ממשק קלט תנועות המלאי מאפשר לייצא מתוכנות זרות ולייבא לחשבשבת תנועות מלאי ומסמכים. התנועות מועברות ישירות לקבצים הקבועים בחשבשבת.

 בעת קליטת ממשק יש להחליט:

  1. האם לפתוח כרטיסי חשבון חדשים לחשבונות שמופיעים בתנועות המיובאות, אך לא קיימים בחשבשבת.
  2. האם לפתוח כרטיסי פריט חדשים לפריטים שמופיעים בתנועות המיובאות, אך לא קיימים בחשבשבת.

 אם בוחרים לפתוח חשבונות חדשים או פריטים חדשים ירשם בשם החשבון או בשם הפריט: "נפתח בעת קליטת נתונים מתוכנה אחרת".

אם וחרים לא לפתוח חשבונות חדשים או פריטים חדשים, ובקובץ הנקלט קיימים חשבונות ופריטים חדשים, התוכנה תציג פלט שגויים לתנועות שבהן מופיעים מפתחות שאינם קיימים בחשבשבת.

שם קובץ הממשק:        IMOVEIN.DOC

שם קובץ הפרמטרים:    IMOVEIN.PRM

 מבנה קובץ הפרמטרים:

 בשורה הראשונה יש לרשום את גודל הרשומה בקובץ הממשק.

בשורות 2 – 52 יש לרשום את מיקום השדות ברשומה לפי הטבלה הזו:

שורה    שם השדה                    אורך מקסימלי               תוכן                  הערות             

2          מפתח לקוח                          15                    אלפא נומרי

3          מס' מסמך                            9                      נומרי

4          סוג מסמך                             2                      נומרי                לפי טבלה בהמשך

5          שם לקוח                              50                    אלפא נומרי

6          כתובת                                 50                    אלפא נומרי        רחוב ומס' בית

7          עיר                                     50                    אלפא נומרי

8          אסמכתא 2                           9                      נומרי

9          תאריך אסמכתא                    10                    תאריך               בגבולות ההגדרות

10        תאריך ערך                           10                    תאריך               בגבולות ההגדרות

11        סוכן                                     9                      נומרי

12        מחסן                                   9                      נומרי

13        פרטים                                 250                  אלפא נומרי

14        מחסן מקור                           9                      נומרי

15        סוכן לבנים                            9                      נומרי

16        מחירון לבנים                         1                      נומרי

17        % הנחה כללית                      2.2                   עשרוני

18        % מע"מ                               2.2                   עשרוני

19        מס' עותקים                           2                      נומרי

20        מטבע המסמך                        4                      מטבע               לפי טבלת מטבעות

21        שער המסמך                          5.4                   עשרוני

22        מפתח פריט                           20                    אלפא נומרי

23        כמות                                    6.3                   עשרוני              שונה מאפס

24        מחיר                                    6.3                   עשרוני

25        מטבע                                   4                      מטבע               לפי טבלת מטבעות

26        % הנחה                               2.2                   עשרוני

27        שער                                    5.4                   עשרוני

28        שם פריט                              100                  אלפא נומרי

29        יחידת מידה                           5                      אלפא נומרי

30        % מס קנייה                          3.2                   עשרוני

31        מפתח חליפי                          20                    אלפא נומרי       מוצמד לשמאל

32        % עמלה                               2.2                   עשרוני

33        אריזות                                 6.3                   עשרוני

34        פטור ממע"מ                         1                      נומרי                (1 פטור / 0 חייב)

35        טלפון                                  30                    אלפאנומרי

36        תאריך נוסף                          10                    תאריך

37        הערות                                 250                 אלפאנומרי

38        אסמכתא 3                           9                      נומרי

39        קוד תמחיר                           5                      אלפאנומרי

40        תאריך תפוגה                       10                    תאריך

41        אצווה                                  20                    אלפאנומרי

42        איתור                                  20                    אלפאנומרי

43        תאריך פג תוקף                    10                    תאריך

44        מספר טבוע                          20                    אלפאנומרי

45        טקסט נוסף 1                       50                    אלפאנומרי

46        טקסט נוסף 2                       50                    אלפאנומרי

47        טקסט נוסף 3                       50                    אלפאנומרי

48        טקסט נוסף 4                       50                    אלפאנומרי

49        טקסט   נוסף 5                     50                    אלפאנומרי

50        מספר נוסף 1                       9.3                   עשרוני

51        מספר נוסף 2                       9.3                   עשרוני

52        מספר נוסף 3                       9.3                   עשרוני

53        קו הפצה                              9                      נומרי

54        מספר שורה                          9                      נומרי

55        מס' שורת בסיס                     9                      נומרי

56        הערה נוספת בתנועה 1           50                    אלפאנומרי

57        הערה נוספת בתנועה 2           50                    אלפאנומרי

58        סכום נוסף בתנועה 1               9.3                   עשרוני

59        סכום נוסף בתנועה 2               9.3                   עשרוני

60        מס' ע.מ.                               9                      נומרי

61        מזהה תנועת בסיס                  9                      נומרי

62        דוא"ל איש קשר                     50                    אלפאנומרי

בדיקות מיוחדות והערות:

  •  לא ניתן לקלוט הזמנות של יבוא ויצוא ודוחות יצור.
  • בעת העברת מסמכי העברה בין מחסנים צריך לרשום בקובץ הממשק רק את תנועות הכניסה (מחסן היעד).  בעת קליטת הממשק יוצרת חשבשבת תנועות יציאה ממחסן המקור.  השדות מחסן לבנים וסוכן לבנים משמשים להעברת נתונים על מחסן המקור וסוכן המקור לתנועת היציאה שחשבשבת יוצרת.
  • השדות מפתח פריט, כמות, אסמכתא וסוג מסמך חייבים להופיע בכל שורה.
  •  שדה כמות אינו יכול להיות שווה לאפס.
  • שדה מפתח לקוח חייב להופיע ברשומת הממשק בעת העברת המסמכים הבאים: חשבונית מס, חשבונית סוכן, חשבונית ריכוז, חשבונית זיכוי, חשבון יצוא, חשבונית רכז, זיכוי רכש, חשבון יבוא, תעודת משלוח, תעודת משלוח סוכן, החזרה, תעודת משלוח רכש, החזרה רכש, הזמנה מלקוח, הזמנת סוכן, חשבונית שריון, הצעת מחיר והצעת מחיר רכש.
  • לא ניתן להעביר תנועות לפריטים שמוגדרים בחשבשבת כעצי חשבונית.
  • חשבונית מס קבלה לא תועבר עם פירוט אמצעי התשלום.  פירוט זה יועבר בנפרד לקובץ הקופה.  מכאן שאין אפשרות לