכש?

בסעיף הגדרות > הגדרות חברה קיימת אפשרות להגדיר הגבלת התאריכים. מומלץ להגביל את התאריכים באופן הבא:

תאריך אסמכתא:            מ- 01/10/2016             עד: 30/09/2017

תאריך ערך:                   מ- 01/10/2016             עד: 30/09/2017

תאריך נוסף:                  מ- 01/10/2016             עד: 30/09/2017

 

מדוע הגבלת תאריך האסמכתא היא מ- 01/10/16 עד – 30/09/17? בשיטה זו מונעים טעויות הקלדה של תאריך 31.12.17 במקום 31.12.16.
עדכון קבוצת חברות בצורה מרוכזת – רק במהדורה 2016 ואילך

במהדורת חשבשבת2016   נוספה האפשרות לעדכן את התאריכים בקבוצת חברות בבת אחת.

בתפריט כללי בוחרים בסעיף > עדכון חתך תאריכים לקבוצת חברות

1

 

קיימות 2 שיטות לבצע את ההגדרה:

הוספת שנה לחתך תאריכי אסמכתא, ערך ותאריך נוסף בוחרים באפשרות זו אם מעוניינים לקדם בשנה את כל התאריכים. לדוגמא:

ההגדרה הנוכחית היא: מ- 31.12.15 עד- 31.12.16

ולאחר העדכון: מ- 31.12.16 עד- 31.12.17

עדכון לתאריכים קבועים בוחרים באפשרות זו אם מעוניינים לרשום את התאריכים הרצויים במקום לקדם אוטומטית בשנה.

אם הוגדר למשתמש קישור לרשימת חברות חלקית יוצג בסעיף קבוצת חברות, שם קבוצת החברות החלקית. לחיצה על כפתור הפירוט (חץ צהוב משמאל לרשימת החברות) תציג את רשימת כל החברות.

על מנת לקדם את התאריכים בכל החברות בוחרים בכפתור סימון הכל בסרגל הכלים שבראש מסך זה.

 

לסיום בוחרים בכפתור עדכון.

 

 

 

כיצד מקלידים פקודות יומן באופן ידני לשנת 2016 בשנת המס 2017? מהדורת חשבשבת ERP כוללת פתרון נוח לעסקים המקלידים פקודות יומן באופן ידני. להלן הסבר שלב אחר שלב כיצד פועלים:

  1. נכנסים למנה בה מעוניינים להקליד תנועות עם תאריכים המתייחסים לשנת 2016.
  2. בוחרים בלשונית ברירות מחדל. מסמנים בצד שמאל של המסך את הסעיף הגבלת תאריכים למנה. כעת קובעים את טווח התאריכים הרלוונטי למנה הספציפית. לדוגמה: אם המנה מתייחסת לחשבוניות ספק מחודש דצמבר 2016 מגבילים את תאריכי האסמכתא: 1.12.16-31.12.16. בנוסף מומלץ למחוק את הסימון מהסעיף ברירת מחדל לתאריכים תאריך מערכת, ולרשום את התאריך הרצוי.
    2
  3. עסקים שעובדים עם הגדרת משתמשים יכולים לסמן גם את הסעיף לכידת מנה למשתמש, כך מנה המכילה פקודות לשנת 2016 תחסם למשתמשים אחרים.


עסקים המפיקים מסמכי שיווק

תוכנת חשבשבת ERP היא תוכנה רב שנתית ומכאן שפקודות היומן והמסמכים ממשיכים להירשם ברצף בכל שנת מס חדשה. בתחילת כל שנת מס ניתן לקבוע ספרור מסמכים חדש לכל המסמכים בעלי ספרור קשיח. התוכנה מאפשרת לשנות ספרור מסמכים בהתקיים שני התנאים הבאים יחד:

  1.  תאריך המערכת הוא של שנת המס החדשה.
  2.  טרם הופקו בשנת המס החדשה מסמכים מהסוג עבורו מעוניינים לשנות את הספרור (חשבונית, ת.משלוח, הזמנה וכו').
  3. כלומר, בכל שנת מס חדשה ניתן להחליט, האם להמשיך את ספרור המסמכים משנה קודמת או להתחיל ספרור מסמכים חדש. אם בשנת המס החדשה מסמך מסוים לא היה בשימוש, ניתן לשנות את ספרור המסמך במהלך שנת המס.
ספרור מסמכים

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בכפתור הגדרות מלאי. במסך זה בוחרים בלשונית ספרור מסמכים. חשבשבת מציגה את המסך הבא:

3

בחלון זה קובעים את ספרור המסמכים. לקביעת ספרור מסמכים חדש, מציבים את הסמן בטור ספרור בסוג המסמך הרצוי.
לאחר שמפיקים מסמכים בשנת המס החדשה לא ניתן לחזור ולהפיק מסמכים המתייחסים לסדרת המספרים (האסמכתאות) הקודמת.

 

 

 

הפקת חשבונית מס לשנת 2016 בשנת 2017

 

לקוחות המעוניינים להפיק חשבונית מס לתאריך של שנת 2016, לאחר שכבר הופקו חשבוניות לשנת המס 2017, יכולים להפיק חשבונית מס ריכוז.  זאת בתנאי שטרם הופקו חשבוניות ריכוז לשנת 2017 וקיימים מסמכי בסיס פתוחים לשנת 2016.
הספרור של חשבונית מס ריכוז שונה מהספרור החשבוניות "הרגילות". חשבונית מס ריכוז היא חשבונית המופקת כנגד מסמכי הבסיס הבאים: ת.משלוח, הזמנות, הצעת מחיר, חן עסקה. באמצעות מסמך זה ניתן להפיק בהקשת כפתור אחת חשבונית לקבוצת לקוחות (לכל לקוח חשבונית משלו). להפקת המסמך בוחרים בסעיף מסמכים בתפריט מכירות ושם במסמך: חשבונית מס ריכוז. חשבשבת תציג את המסך הבא:

4

 

במסך זה יש לעדכן את הסעיפים הבאים:

 

  1. מה לרכז? בסעיף זה קובעים את סוג מסמך הבסיס עבורו מפיקים חשבונית. סוגי המסמכים הם: תעודת משלוח, הזמנה, הצעת מחיר וחן עסקה. הדוגמה הנוכחית מתייחסת לריכוז תעודות משלוח.
  2. תאריך: תאריך האסמכתא של המסמך. כאשר מעוניינים להפיק את המסמך בשנת 2016 יש לרשום: 31.12.16.
  1. לקוחות: מגבילים ללקוח או קבוצת הלקוחות עבורם מעוניינים להפיק חשבונית. בדוגמה הנ"ל יופקו חשבוניות לכל קבוצת הכרטיסים שקוד המיון שלהם הוא: 300-330.
  2. מסמכי בסיס: על מנת להפיק חשבונית הסוגרת רק תנועות משנת 2016 יש להגביל תאריך מסמך בסיס עד- 31/12/16.
  3. להפקת חשבונית מס ריכוז יש לבחור את שיטת ההפקה:
  4.  
כל השורות המסמך יכלול את כל השורות הפתוחות של מסמך הבסיס שנבחר. לדוגמה, אם פריט מסוים מופיע בכמה תעודות משלוח הוא לא ירוכז לשורה אחת. שיטת ההדפסה בדומה לחשבונית רגילה.
שורה לפריט באותו מחיר בדומה לסעיף הקודם אך כאשר פריט מסוים מופיע בכמה מסמכים באותו מחיר התוכנה תרכז אותו לשורה אחת.
שורה למסמך בסיס בשיטה זו החשבונית תציג כל מסמך בסיס בשורה אחת. השורה תכלול את מספר האסמכתא של מסמך הבסיס, תאריך ההפקה והסכום הכולל לחיוב. בשיטה זו לא יופיעו הפריטים שנכללו במסמכי הבסיס.
מסמך למסמך בסיס בשיטה זו כנגד כל מסמך בסיס תופק חשבונית נפרדת.

לאחר שבוחרים בלשונית הרצויה בוחרים בכפתור הפקה.

 

 

אם מעוניינים להפיק טיוטה טרם ההפקה בפועל, יש לבחור בכפתור פעולות נוספות. בתפריט פעולות נוספות ניתן להפיק את הטיוטות הבאות:

  • טיוטה מהירה שזהה לטיוטה שהייתה במהדורות הקודמות.
  • טיוטה נאמנה שזהה לחלוטין לחשבונית הסופית.

 

במהדורות קודמות, הדפסת טיוטה מתבצעת ע"י בחירה בכפתור המדפסת בחלון זה.

 

העתק משוחזר לחשבונית מס ריכוז ניתן להפיק בדרכים הבאות:

  1. במסמך חשבונית מס ריכוז בוחרים בכפתור דפדוף, מגדירים את חתך המסמכים ובוחרים בכפתור אישור. בתפריט פעולות נוספות בוחרים בסעיף הפקת העתק למדפסת. באמצעות תפריט פעולות נוספות ניתן לבחור גם את האפשרויות הבאות: שליחת העתק לדואל – שליחת העתק מסמך לדואר אלקטרוני על פי הגדרת שדה E-Mail בכרטיס החשבון של הלקוח. הדפסת העתקים משוחזרים ברצף – בוחרים באפשרות זו בכדי לבחור טווח חשבוניות ריכוז שיופקו בזו אחר זו. ניתן לבחור האם המסמכים יודפסו במדפסת או ישלחו באמצעות דוא"ל. חובה לרשום שדה אסמכתא בכדי להפיק. ניתן לבחור גם את מספר ההעתקים שיודפסו ואף להחליט האם מיון המסמכים שיודפסו יהיה לפי תאריך, אסמכתא או מפתח חשבון. הדפסה ברצף למסמכים שהופקו וטרם הודפסו– סעיף זה מיועד למקרים בהם היתה תקלת מדפסת בעת הפקת חשבונית ריכוז ומעונינים כעת להפיק את כל המסמכים ברצף.
  2. נכנסים לאחד המסמכים מתפריט מכירות. בוחרים בתיבת סוג מסמך במסמך: חשבונית ריכוז. בוחרים בכפתור קובץ קבוע ומגבילים למספר החשבונית הרצויה. לאחר שהמסמך מוצג על המסך בוחרים בכפתור פעולות נוספות בסעיף הדפסות ומדפיסים העתק משוחזר.

 

עסקים המנהלים מלאי

עסקים המנהלים מלאי צריכים בסוף שנה לבצע ספירת מלאי ולעדכן את יתרת המלאי במחשב. להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

דוח יתרות מלאי

בתפריט דוחות בוחרים דוחות מלאי > יתרות פריטים. חשבשבת מציגה את החלון הבא:

5

בחלון חתך קובעים את חתך הפריטים עבורם יופק הדוח. ניתן להגביל את נתוני הדוח לפי מספר מחסן ומספר סוכן. להצגת יתרות הפריטים נכון לתאריך 31.12.16 יש להגביל את תאריך הרישום באופן הבא: מ- 01.01.80 עד- 31.12.16.

 

 

ברירת המחדל להפקת דוח זה היא הדפסה למסך. להדפסת הדוח למדפסת או לקובץ יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה. ברירת מחדל היא להפיק את הדוח לפריטים פעילים בלבד. אם ברצונכם  להפיק את הדוח לכל הפריטים יש לבחור בסעיף פעיל/לא פעיל את האפשרות: עם פריטים לא פעילים.

 

בדרך כלל אין לסמן מסמכים בלשונית בחירת מסמכים. ברירת המחדל של דוח זה מתייחסת לכל המסמכים המבצעים כניסות ויציאות מהמלאי. סעיף בחירת מסמכים מיועד למקרים בהם רוצים לבדוק יתרת מסמכים המתבססת על סוגי מסמכים מסוימים, לדוגמה: יתרת פריטים שיצאו בתעודות משלוח במהלך חודש נובמבר 2016. לכן, אין להשתמש באפשרות הגבלת מסמכים כאשר עוסקים בספירת מלאי (שכן, אז מעוניינים שהדוח יציג את היתרה הכוללת של המלאי).

 

להצגת נתוני הדוח בוחרים בכפתור הפקה.

 

עדכון יתרות מלאי

דוח יתרות מלאי מציג את יתרת הפריטים כפי שהיא מופיעה במחשב. כאשר ספירת המלאי בפועל שונה מהמוצג בדוח יתרות יש לבדוק את הסיבה לכך.

 

כאשר המלאי בפועל גדול מהיתרה בדוח יתרות מומלץ לבדוק האם כל מסמכי הרכש (תעודות משלוח רכש, החזרות רכש, חשבוניות רכש וזיכוי רכש) הוזנו כהלכה. אם לא נמצאו טעויות בקליטת מסמכי רכש (כאמור לעיל), ואם ההפרש בין הספירה בפועל לבין היתרה בדוח יתרות הוא קטן, או אם המלאי בפועל קטן מיתרת הפריט, ניתן להשתמש במסמך עדכון בעקבות ספירה.

המלצה: יש להשתמש באופציה של עדכון יתרות מלאי רק כאשר הכמות המעודכנת קטנה מאוד יחסית למחזור המלאי. אם הכמות גדולה, הדבר עלול לשבש את מחירי הפריטים בחישוב ערך המלאי. כאשר הפער גדול יש לתקן את יתרת המלאי באמצעות מסמכי רכש ויציאה מהמלאי.

 

אם המלאי בפועל גדול בצורה משמעותית מיתרת הפריט ולא אותרו מסמכי רכש חסרים, מומלץ להשתמש במסמך יתרת פתיחה. בשדה מחיר יש לרשום את המחיר לפי דוח חישוב ערך מלאי.

 

 

ספירת מלאי למשתמשי מהדורה 2016 ואילך

 

עסקים אמורים לספור את המלאי ולעדכן את היתרות בעקבות הספירה מידי תקופה, ולפחות פעם בשנה. בחשבשבת ניתן לבצע את הספירה ואת העדכון בשתי הדרכים הבאות:

  1. מפיקים את המסמך ספירת מלאי ובו מעדכנים את יתרות הפריטים כפי שנספרו בפועל, ולאחר מכן מפיקים את המסמך עדכון בעקבות ספירה המתבסס על מסמך ספירת המלאי (זו הדרך המומלצת). או
  2. מפיקים את מסמך עדכון בעקבות ספירה שבו התוכנה מציגה את יתרת הפריט ורושמים ידנית את יתרת הפריט בפועל (זו הדרך שהייתה קיימת במהדורות הקודמות).

ההבדל בין שתי הדרכים הנ"ל: בשיטה הראשונה (אבל לא בשנייה) ניתן לשמור כמה מסמכי ספירת מלאי (לדוגמה, מסמך נפרד לספירה של כל מחסן) ולסגור בנפרד כל אחד מהם באמצעות עדכון בעקבות ספירה.
בשתי שיטות העבודה התוכנה רושמת תנועת הפרש כך שהיתרה בספירה הופכת להיות ליתרה בפועל.

להלן הסבר מפורט אודות השיטה הראשונה.
ספירת מלאי כאמור, מסמך זה מיועד לעסקים המעוניינים לעדכן במחשב את יתרות הפריטים כפי שנספרו בפועל. עסקים המבצעים ספירות מלאי במספר איתורים (מחסנים שונים, או שטחים שונים באותו מחסן) יכולים להפיק מסמך ספירת מלאי נפרד לכל איתור. ניתן להפיק מספר מסמכי ספירות מלאי לאותו מחסן ואף לכלול בספירות שונות את אותו פריט (באיתורים שונים). בעת העדכון, התוכנה מאחדת את הספירות שהתבצעו באותו מחסן לפריט.
אם הספירה מתבצעת ללא מסופון, ניתן להפיק דוח לספירת מלאי (דוחות > דוחות מלאי > דוח לספירת מלאי). דוח זה כולל את רשימת כל הפריטים עם טור לרישום הכמות שנספרה.

לעדכון תוצאות הספירה בתוכנה בוחרים מסמכים > מלאי > ספירת מלאי. כעת יופיע החלון הבא:

6

תחילה רושמים את מספר המחסן שבו נערכה הספירה. אם בחברה הוגדרה רשימת מחסנים ניתן להציג אותם באמצעות 7F חיפוש או באמצעות הקליק ימני בעכבר.

לאחר בחירת המחסן, השדות פעילים. להלן הסבר אודות השדות במסך זה:

מחסן מספר מחסן עבורו מתבצעת הספירה.
סוכן מספר סוכן עבורו מתבצעת הספירה. לדוגמה: סוכן שהסחורה נמצאת ברכב שלו והתבצעה ספירה למלאי שברכבו.
סניף מיועד לעסקים המנהלים סניפים (באמצעות משתמשים).
תאריך הספירה התאריך בו התבצעה הספירה.
כמות 1 מיועד למי שמעוניינים לעבוד בשיטת הבר קוד שבה מקלידים מפתח, התוכנה שותלת כמות 1 והסמן עובר לשורה הבאה. כלומר בשיטה זו רושמים בכל פעם יחידה אחת בלבד.
פרטים פרטים הרלוונטיים לספירה.

כעת ניתן לבחור האם לרשום את הפריטים באופן ידני או לבחור בכפתור איסוף פריטים לספירה. אם בוחרים בכפתור איסוף פריטים לספירה התוכנה מציגה את חלון חתך פריטים הבא:

7

ניתן להגביל את הפריטים לפי השדות: מפתח פריט, קוד מיון, חתך ואיתור.

אם מסמנים את הסעיף הצגת פריטים ללא תנועות יוצגו פריטים שמעולם לא היו פעילים. בדרך כלל אין טעם לסמן סעיף זה, משום שפריטים אלה לא אמורים להיות במחסן.

אם מסמנים את הסעיף הצגת פריטים ביתרת אפס יוצגו גם פריטים שהייתה בהם פעילות אך היתרה הנוכחית שלהם היא אפס. בדרך כלל מומלץ לסמן אפשרות זו כדי לבדוק שהיתרה אמנם תקינה. להצגת הפריטים בוחרים המשך. כעת תופיע רשימת הפריטים הרלוונטיים. הכמות שתוצג היא כאמור 0. אם למחסן הספציפי ולחתך שנבחר כבר קיים מסמך ספירת מלאי שטרם נסגר, תופיע הודעה: חתך כזה מופיע ברשימה.

8

בחלון זה מעדכנים את הכמויות שנספרו בפועל לכל פריט. אם פריט מסוים מופיע מספר פעמים בספירה (איתורים שונים באותו מחסן), ניתן לרשום את מפתח הפריט שוב. במקרה כזה תופיע ההודעה: פריט כבר מופיע בספירה.
במקרים בהם פריט מופיע יותר מפעם אחת במסמך ספירת מלאי, ניתן להציג את סך היתרה לפריט באמצעות תפריט פעולות נוספות > סיכום כמויות לפריט.

9

בנוסף לפרטים אינפורמטיביים אודות הפריט, בצד ימין למטה מוצגת סך הכמות בספירה. בצד שמאל מופיעות הכמויות של הפריט במסמך. כאשר מקליקים על אחת משורות הכמות בצד שמאל, הסמן מתייצב על השורה המתאימה בספירה המופיעה מימין במסמך. תיקון הכמות בחלון זה יביא לתיקון מיידי של הכמות בשורה הרלוונטית במסמך.

להלן צילום מסך, שבו מצד שמאל הסמן עומד בשדה כמות, ובצד ימין במסמך הסמן בשורה 8, שזו השורה המתאימה לפריט והכמות שנספרה.

10

כאמור, במקרים בהם התבצעו לאותו מספר מחסן ספירות מלאי שונות (לדוגמה: כמה עובדים ספרו פריטים בחלקים שונים של המחסן) ניתן לרשום מסמך ספירת מלאי נפרד לכל אחת מהספירות והתוכנה תאחד אותם בעת הפקת המסמך: עדכון ספירת המלאי.

בכל עת ניתן לצאת מהמסמך והמסמך ישמר במאגר זמני.

לאחר סיום רישום הפריטים במסמך ובדיקתם בוחרים בכפתור סגירת הספירה.

אם במסמך הספירה מופיעים פריטים בכמות אפס, אזי מניחים שהפריט לא נספר ומוצגת ההודעה הבאה: נמצאו פריטים בכמות אפס, האם להמשיך ולהציג את הפריטים?

אם בוחרים לא – חוזרים למסך ספירת מלאי. אם בוחרים כן מוצגת רשימת הפריטים בהם הכמות בספירה היא אפס.

11

אם מעוניינים לאפס את יתרת הפריט יש לסמן את הסעיף לאפס המופיע בצד ימין של מפתח הפריט. פריטים שלא סומנו ימחקו מתוך מסמך ספירת המלאי ויתרתם לא תשתנה.
אם מעונינים לסמן את כל הפריטים ניתן לבחור בתפריט פעולות נוספות > סימון הכל.
אם מעונינים למחוק סימונים מחלון זה ניתן לבחור בתפריט פעולות נוספות > מחיקת כל הסימונים. ניתן להגדיר קיצורים לפעולות אלו באמצעות כפתורי הידיים במסך. רק לאחר סגירת הספירה, ניתן להפיק מסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי המתבסס על הנתונים שנרשמו במסמך הספירה. יתרות המלאי לא מתעדכנות עד להפקת המסמך עדכון בעקבות ספירה.

ניתן לשוב למסמך ספירת המלאי ולערוך בו שינויים ותוספות כל זמן שהמסמך לא נסגר באמצעות עדכון בעקבות ספירה.

 

 

רשימה

להצגת מסמכי הספירה בוחרים בסרגל הכלים בכפתור רשימה.

12

ברירת המחדל מציגה ספירות פתוחות, כלומר, מסמכי ספירות מלאי שטרם לחצו עבורם על כפתור סגירת הספירה. להצגת מסמכי ספירת מלאי שנסגרו וטרם הופק עבורן המסמך עדכון בעקבות ספירה בוחרים את הסעיף ספירות סגורות.
בצד ימין של רשימת המסמכים מופיע כפתור הגליון הדינמי המאפשר בחירת השדות שיופיעו לרבות פרטי המשתמש.

 

כפתור מדפסת

באמצעות כפתור המדפסת ניתן להדפיס טיוטה לספירה במאגר זמני. בחירה באפשרות זו מציגה את החלון הבא:

13

מסמך: בסעיף זה בוחרים האם המסמך יודפס בפורמט קבוע (ספירת מלאי) של ברירת מחדל או בפורמט לבחירת משתמש – במקרה זה יש לבנות תחילה פורמט במחולל המסמכים בתוכנה.
מספר עותקים: בסעיף זה קובעים כמה עותקים יודפסו.

הדפסה: הפקת המסמך למדפסת, מסך או קובץ אקסל.

בעת הפקה למסך ניתן לשמור את המסמך גם כ PDF.

פעולות נוספות

הסעיפים הבאים מיועדים לעסקים העושים שימוש במסופונים. באמצעות סעיפים אלו מייצאים את תנועות הספירה למסופון וקולטים את תנועות הספירה מהמסופון.

יצוא תנועות ספירה סעיף זה מייצא את תנועות הספירה שנרשמו במסמך זה לתוכנת המסופונים והטאבלטים של חשבשבת. המשתמש במסופון שייבא את קובץ הייצוא יקבל את רשימת הפריטים שעליו לספור ובתום הספירה יוכל לשגרם חזרה לחשבשבת לעדכון.

כאשר בוחרים בסעיף זה נפתח החלון הבא:

14

יש לרשום את מס' המסופון.

הקובץ יווצר במחיצת החברה של המסופון תחת תיקיית ה-REP.

שם הקובץ מתחיל באותיות sc ובהמשך תאריך הספירה + מזהה המסמך וסיומת מס' המסופון. לדוגמה: שם הקובץ שנוצר בתאריך 14/10/16 עבור מזהה מלאי 104 ממסופון 001 הוא: sc141016_104.001.

 

יבוא תנועות ספירה באמצעות סעיף זה מייבאים את תנועות הספירה שנרשמו במסופון. קיימות 2 שיטות להזנת נתוני ספירה במסופון: ספירת מלאי לפי רשימה – שיטה זו מיועדת למשתמשים שקיבלו קובץ באמצעות הסעיף הקודם, ייצוא תנועות ספירה, ובתום הספירה שגרו את הקובץ לחשבשבת. במקרה זה שם הקובץ לקליטה יתחיל באותיות scp.

ספירת מלאי לפי מיקום – שיטה זו מיועדת למשתמשים המקלידים ידנית את תנועות הספירה במסופון ולאחר מכן משגרים לחשבשבת.
במקרה זה שם הקובץ לקליטה יתחיל באותיות pscp. לאחר שבוחרים בסעיף זה התוכנה תציג את חלון פרטי מסופון. תחילה רושמים את מספר המסופון.

15

אם יש קובץ אחד בלבד הקליטה תחל כעת, אחרת יוצג חלון בחירת קובץ לייבוא.

16

כאמור, שם הקובץ לייבוא מתחיל באותיות scp אן pscp בהתאם לשיטת העבודה במסופון, בהמשך הקובץ מופיע תאריך הספירה, מזהה הספירה ומספר המסופון. להלן דוגמה לשם קובץ יבוא עבור ספירת מלאי לפי רשימה, מתאריך 31/10/16 עבור מזהה מסמך 9 ממסופון 53: scp311016_9.053.

 

ביטול ייצוא תנועות ספירה
באמצעות סעיף זה מבטלים ייצוא תנועות למסופונים של חשבשבת.

תחילה רושמים את מספר המסופון או הסוכן. לאחר מכן מוצג חלון עם רשימת הספירות שיוצאו למסופון. מסמנים את הספירה הרצויה ובוחרים באישור.

הספירה תשוב לרשימת מסמכי ספירת המלאי במאגר זמני.

17

  • האפשרויות הבאות מופיעות בתפריט פעולות נוספות ורלוונטיות רק בעת דפדוף בקובץ קבוע:

 

צפייה במסמך אב (אפשרות זו פעילה רק במהדורה 2017)
אפשרות זו מציגה את מסמך עדכון בעקבות ספירה שסגר את הספירה. להזכירכם, מסמך עדכון בעקבות ספירה, יכול לכלול מספר מסמכי ספירה.
הדפסת העתק ספירה שנקלטה למלאי
בוחרים בסעיף זה בכדי להציג העתק של ספירת המלאי. האפשרויות זהות להדפסת מסמך במאגר זמני.

 

קובץ קבוע

בוחרים בכפתור קובץ קבוע בכדי להציג מסמכי ספירת מלאי, שנסגרו ע"י מסמך עדכון בעקבות ספירה. בחלון הבא קובעים את חתך התנועות ובוחרים בכפתור המשך.

18

כעת תופיע רשימת המסמכים. להצגת מסמך מסוים בוחרים בהקלקה כפולה על מזהה המסמך.

להצגת כל המסמכים ודפדוף בוחרים בכפתור מצב דפדוף.

19

 

עדכון בעקבות ספירה

להפקת מסמך עדכון ספירת מלאי המעדכנת את יתרות המלאי בפועל, בוחרים בתפריט מסמכים > מלאי > עדכון בעקבות ספירה.

20

ניתן לעדכן את המלאי בשתי דרכים:

ספירות המלאי לסגירה – שיטה זו מיועדת לעסקים שמבצעים את עדכון המלאי באמצעות שני מסמכים (השיטה החדשה): רישום תוצאות הספירה איסוף התוצאות ועדכון המלאי

ספירה – גרסה קודמת – בשיטה זו מוצגת רשימת פריטים ויתרתם במלאי ולצד היתרה רושמים את היתרה שנספרה. שיטה זו היתה פעילה בחשבשבת עד למהדורה 2015b.

 

להלן הסבר מפורט אודות השיטות השונות:

ספירות המלאי לסגירה
בשיטה זו מוצגת במסמך רשימת מסמכי ספירת המלאי שנסגרו וטרם הופק בגינם ממסך עדכון בעקבות ספירה. בטור סימון בוחרים את המסמכים שמעוניינים לסגור. לא ניתן לסגור ספירות עם תאריך ספירה אחר, או ספירות של מחסנים/סוכנים שונים.

כאשר עובדים ברשת, ניתן להפעיל את סעיף עדכון ספירת מלאי רק מעמדה אחת. לא ניתן לעבוד על מסמך זה במקביל.

כאשר מסמנים את מסמכי הספירה, מוצגים בחלק התחתון של המסך שדות נוספים לעדכון:

21

לפי מה לחשב את % הספירה?
כאשר היתרה במלאי אינה מתאימה ליתרת המלאי, התוכנה מחשבת % סטיה. בסעיף הנוכחי קובעים האם חישוב הסטיה יתייחס ליתרת המלאי או לאחד הסכומים הנוספים מרשומת הפריט. לדוגמה, אם מעונינים שאחוז הסטיה יציין סטיה מהכמויות שנמכרו, מעדכנים את הכמויות שנמכרו באחד הסכומים הנוספים של הפריט (באמצעות הדוחות המעדכנים).

סטיה חריגה
כאשר הסטיה בין היתרה במלאי לבין היתרה בספירה היא קטנה, ניתן להניח שמדובר בטעויות קלות ולבצע רישום של תנועות עדכון בעקבות ספירה. אולם אם הסטיה אינה קטנה יש לראות בה חריגה ולתקן באופן ידני. כלומר, להפיק כרטסת מלאי לתקופה הרלוונטית, לאתר את הטעות שהביאה לסטיה החריגה ולרשום פעולת תיקון מתאימה.

לחשב יתרת אריזות
מסמנים סעיף זה אם עובדים עם פריט אריזה ומעונינים שבנוסף לכמות הכללית תחושב גם יתרת אריזות.

מחיר
בסעיף זה קובעים איזה מחיר ירשם בתנועת העדכון של ספירת המלאי. מבחינה חשבונאית המחיר הנכון הוא מחיר ערך מלאי. המחיר מחושב בעת הפקת דוח לחישוב ערך מלאי בתוכנה. ניתן לעדכן את המחיר ברשומת הפריט בעת הפקת הדוח בחשבשבת. ניתן לבחור במחיר אחר (מחיר מכירה, מחיר קניה אחרון, מחיר יבוא מועמס ומחירונים). אם בוחרים בסעיף מחירונים, מוצג חלון עם רשימת המחירונים ובוחרים במחירון המתאים.

למסך העדכון בוחרים בכפתור המשך.

כאמור, במסמכי הספירה פריט יכול להופיע יותר מפעם אחת. בעת איסוף התנועות אם קיימים פריטים כאלו תופיע ההודעה: ישנם פריטים המופיעים במספר ספירות, האם להציג את הפריטים? להצגת רשימת הפריטים בוחרים כן. להמשך ללא הצגת הפריטים בוחרים לא. בחירה בהצגת הפריטים תציג את החלון הבא:

22

בחלון זה מוצגת רשימת הפריטים המופיעים ביותר מספירה אחת. אם פריט כלשהו מופיע באותה ספירה מספר פעמים, יתרת הפריט תופיע בחלון זה בשורה אחת. ניתן לבחור שדות שיופיע בחלון זה ע"י כפתור עיצוב גליון דינמי. להצגת הפריטים והפקת עדכון בעקבות ספירה בוחרים בכפתור המשך. כעת יופיע המסך הבא:

23

במסך זה מוצגת רשימת הפריטים שנכללו בספירה. פריטים שהופיעו ביותר מספירה אחת יאוחדו לשורה אחת במסמך.

להלן הסבר אודות השדות בחלק העליון של מסך זה:

מפתח חשבון ברירת המחדל היא הפקת המסמך ללא חשבון. אם הספירה רלוונטית לחשבון כלשהו ניתן להקליד מפתח חשבון, לדוגמה: מכירה בקונסיגנציה.

 

מחסן/סוכן/סניף/ אחוז הסטיה/ תאריך הספירה

 

מידע זה נשלף ממסמכי הספירה שסומנו.
מפתח פריט באמצעות סעיף זה ניתן לאתר פריטים מתוך רשימת הפריטים בספירה. אם מעונינים לבצע חיפוש לפי שם חשבון מציבים את הסמן בסעיף זה ולוחצים בו זמנית על המקשים Ctrl Q  או קליק ימני בעכבר > חיפוש לפי שם.

 

במרכז המסך מוצגת רשימת הפריטים לעדכון.

יתרה בספרים יתרת המלאי של הפריט במחסן הנוכחי
יתרה בספירה היתרה כפי שחושבה ממסמכי ספירת המלאי. ניתן לתקן ידנית את היתרה בספירה.

 

הפרש ההפרש שבין היתרה בספרים ליתרה בספירה

 

מחיר מחיר לפריט בהתאם למחיר שנבחר בחלון בחירת שיטת העדכון. ניתן לתקן את המחיר לפי הצורך.

 

מטבע מטבע המחיר
אחוז סטיה בסעיף זה מוצג אחוז הסטיה כאשר יש הפרש בין היתרה המופיעה במחשב לספירה בפועל. אחוז סטיה שלילי מוצג כאשר היתרה בספירה קטנה מהיתרה בספרים. אחוז סטיה שחורג מהאחוז שהוגדר מסומן אוטומטית בצבע אדום. בדוגמה הנ"ל יש סטיה חמורה בפריט כיסא פלסטיק לבן. על פי היתרה המעודכנת במחשב יש במלאי 3 פריטים במלאי. על פי הספירה בפועל ישנם 33 פריטים במלאי. יש לבדוק האם מדובר בטעות אנוש והמספר הוקלד באופן שגוי או שלא עודכנו כניסות למלאי בגין פריט זה.

 

סה"כ סכום בשקלים ההפרש X  מחיר ליחידה X שער.
לעדכן מסמנים סעיף זה בכדי לעדכן את יתרת הפריט במלאי. סעיף זה מסומן אוטומטית ע"י התוכנה רק כאשר אחוז הסטיה אינו חורג מאחוז הסטיה שהוגדר. אם מעונינים לעדכן על אף שהסטיה משמעותית יש לסמן סעיף זה באופן יזום

 

כפתור מדפסת 55
בוחרים בכפתור זה בכדי להדפיס את המסמך.

24

מסמך: בסעיף זה בוחרים את הפורמט שבו יודפס המסמך, ברירת מחדל או פורמט שעוצב למטרה זו במחולל המסמכים.

מספר עותקים: מספר העותקים בו יודפס המסמך.
פרטי הדפסה: קיימות 3 אפשרויות: הדפסת כל השורות – לרבות שורות שלא עודכנו בפועל במלאי.
הדפסת השורות המסומנות לעדכון – יודפסו במסמך רק שורות שסומנו בסעיף לעדכן.
* הדפסת השורות המסומנות לעדכון עם הפרש בספירה – יודפסו רק שורות שסומנו לעדכון ויש הפרש בין הכמות בפועל לכמות בספירה.  (*סעיף זה רלוונטי ממהדורה 2017 SP1).

הדפסה: בסעיף זה בוחרים היכן להדפיס: למסך, למדפסת או לקובץ אקסל.
פעולות נוספות

חיפוש פריט סעיף זה מיועד לאיתור פריט בתוך רשימת הפריטים לעדכון. כאמור, ניתן לבצע חיפוש פריט גם מתוך המסמך.

 

סיכום כמויות באיתורים שונים אם פריט מסוים נמצא במספר איתורים (מבלי שמנהלים מלאי לפי איתור), ניתן להשתמש בסעיף זה לרישום הכמות בכל איתור (עד חמישה איתורים בסהכ).
רשימת פריטים מיוחדים במסמך בוחרים בסעיף זה בכדי להציג את רשימת הפריטים המיוחדים. פריט מיוחד מתייחס לפריטים מהסוגים הבאים: אצווה, איתור ופג תוקף.

 

עדכון שורות חריגות בוחרים בסעיף זה בכדי לסמן את טור עדכון בכל השורות בהן הסטיה חריגה.

 

ביטול עדכון שורות חריגות ביטול פעולת עדכון השורות החריגות.

 

פרוט כמויות לפריט כאמור, אם נערכה יותר מספירת מלאי אחת, התוכנה תעדכן בשורה אחת את הסיכום של כל הספירות. בוחרים בסעיף הנוכחי בכדי להציג את שורות הספירה שאוחדו בעדכון. השדה מזהה מתייחס למזהה המסמך של ספירת המלאי שנרשמה.
איפוס יתרות הפריטים בספירה סעיף זה פעיל רק לאחר הפקת הספירה. באמצעות סעיף זה מאפסים את יתרת כל הפריטים בספירה, כך שהיתרה במחסן תהיה אפס. לפני ביצוע האיפוס מומלץ לרשום 100% בסעיף סטיה חריגה.

 

עדכון יתרת אריזות במסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי ניתן לטפל בפריטי אריזות ואף לבחור את השדות הרלוונטיים לגליון הדינמי של הפריטים. סעיף זה מיועד ללקוחות שלא סימנו את הסעיף לחשב יתרת אריזות במסמך, ומעונינים להקליד כעת את יתרת האריזות בנוסף לכמות.

 

שליפת שערים מחדש

 

שליפת שער כאשר המחיר במט"ח לפי תאריך הספירה. החיפוש מתייחס לחודש לאחור מתאריך הספירה.
נתונים לתנועות העדכון בוחרים בסעיף זה אם מעונינים לעדכן את השדות הבאים בתנועות המלאי שירשמו בגין הספירה: פרטים, תאריך ערך ומחיר.

 

פרטי הדפסה בסעיף זה קובעים האם להשתמש בפורמט הדפסה של ברירת המחדל או בפורמט הדפסה שנבנה במחולל הדוחות. כמו כן ניתן לבחור אילו שורות יוצגו בהדפסה:

הדפסת כל השורות – הדפסת כל השורות שהופיעו בספירה ללא תלות האם עודכנו או לא.

הדפסת השורות שיעודכנו בלבד – הדפסת השורות שעודכנו למלאי בלבד (סעיף לעדכן סומן).

הדפסת השורות המסומנות לעדכון עם הפרש בספירה – הדפסת רק השורות בהן היה הפרש בספירה.

הדפסת העתק משוחזר סעיף זה רלוונטי לאחר הפקת הספירה ובאמצעותו מדפיסים העתק משוחזר למסמך עדכון בעקבות ספירת מלאי.

 

לאחר בדיקת נתוני המסמך בוחרים בכפתור הפקה.

 

 

 

טיפול במט"ח

בלחיצה על הפקה, אם קיימים פריטים במטבע שונה מש"ח וללא שער, תתקבל הודעה: נמצאו תנועות ללא שער, האם להציג את התנועות?

לחיצה על כן תציג חלון ובו הפריטים הרלוונטיים. בחלון זה ניתן לתקן את השדות: מחיר ליחידה, מטבע ושער.

לא ניתן להפיק מסמך בו פריטים שסומנו לעדכון עם מטבע שונה מש"ח ללא שער רלוונטי.

 

בסיום הפעולה תופיע הודעה: העדכון הסתיים בהצלחה.

 


 

ספירה – גרסה קודמת

בשיטה זו רישום תנועות הספירה מתבצע באופן ידני או ע"י איסוף היתרות של כל הפריטים. בחירה בלשונית זו תציג את המסך הבא:

25

תחילה יש לקבוע את חתך הפריטים והתנועות. ללא בחירת מספר מחסן לא ניתן להתחיל לעבוד במסמך זה.
לאחר קביעת חתך המחסן יוצגו בצד שמאל של המסך נתונים לתנועת העדכון:

26

היתרות מחושבות על פי חתך מחסן, סניף וסוכן. אם אינכם עושים שימוש בסוכנים וסוכנים יש לוודא שהחתך הוא מ- ____ עד- 999999999.

לאחר קביעת החתך יש לבחור: איסוף פריטים ידני או איסוף הפריטים לדוח.

אפשרות א: איסוף פריטים ידני

בוחרים באפשרות זו אם מעונינים להקליד ידנית את רשימת הפריטים והכמויות שנספרו.

27

מקלידים את מפתח הפריט והתוכנה מציגה את היתרה במלאי. יש לרשום את היתרה שנספרה. באופן דומה מקלידים את כל הפריטים שנספרו.

 

אפשרות ב: איסוף הפריטים לדוח

בוחרים באפשרות זו אם מעונינים שהתוכנה תאסוף את הפריטים ותציג את היתרה שלהם על פי חתך הפריטים והתנועות שנקבעו במסך זה.

באופן זה, מוצגת רשימת כל הפריטים כולל יתרה ויש לעדכן את היתרה בספירה.

 

שיטת העבודה לרבות תפריט פעולות נוספות זהה להסבר הקודם – ספירות המלאי לסגירה.

 

מסמך קודם בזמני

אם בעת בחירה במסמך עדכון בעקבות ספירה מופיע החלון הבא ולא החלון הראשי שהודגם בתחילת מסמך זה, אזי שקיים מסמך במאגר זמני מהמהדורה הקודמת.
במקרה זה יש לבחור האם לבדוק את המסמך ולהפיק אותו, או לבחור בכפתור מחיקה ולהפיקו מחדש.

28

דפדוף במסמכים שהופקו – קובץ קבוע

לאיתור מסמך עדכון בעקבות ספירה שהופק, בוחרים במסך הראשי של מסמך עדכון ספירת מלאי בכפתור קובץ קבוע.

29

כעת יופיע החלון הבא:

30

להצגת מסמך ספציפי מגבילים את החתך הרצוי. להצגת כל המסמכים בוחרים בכפתור המשך.

31

להדפסת העתק משוחזר בוחרים בתפריט פ.נוספות בסעיף הדפסת העתק משוחזר.
32


ביטול עדכון בעקבות ספירה שהופק

לביטול מסמך עדכון בעקבות ספירה שהופק בוחרים במסך הראשי בתפריט פ.נוספות > ביטול עדכון בעקבות ספירה שהופק.

33

לביטול ספירה מקליקים על האסמכתא של המסמך הרלוונטי. כעת תופיע ההודעה: פעולה זו תשפיע על יתרת המלאי, האם לבטל?

לביטול הספירה יש לבחור כן. בסיום פעולת ביטול המסמך, תופיע הודעה: הביטול הסתיים בהצלחה.

 

ביטול מסמך עדכון בעקבות ספירה מביא לפתיחת מסמכי ספירת מלאי עליהם התבסס המסמך.
לאחר הביטול ניתן לשוב ולהפיק מסמך עדכון בעקבות ספירה המתבסס על מסמכי ספירת המלאי.
בעת דפדוף במסמכים שהופקו, יופיע בצד שמאל של מסמכים שבוטלו הסימון **** מובטל ****

34

 

דוח לחישוב ערך מלאי

דוח ערך מלאי מפרט את השווי של מלאי החברה. ערך המלאי עובר למאזן ולדוח רווח והפסד, ולכן, יש להקפיד במיוחד על דיוק הנתונים בדוח.
טעות בחישוב ערך המלאי עלולה לגרום לטעות בחישוב ההכנסות והרווחים של החברה.
דוח ערך מלאי מחשב את עלות המלאי לפי שתי השיטות המקובלות מבחינה חשבונאית:

  • FIFO
  • ממוצע נע
    שיטת החישוב נקבעת ע"י רואה החשבון של החברה.
    שיטת FIFO
     מניחה שבכל מכירה העסק מוכר את המלאי הישן ביותר. לפי שיטה זו, במלאי נמצאים הפריטים החדשים ביותר, ולכן עלות המלאי מורכבת מהקניות האחרונות.
    שיטת ממוצע נע
    מניחה שבכל מכירה העסק שולף את הפריטים הנמכרים באקראי.
    לפי שיטה זו כאשר העסק מקבל מלאי חדש, מלאי זה "מעורבב" עם המלאי הקיים,
    לכן בכל עת ערך המלאי הוא הממוצע המשוקלל של ערך המלאי הקודם וערך המלאי בקנייה האחרונה.
  • בשתי השיטות מחירי העלות נקבעים לפי מסמכי הרכש בלבד. מסמכי המכירה אינם משפיעים על מחירי העלות (אלא על הכמות בלבד).
    מסמכי הרכש העיקריים הם: חשבונית רכש, ייבוא, דוח ייצור ותנועות מלאי של יתרת פתיחה.
  • הערה: בתקופת אינפלציה ערך המלאי בחישוב לפי שיטת ממוצע נע הוא בדרך כלל נמוך יותר (ולכן גם הרווחים נמוכים יותר) מערך המלאי לפי שיטת FIFO. להפקת הדוח בוחרים בתפריט דוחות בסעיף דוחות מלאי. בחלון זה בוחרים בדוח חישוב ערך מלאי. חשבשבת מציגה את החלון הבא:
    35
    להלן הסברים אודות הסעיפים השונים בחלון זה:
בסעיפים אלו קובעים מהו חתך הפריטים עבורו יופק הדוח. ניתן להגביל קוד מיון, חתך ומפתח פריט.

 

מיון, חתך, מפתח

 

בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע לכלל הפריטים, לפריטים פעילים בלבד או לפריטים לא פעילים בלבד. פעיל / לא פעיל
המועד לגביו מפיקים את הדוח. תאריך זה יכול להיות מוקדם יותר מהתאריך הנוכחי. לדוגמה, חישוב ערך מלאי לסוף השנה הקודמת.

 

תאריך לחישוב ערך מלאי
כאשר מגבילים את החישוב למחסן מסוים (או לקבוצת מחסנים), מסמכי הרכש כוללים גם תנועות כניסה של העברה בין מחסנים (כאשר החישוב אינו מוגבל במחסנים התוכנה מתעלמת מתנועות העברה בין מחסנים). הגבלה למחסנים
בסעיף זה קובעים האם חישוב ערך המלאי יתבצע בשיטת FIFO או בשיטת ממוצע נע. שיטת החישוב

 

סעיף זה רלוונטי רק להפקת דוח בשיטת ממוצע נע.

בשיטת הממוצע הנע בכל תנועה של רכש למלאי מחיר ממוצע מחושב באופן הבא:

ערך מלאי קודם + (כמות X  מחיר בתנועה)

יתרת פריט

בסעיף הנוכחי בוחרים איזה מחיר יודפס בטור מחיר ליחידה: מחיר בתנועת המלאי – המחיר כפי שהופיע במסמך. מחיר ממוצע נע – המחיר שהתוכנה מחשבת.

 

מחיר שיודפס
לכל פריט יוצגו כל המסמכים שנלקחו לחישוב תוך פירוט נתונים אודות תנועת המלאי של המסמך כדוגמת: מחיר תאריך, אסמכתא, מחיר ליחידה וכמובן ערך המלאי בכל שורה.

תנועות+סיכומים

מה להדפיס
לכל פריט תוצג שורה אחת הכוללת: כמות, מחיר וערך מלאי.

 

סיכומים בלבד  
הדוח יכלול סיכום כללי של ערך המלאי לכל הפריטים עבורם הופק הדוח.

 

סיכום כללי  
מסמנים סעיף זה אם מעוניינים שחשבשבת תעדכן ברשומת הפריט את המחיר ליחידה, לפי דוח ערך מלאי הנוכחי. מחיר זה ישמש כברירת מחדל של מחיר הפריט במסמכים: העברה בין מחסנים, עדכון אחרי ספירה מחיר עץ הייצור בתמחיר ייצור. כמו כן מחיר זה נרשם בכל מסמכי המכירה בעת הפקתם. דבר זה מאפשר להפיק דוח שמחשב את הרווח הגולמי של כל חשבונית ושל כל לקוח או כל פרויקט בצורה שמתאימה לרווח הגולמי בדוח רווח והפסד, כלומר, הסיכום של הרווח הגולמי של המכירות לכל הלקוחות זהה (בקרוב) לרווח הגולמי בדוח רווח והפסד.

 

עדכון קובץ הפריטים
כברירת מחדל, מודפסת לכל פריט שורה אחת. אם קיימים נתונים החורגים מרוחב השדה שהוגדר בדוח מסמנים סעיף זה על מנת שיודפסו בשורה נוספת. גלישת תוכן טור מעבר לשורה אחת

 

כאמור, שתי שיטות החישוב מחשבות את מחיר העלות של הפריטים, והן מתאימות לדרישות החשבונאיות. ניתן כמובן לחשב את ערך המלאי בדרכים נוספות, לצרכים ניהוליים. לדוגמה, ניתן לחשב את ערך המלאי לפי אחד ממחירוני הפריט. דוח כזה מפיקים באמצעות מחולל הדוחות. יש לבנות את הדוח במחולל יתרה ולכלול את הטורים הבאים: קוד מיון, מפתח פריט, שם פריט, יתרה לתאריך, מחיר המחירון, מכפלה של היתרה במחיר המחירון.

 

כיצד חשבשבת ERP מתייחסת למסמכי ייבוא בדוח לחישוב ערך מלאי?

כאשר מתבצעת כניסה למלאי מיבוא, דוח ערך מלאי מבחין בין פריטים ששוחררו ממחסן ערובה לבין פריטים שטרם שוחררו.

מחסני ערובה הם מחסנים בהם נשמרים פריטים המיובאים מחו"ל. כל עוד הפריטים במחסן ערובה לא משלמים עליהם מכס. לכן, עלות הפריטים ששוחררו ממחסן הערובה גבוהה מעלות הפריטים הנמצאים במחסן ערובה. כידוע, דוח ערך מלאי מחשב את עלות הפריטים לפי הכניסות למלאי. כאשר הפריטים נמצאים במחסן ערובה ישנם שני סוגים של כניסות למלאי – כניסות למחסן ערובה, וכניסות למחסן הרגיל (בעת השחרור ממחסן ערובה). אם "מערבבים" את הכניסות האלה יחד, חישוב ערך מלאי עלול להיות שגוי. לכן, כדי שהחישוב יהיה מדויק, התוכנה עורכת חישוב ערך מלאי נפרד לפריטים ששוחררו ממחסן ערובה, וחישוב ערך נפרד לפריטים שעדיין נמצאים במחסן ערובה, כאילו מדובר בשני פריטים שונים.

 

להלן דוגמה לדוח לחישוב ערך מלאי הכולל את ההבחנה הנידונה:

36

החלק העליון של הדוח מציג את תנועות המלאי של הפריט ששוחרר ממחסן ערובה. מחיר העלות של פריטים אלה כולל את עלויות השחרור (שהועמסו על הפריט). בחלק התחתון הכותרת היא הפריט הנ"ל במחסן ערובה בצירוף מפתח הפריט. בחלק זה מוצגים הכניסות למחסן ערובה והשחרורים ממחסן הערובה. המחיר בתנועות אלה הוא המחיר ללא עלות המכס. בשני הדוחות המחיר הוא בשקלים (מחירי מט"ח מתורגמים לשקלים, משום שדוח ערך מלאי אמור להיות במטבע אחד).


שגיאות בעת הפקת דוח לחישוב ערך מלאי

 

בעת הפקת חישוב ערך מלאי, חשבשבת עלולה להודיע על השגיאות הבאות:

 

אין מספיק קניות לחישוב

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת FIFO ויתרת המלאי קטנה מהסכום של כל הקניות שנמצאות בקובץ (כולל יתרת פתיחה).
סיבה אפשרית:
המלאי נובע מחשבונית זיכוי. במקרה זה יש לתקן באמצעות רישום שתי תנועות מלאי – תנועת יציאה כללית שמבטלת את חשבונית הזיכוי ותנועת יתרת פתיחה.

 

בתאריך dd/mm/yy הערך מלאי שלילי. לא ניתן לחשב ערך מלאי

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע, ובאחד הימים יתרת המלאי היא שלילית. כאשר היתרה שלילית אין משמעות לחישוב בשיטת הממוצע הנע.
יש לתקן את רישומי המלאי באמצעות תנועות מלאי או ע"י הפקת המסמכים הרלוונטיים.

 

אין כניסות רכש בתחילת החישוב

שגיאה זו מוצגת כאשר מפיקים חישוב ערך מלאי בשיטת הממוצע הנע, ולפריט לא נרשמו כלל כניסות למלאי. אם קובץ הפריטים כולל פריטים בגינם לא מנהלים מלאי, כדוגמת פריט שירות, יש להוציא אותם מחתך הפריטים בדוח ערך מלאי.

 

התאמות בנקים וניתוח יתרות

 בתוכנת חשבשבת ERP התאמות הבנקים וניתוח היתרות של כרטיסי החשבון מתבצעים ברצף.
לדוגמה, שקים שהיו פתוחים בקופת השקים נכון לתאריך 31/12/16 יסגרו במהלך שנת 2017.
התוכנה מאפשרת להפיק דוח שמפרט מה היה הרכב השקים הפתוחים בקופה נכון לתאריך 31/12/16.
תוכנת חשבשבת חלונות כוללת 2 דוחות:

  1. דוח התאמות בנק.
  2. דוח ניתוח כרטיסים.

 

הפקת הדוחות מתבצעת מתוך תפריט דוחות > דוחות הנה"ח > התאמות בנקים וניתוח כרטיסים:

37

 

להפקת דוח התאמות המפרט את התנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך מסוים מסמנים בחלון הנ"ל את הסעיף: הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד תאריך אסמכתא: dd/mm/yy.

בסעיף זה מציינים את התאריך עבורו מעוניינים לדעת את הרכב התנועות הפתוחות, בדוגמה הנ"ל: 31.12.16. חשבשבת תציג דוח המפרט את התנועות הפתוחות נכון לתאריך זה, גם אם התנועות נסגרו במהלך שנת הכספים 2017.

על מנת שנתוני הדוח יוצגו בצורה תקינה חובה לפעול בהתאם לכללים החשבונאיים המקובלים בעת ביצוע התאמת בנק. כלומר, ניתן לבצע בהתאמה אחת סגירה של תנועות משנת 2016 מול תנועות משנת 2017 (לדוגמה: הפקדה שהתבצעה ב- 30.12.16 ובאה לידי ביטוי בבנק רק ב- 1.1.17), אך לא ניתן באותה התאמה לכלול גם תנועות סגירה משנת 2017 בלבד.

 

כיצד מאתרים התאמות בנק הכוללות התאמה אחת של תנועות משנת הכספים 2016 ותנועות משנת הכספים 2017?
פתרון זה מיועד למשתמשי מהדורה 2015a-SP5 ומעלה

בתפריט הנהלת חשבונות > התאמות וניתוח כרטיסים בוחרים איתור ומחיקת התאמות בנק.

בחלון הבא בוחרים בסעיף איתור לפי מפתח חשבון. רושמים את מפתח החשבון של הבנק ומסמנים את הסעיף:
רק התאמות שכוללות תנועות גם לפני וגם אחרי ובתאריך כותבים 31/12/16.

38

 

כעת יוצגו רק התאמות המכילות תנועות משנת 2016 ושנת 2017.
ניתן למחוק את ההתאמה הספציפית ע"י לחיצה על כפתור מחיקה, או את כל ההתאמות מסוג זה באמצעות לחיצה על הכפתור מחיקת כל ההתאמות בחתך.

במקרה שבו התאמה מכילה תנועות הן לשנת 2016 והן לשנת 2017 ומפיקים התאמות בנקים עם סימון הסעיף "הגבלה לתנועות שנסגרו עד תאריך 31/12/16 מוצגות כל התנועות מההתאמה כפתוחות, על אף שבפועל התנועות סגורות.

 

איתור המחאות בקופה – שקים משנת 2016 שטרם הופקדו

 בסוף שנת מס יש לפרט את השקים בקופה נכון לתאריך 31.12.2016. את הדוח הבא ניתן להפיק כל זמן שהשקים טרם הופקדו לבנק.

להפקת דוח המפרט את השקים בקופה יש לבחור בתפריט דוחות > דוחות קופה > איתור המחאות בקופה.
בחלון הבא לא מגבילים חתך ועוברים ללשונית השנייה חתך השדות:

39

בחלון זה יש להגביל תאריך קבלה עד – 31.12.16 (סוף שנת הכספים).

40

ברירת המחדל היא מיון השקים לפי תאריך המחאה והדפסה למסך. אם ברצונם לשנות נתונים אלו יש לבחור בלשונית מאפייני הדפסה.

להצגת הנתונים יש לבחור בכפתור הפקה.

הערה: אם ברצונכם להציג דוח נפרד לשקים שתאריך פירעונם הוא שנת 2016 ודוח אחר לשקים שתאריך פירעונם בשנת 2017 תוכלו לעשות זאת באמצעות הגבלת השדה תאריך המחאה (במסך חתך שדות הראשון).

 

דוח ניתוח כרטיסים – להצגת המחאות בקופה נכון לתאריך 31.12.16 יעיל לעסקים שהפקידו שקים דחויים משנת 2016 בשנת 2017

כאמור, היות וחשבשבת תוכנה רב שנתית ניתן להמשיך לעבוד כרגיל. עסקים שהספיקו להפקיד שקים דחויים משנת 2016 בשנת 2017 אינם יכולים להפיק דוח המחאות בקופה. שק שהופקד נרשמת בגינו התאמה באופן אוטומטי. על מנת לאתר את מצב הקופה נכון לתאריך 31.12.2016 יש לפעול באופן הבא:

בתפריט דוחות הנה"ח > דוחות התאמות וניתוח כרטיסים > דוח ניתוח כרטיסים

41

בחלון דוח זה יש לבצע את ההגבלות הבאות:

מפתח חשבון: בסעיף זה רושמים את מפתח החשבון של כרטיס קופת שקים בו משתמשים במערכת הקופה.

יש לסמן את הסעיף הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד לתאריך ולציין בתאריך 31.12.2016.
סימון סעיף זה גורר הצגת תנועות שהיו פתוחות נכון לתאריך 31.12.16 על אף שבשלב זה יתכן והתנועות כבר נסגרו.

ברירת המחדל של דוח זה היא הצגת נתונים בשקלים. בכרטיסים המנוהלים במט"ח יש לסמן את הסעיף סכום במט"ח ולבחור את המטבע הרצוי.

כעת עוברים ללשונית מאפייני הדפסה.

42

בחלון זה קובעים להיכן יודפס הדוח, כמו כן ניתן לקבוע באמצעות חלון זה:

מיון התנועות הפתוחות לפי:
ברירת המחדל היא הצגת התנועות הפתוחות לפי תאריך. דוח זה מציג את רשימת השקים הפתוחים לפירעון עתידי, כדאי להפיק את הדוח ממוין על פי תאריך ערך.

הצגת שדה אסמכתא: בסעיף זה קובעים האם תוצג אסמכתא 2 או אסמכתא 3 בדוח. היות ומספר הקבלה נרשם בחשבשבת באסמכתא 2 מומלץ להציג שדה זה בדוח.

להצגת נתוני הדוח יש לבחור בכפתור הפקה.

 

מדוע קיים הפרש בין יתרת בנק וכרטיס בנק בסוף שנה?

ההפרש בין אישור הבנק לבין היתרה בכרטיס הבנק בסוף שנה נובע מהפתוחים בבנק ובספרים.

יתרת הבנק אינה כוללת את הדחויים לגביה ולפרעון הרשומים בכרטיס הבנק שלכם.

יש לנטרל סכומים אלה באופן הבא:

עליכם למצוא את הפתוחים ליום 31/12/2016 לפי ההסבר מטה.

יש להעביר את יתרת הפתוחים הנובעים משקים לשנת 2017 לכרטיסי חשבון שקל"ג ו-שטל"פ

)כל אחד מהם בסכום כולל). תאריך הפקודה –  31/12/2016 אסמכתא וערך.

פעולה הפוכה יש לרשום ליום 01/01/2017.

דוגמא: יש 5 שקים לפרעון בשנת 2017 ע"ס כולל של 18,000 ₪

יש 20 שקים לגביה בשנת 2017 ע"ס כולל של 35,000 ₪

הפקודות שתרשמנה:

 

חובה זכות תאריך סכום
בנק שקל"פ 31/12/2016 18,000
שקל"פ בנק 01/01/2017 18,000
שקל"ג בנק 31/12/2016 35,000
בנק שקל"ג 01/01/2017  35,000

 

אילו תנועות בבנק היו פתוחות בספרים ב- 31/12/2016?

הדוח מופק בחשבשבת בתפריט דוחות < דוחות הנה"ח < התאמות בנק וניתוח כרטיסים.

בדוח התאמות בנק (לבנק הרלוונטי) בוחרים בסעיף הגבלת הדוח להתאמות שנסגרו עד תאריך :

ובסעיף זה מגבילים את התאריך לסוף השנה (כפי שמודגש במסך למטה)

43

בעת הפקת הדוח, חשבשבת תשחזר את התנועות הפתוחות כפי שהיו בסוף השנה (גם אם הן נסגרו לאחר מכן).

לדוגמה: בחודש דצמבר 2016 הפקידו שיק דחוי של לקוח שמועד פירעונו בחודש ינואר 2017.

השיק נפרע ב-2017 ובמערכת ההתאמות סומנה התאמה. בתאריך כלשהו ב- 2017

ניתן להפיק את הדוח ולהגביל אותו להתאמות שנסגרו עד תאריך אסמכתא 31.12.2016.

חשבשבת תציג את השיק הנידון ברשימת הפתוחים בבנק על אף שהשיק נסגר,

משום שבתאריך 31.12.2016 הוא היה עדיין פתוח.

 

כיצד מקבלים במאזן יתרת כרטיס בנק כמו יתרת הבנק (ללא השקים הדחויים לגבייה ולפרעון?)

מעבירים את הסכום הכולל של השקים לגביה לכרטיס המתאים ביום 31/12/2016 ומחזירים את הסכום הזה ב- 1/1/2017

ואותו דבר רושמים לגבי שקים לפרעון (ראו רישום הפעולות מטה(.

מס  חובה זכות תאריך + ערך סכום
1 שיקים לגבייה בנק 31/12/2016 סה"כ שיקים דחויים
2 בנק שיקים לפירעון 31/12/2016 סה"כ שיקים לפירעון

 

 

בתאריך 1.1.2017 מבטלים את שתי הפקודות הנ"ל (בשדה תאריך אסמכתא רושמים: 1.1.2017).

מס  חובה זכות תאריך + ערך סכום
1 בנק שיקים לגבייה 1/1/2017 סה"כ שיקים דחויים
2 שיקים לפירעון בנק 1/1/2017 סה"כ שיקים לפירעון

 

 

העברת הכנסות והוצאות

תוכנת חשבשבת ERP מסוגלת לנהל בקלות מסדי נתונים (חברות) המכילים מיליוני תנועות. לפיכך, המלצתנו היא לנהל את החברות באופן רב שנתי.
כלומר, אין צורך לפתוח חברה מדי שנה כי אם להמשיך לעבוד ברצף על נתוני החברה. יחד עם זאת, יש לאפס בתחילת שנת המס החדשה את יתרת הכרטיסים התוצאתיים (הכנסות והוצאות). לשם כך נועדה התוכנית העברת הכנסות. קודם הפעלת סעיף זה יש לקבוע מספר הגדרות בסיסיות בהגדרות החברה.
יש להפעיל את סעיף העברת הכנסות רק לאחר שנרשמו כל המסמכים ופקודות היומן הרלוונטיים לכרטיסי ההכנסות וההוצאות בשנת 2016. להלן סדר הפעולות שיש לבצע:

 

הגדרות כלליות

בתפריט הגדרות בוחרים בסעיף הגדרות חברה. בחלון הגדרות חברה בוחרים בלשונית: הגדרות כלליות – המשך:

44

החלק השמאלי של חלון זה מתייחס לנושא העברת הכנסות. להלן הסברים אודות השדות בחלון זה:

 

בסעיף זה בוחרים האם סגירת השנה תתבצע לפי תאריך האסמכתא (שכיח יותר) או לפי התאריך הנוסף בפקודת היומן (שיטה זו מתאימה בעיקר לחברות ציבוריות).

 

סגירת שנה לפי
מסמנים סעיף זה כאשר מעוניינים שהתוכנה תציג התרעה באם לא תתבצע העברת שנה בתאריך ההעברה שמופיע בסעיף 'תאריך העברה הבא'. להתריע על העברות שנה שיש לבצע
 

סעיף זה מופיע רק כאשר מסמנים את הסעיף הקודם. הסעיף קובע את מספר הימים לאחר תאריך ההעברה הבא שבו תוצג הודעה על העברת שנה שיש לבצע.

 

 

הצגת הודעת התרעה

חשבון העודפים הוא הכרטיס אליו מועברות יתרות הכרטיסים התוצאתיים. בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים.

 

חשבון עודפים
סעיף זה מיועד לחברות המיישמות את תקן IFRS (תקן דיווח חדש המוסיף לדוח רווח והפסד רווחים או הפסדים משערוך נכסים להשקעה) ומעוניינות להעביר את יתרת הכרטיסים התוצאתיים של IFRS להון ועודפים. גם בחשבון זה יש לבחור חשבון ראשי: עודפים. חשבון עודפים IFRS

 

בסעיף זה קובעים כל כמה זמן מבצעים סגירת שנה: שנתי – עבור פעם בשנה, רבעוני – עבור פעם ברבעון, וחודשי – מדי חודש.

 

תדירות העברת שנה
התאריך הבא בו יש לבצע העברת שנה. תאריך זה מתעדכן באופן אוטומטי בעת ביצוע העברת השנה על פי התדירות שנקבעה בסעיף הקודם. יחד עם זאת, ניתן לעדכן ידנית את תאריך ההעברה הבאה. תאריך ההעברה הבאה

 

בדיקת אינדקס חשבונות

תוכנית העברת הכנסות מאפסת את יתרת הכרטיסים התוצאתיים. כרטיס תוצאתי הוא כרטיס שהחשבון הראשי שלו הוא אחד מהחשבונות הראשיים הבאים:
? הוצאות
? הכנסות חייבות במע"מ
? הכנסות פטורות ממע"מ
? מימון / ריבית
? הכנסות חייבות במע"מ ופטורות ממקדמות
? הכנסות פטורות ממע"מ ופטורות ממקדמות
? הכנסות פטורות שאינן מדווחות למע"מ
? עסקאות חייבות שדווחו
? עסקאות פטורות שדווחו
? הכנסות חשבונית עצמית
? הפרשי שער / תרגום
? עמלות בנק
? הכנסות חייבות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
? הכנסות פטורות מעמ שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)
? הוצאות שהועברו מעבודות בביצוע (רלוונטי רק למשתמשי מהדורה 2017 ואילך)

לפני שמפעילים את תוכנית העברת הכנסות מומלץ להפיק אינדקס חשבונות ולוודא שהגדרת החשבונות הראשיים תקינה.
בתפריט דוחות דוחות הנה"ח בוחרים בדוח: אינדקס חשבונות.

45

בטור חשבון ראשי מוודאים שלכל כרטיס חשבון משויך החשבון הראשי המתאים (בהתאם לרשימה הנ"ל).
חובה לוודא שאין כרטיסים אחרים שבטעות הוגדר להם חשבון ראשי מקבוצת החשבונות התוצאתיים.

 

העברת הכנסות והוצאות

 אין צורך לבצע את ההעברה בסוף היום האחרון של השנה.
ניתן להמשיך ולעבוד כרגיל בשנת 2017, ולהמתין עם ביצוע ההעברה עד אשר נערכו רוב הבדיקות וההתאמות של השנה הקודמת.
העברת היתרות יכולה להתבצע במספר שלבים, כך שאין צורך להמתין למאזן מושלם כדי לבצע את התהליך.

אם לאחר ביצוע ההעברה תוסיפו תנועות לשנה הקודמת, תוכלו לבצע שוב את פעולת ההעברה, וחשבשבת תדע אילו פעולות נוספו מאז ההעברה הקודמת ותבצע את ההשלמה.

לפני שמפעילים את סעיף העברת יתרות הכנסות והוצאות חובה לבצע בדיקת נתונים ולוודא שנתוני החברה תקינים. אם הבדיקה לא הסתיימה בהצלחה, יש לפנות לסניף השירות ולטפל בשגיאות שפורטו.
העברת הכנסות והוצאות מתבצעת תוך דקות באמצעות תפריט הנהלת חשבונות > העברת הכנסות. המסך הבא יופיע:

46

להלן הסבר אודות השדות בחלון זה:

ניתן להעביר את היתרות לשנה הנקבעת על ידי שדה תאריך (ברירת המחדל בהגדרות החברה) או על ידי שדה תאריך נוסף (מתאים בעיקר לחברות בורסאיות) סגירת שנה לפי:
בשדה זה יופיע תאריך ההעברה הבאה מהגדרות החברה. התוכנה מציגה את התאריך על פי הגדרות החברה (התאריך מתעדכן בעת ביצוע העברת הכנסות לפי המועד שנקבע בהגדרות שנתי, רבעוני או חודשי).

 

יתרת כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך
מפתח חשבון של כרטיס עודפים כפי שהוגדר בהגדרות חברה. ניתן לרשום חשבון אחר בתנאי שהחשבון הראשי של הכרטיס הוגדר עודפים.

 

חשבון יתרת מאזן
ניתן להעביר יתרות כרטיסים תוצאתיים של IFRS להון ועודפים. מפתח החשבון המופיע בסעיף זה הוא בהתאם להגדרה בהגדרות החברה (אינו רלבנטי לרוב החברות). חשבון יתרת מאזן IFRS

 

בסעיף זה מופיעים שלושה תאריכים, שלוש אסמכתאות ופרטים לפקודת היומן. ברירת המחדל של התאריכים היא על פי המוגדר בהגדרות הכלליות של החברה. פרטים לתנועות

 

להצגה ובדיקת נתוני הכרטיסים שעבורם תועבר יתרה לחשבון העודפים בוחרים בכפתור הפעלה.
ניתן,כאמור, בהמשך לבדוק את התנועות לפני ההעברה בפועל. עסקים המעבירים יתרות גם עבור כרטיסי IFRS יסמנו את הסעיף להציג טורים IFRS.

47

דוח יתרות כרטיסי הכנסות והוצאות לתאריך:

48

דוח זה מציג את רשימת הכרטיסים התוצאתיים ומפרט את יתרתם השקלית ויתרת המט"ח. רק לאחר בדיקת נתוני הדוח ניתן להפעיל את תוכנית העברת הכנסות.
אישור נתוני הדוח יתבצע ע"י רואה החשבון של החברה.

יש לוודא שכל הכרטיסים הרלוונטיים מופיעים בדוח ושהיתרות תקינות.
התוכנה מציגה, עבור כל כרטיס הכנסה או הוצאה, תנועת יומן שמאפסת את יתרת הכרטיס ומעבירה את היתרה לחשבון עודפים. התנועות נרשמות במנה 9998. כמו מנה 9999 (המנה שבה נרשמות התנועות בגין מסמכים שמפיקה התוכנה), גם במנה זו התנועות נרשמות ישירות בקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות בתנועות חד-צדיות (תנועות חד-צדיות לזכות או לחובת כל אחד מכרטיסי ההכנסה וההוצאה), כנגד תנועה חד-צדית מרוכזת (תנועה אחת לכל מט"ח) לזכות או לחובת כרטיס עודפים.

לא ניתן להפעיל אפשרות זו אם קיימות מנות במאגר זמני המכילות תנועות הרלוונטיות לשנת המס הנוכחית. במקרה זה תוצג ההודעה הבאה: 'יש מנות במאגר זמני בתאריך נמוך מתאריך ההעברה, יש לקלטן לפני פעולה זו'. בחירה בכפתור אישור מציגה חלון ובו פירוט התנועות במאגר זמני. בחלון זה מידע גם אודות מספר התנועה והמנה בה נמצאות התנועות. ניתן להדפיס רשימה זו ע"י בחירה בכפתור המדפסת. רק לאחר קליטת כל התנועות לקובץ הקבוע ניתן לבצע העברת הכנסות והוצאות.

56כדאי לדעת!

 

  1. תנועות העברת הכנסות נרשמות למנה 9998. התנועות במנה זו נרשמות לקובץ הקבוע. פקודות היומן נרשמות כתנועות חד-צדיות. בכרטיסים המנוהלים במספר מטבעות, רושמת התוכנה פקודת יומן נפרדת לכל מטבע.
  2. העברת הכנסות מתבצעת כאמור לכרטיסים תוצאתיים בלבד. חשבשבת קובעת האם כרטיס חשבון הוא תוצאתי בהתאם להגדרת החשבון הראשי של כרטיס החשבון.
  3.  49      בחירה בכפתור זה מציגה את רשימת סגירות השנה שבוצעו עד כה. במקרים בהם נרשמו תנועות לשנה בה התבצעה סגירת שנה, תציג חשבשבת בסעיף פרטים את ההודעה: 'נוספו תיקונים לאחר התאריך'. במקרה כזה יש לבצע שוב סגירת שנה לאותו תאריך.
  4. ביטול העברה לתאריך אחרון. כפתור זה משמש לביטול העברת השנה האחרונה שבוצעה. באמצעות פקודת סטורנו. מומלץ לא לבצע ביטול העברה אחרונה ! אלא אם כן טעיתם בתאריך סגירת השנה בפעם הקודמת. במקרים בהם נרשמו תנועות יומן נוספות לאחר העברת הכנסות והוצאות, יש לבצע שוב סגירת שנה. חשבשבת תרשום תנועות נוספות עבור הסכומים הנוספים.
  5. בדוחות הקבועים של הנה"ח ובמחוללים ניתן לבחור האם להתחשב בפעולות סגירת שנה או לא. בדוחות קיימות האפשרויות הבאות:
כאשר בוחרים באפשרות זו יתרת הפתיחה של הכרטיסים התוצאתיים היא 0.

 

כולל תנועות העברת הכנסות
התוכנה תתעלם מהעברת הכנסות. מיועד גם למקרים בהם מעוניינים להפיק דוחות רציפים מעבר לשנה בודדת. לדוגמה: דוח מכירות המציג בכל טור את יתרת המכירות לכל שנה.

 

לא כולל תנועות העברת הכנסות
מיועד למקרים בהם מעוניינים להגביל את העברת ההכנסות/ הוצאות לתאריך מסוים. לדוגמה, התבצעה העברת הכנסות לשנת 2016, אך מעוניינים להציג דוח רווח והפסד לשנת 2016. במקרה זה לא נכלול בדוחות את ההעברות שנעשו בסוף 2016. כולל תנועות העברת הכנסות עד לתאריך

 

כיצד מטפלים בחשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת הכנסות ומתייחסות לשנת הכספים הקודמת ואיזו התראה תציג חשבשבת?

חשבוניות רכש שהתקבלו לאחר העברת ההכנסות רושמים בתוכנה באופן רגיל באמצעות פקודות יומן או באמצעות מסמכי רכש.

 

חשבשבת מנהלת מעקב אחר סגירות השנה שהתבצעו. כאשר התוכנה מזהה שנרשמו תנועות בתאריך הקודם לתאריך העברת הכנסות היא מציגה הודעה מתאימה.
מעקב זה בא לידי ביטוי הן בקליטת פקודות יומן והן בכניסה לחברה כפי שמוסבר להלן:
קליטת מנה
בעת קליטת המנה לקובץ הקבוע, התוכנה בודקת האם נרשמו במנה תנועות לכרטיסים תוצאתיים בתאריכים הקודמים לתאריך העברת שנה.
במקרים אלה התוכנה מציגה את החלון הבא:

50

אם אכן נרשמו פקודות יומן עם תאריכי אסמכתא שקודמים למועד סגירת השנה, יש לקלוט את המנה ולבצע פעם נוספת העברת הכנסות לתאריך 31.12.16.

 

כניסה לחברה

בעת בחירת חברה מספריית החברות התוכנה בודקת האם נרשמו פקודות יומן לתאריכים הקודמים לתאריך סגירת השנה.
ההודעה הבאה תוצג אם קולטים חשבוניות רכש מהשנה הקודמת באמצעות מסך חשבונית רכש
(כיוון שהחשבונית תרשם בפקודת יומן 9999 ולכן לא תוצג התראה בעת קליטת פקודת היומן):

51

במקרה זה יש לשוב ולבצע העברת הכנסות לתאריך בו בוצעה העברה האחרונה.
לא ניתן לבצע העברה לתאריך חדש עד לתיקון ההעברה הקודמת.
במקרים אלה במסך העברת הכנסות יירשם תאריך ההעברה עבורו נרשמו תנועות התיקון כברירת מחדל.

 

גיבויים בתוכנת חשבשבת ERP

 

אחד הסיכונים הגדולים בעבודת מחשב הוא איבוד כל הנתונים עקב קלקול בדיסק הקשיח במחשב. על כן, חובה לערוך גיבויים מדי יום. הגיבוי נעשה דרך התפריט בתוכנת חשבשבת. תוכנת חשבשבת מפעילה את תוכנת הגיבוי של כלי הניהול של SQL. חשבשבת יוצרת קובץ גיבוי בדיסק הקשיח לכל יום שבו מופעל הגיבוי. מומלץ שאיש המחשוב של העסק יבדוק את תאריכי הגיבוי וימחק קבצים ישנים (לאחר שווידא שהם הועתקו לאמצעי גיבוי חיצוניים) על מנת לפנות מקום בדיסק הקשיח.
שלב א: בדיקת נתונים

בשלב ראשון יש להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפני גיבוי.
תוכנית זו סורקת את קובצי הנתונים ומודיעה על תקלות. אם מנהלים מספר חברות, יש לבצע את הבדיקה לכל חברה בנפרד.

לביצוע הבדיקה בוחרים בתפריט כללי בסעיף בדיקת נתונים.

52

מומלץ לבצע בדיקה לכל הסעיפים הנדרשים, כפי שמציגה ברירת המחדל במסך זה.

בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בחשבונות:
סעיף זה נועד לדוח מע"מ PCN874 וכן למשתמשי מערכת מבזק ומערכת 1000.
התוכנית סורקת את כרטיסי החשבון ובודקת שמספר העוסק מורשה שנרשם בכרטיס החשבון תקין על פי הגדרות רשות המיסים.
בדיקת תקינות מספר עוסק מורשה בתנועות:
בהמשך לסעיף הקודם התוכנה סורקת גם את תנועות היומן ובודקת האם מספרי העוסק מורשה שנרשמו בתנועות תקינים.

להמשך בוחרים בכפתור הפעלה.

בסיום הבדיקה, אם הכל כשורה, מוצגת הודעה: הבדיקה הסתיימה והנתונים נמצאו תקינים.
כאשר במקום הודעה זו מוצג חלון רשומות לא תקינות יש ליצור קשר עם סניף השירות.
לקוחות המבצעים התאמות בנק וניתוחי כרטיסים צריכים לסמן את הסעיפים:

  • בדיקת התאמות בנקים
  • בדיקת ניתוחי כרטיסים

 

שלב ב: גיבוי לבסיס הנתונים

לביצוע הגיבויים בוחרים בתפריט כללי בסעיף גיבוי לבסיס הנתונים.

53

להלן הסבר אודות הסעיפים השונים במסך זה:

גיבוי חברות

באמצעות סעיף זה ניתן לבחור האם לגבות רק את החברה הנוכחית או כמה חברות.
לגיבוי כל החברות בוחרים בסעיף גיבוי מספר חברות ולאחר מכן בוחרים בכפתור סימון כל החברות.
גיבוי ספריית חברות סעיף זה מסומן כברירת מחדל לגיבוי, כיוון שספריית החברות מכילה הגדרות כלליות על החברות. חובה לבצע גיבוי זה. ללא גיבוי ספריית חברות קשה מאוד לשחזר באופן מלא ומהיר את הנתונים במקרה של תקלה.

 

גיבוי פורמטי הדפסה סעיף זה מיועד לעסקים המפיקים מסמכים ודוחות שעוצבו באמצעות מחולל המסמכים.
גיבוי דוחות מחולל באמצעות סעיף זה מגבים את כל הדוחות שנבנו במחולל ובאשף הדוחות בתוכנה.
גיבוי נתוני שבא סעיף זה מיועד ללקוחות המקבלים תשלומים באמצעות ש.ב.א

 

גיבוי חשבוניות בחתימה דיגיטלית על פי הוראות ניהול ספרים, יש לשמור העתקים של חשבוניות מקור שנשלחו באמצעות דוא"ל ע"ג המחשב במשך 7 שנים. עסקים המפיקים חשבוניות דיגיטליות נדרשים לסמן סעיף זה. בנוסף, מומלץ לגבות את מחיצת InvPdf שתחת המחיצה המשותפת Rep. במחיצה זו נשמרים העתקי המסמכים של החשבוניות הדיגיטליות שהופקו בחשבשבת.

 

מומלץ לגבות את כל החברות, את ספריית החברות, את פורמטי ההדפסה ואת הדוחות שנבנו במחוללי הדוחות. עסקים העושים שימוש בשירותי ש.ב.א יסמנו סעיף זה גם כן.
בצד שמאל של המסך קובעים את סיומת שמות קבצי הגיבוי והמחיצה שבה ישמרו הגיבויים.

 

סיומת קובץ מאפיינת לגיבוי

סיומת הקובץ היא תאריך היום שבו מתבצע הגיבוי. לדוגמה: 161216_ עבור 16/12/16. מומלץ לא לשנות את סיומת הקובץ, שכן בשיטה זו נשמר קובץ גיבוי חדש לכל יום. וניתן לאתר בקלות את תאריכי הגיבוי והקבצים הרלוונטיים לכל יום. עסקים המעדיפים לשנות את סיומת הקובץ יוכלו לעשות זאת במסך זה תוך התייעצות עם איש המחשבים של העסק.
מחיצת יעד לגיבוי על שרת SQL מחיצת הגיבוי במסד הנתונים MS SQL צריכה להימצא בכונן הפיזי של שרת ה- SQL. ניתן לקבוע מחיצה לגיבוי באמצעות הכפתור המופיע משמאל למחיצת היעד. בסעיף זה מוצגת המחיצה שנקבעה בעת הגיבוי האחרון.

 

ברירת המחדל של התוכנה היא גיבוי לחברה נוכחית. לכן, מומלץ בסיום קביעת ההגדרות הנ"ל לבחור בכפתור שמירה. בפעם הבאה שמפעילים את תוכנית הגיבוי ניתן יהיה לשלוף את הגדרות הגיבוי באמצעות בחירה בכפתור שליפה. עסקים שמגבים את כל החברות או קבוצת חברות מתבקשים לשוב ולשמור את הגדרת החברות לגיבוי בעת הוספת חברות חדשות.

 

לביצוע הגיבוי בוחרים בכפתור הפעלה.

 

בסיום פעולת הגיבוי חובה להעתיק את קבצי הגיבוי החדשים מהמחיצה בה נשמרו לאמצעי חיצוני: תקליטור, קלטת גיבוי, דיסק חיצוני או כל דרך אחרת המומלצת ע"י טכנאי המחשבים המשרת את העסק שלכם. יש להקפיד להוציא סט אחד של גיבוי מהעסק למקרה של שריפה, או גניבה, חלילה.

 

כל עוד קיים גיבוי תקין ומלא על אמצעי חיצוני זמין, גם בתקלות חמורות של אובדן מוחלט של המחשבים, ניתן לחזור לעבודה שוטפת במהירות ובקלות.

 

 

אנו מאחלים לכם הצלחה רבה בהפעלת הגיבויים ומקווים שלא תזדקקו להם במהלך השנה

ניתן להגדיר תוכנית הפעלת גיבויים אוטומטית באמצעות סעיף משימות להפעלה מאוחרת בתפריט הגדרות.

 

חשבשבת לא תטפל בנתוני חברה שלא ביצעה גיבויים כנדרש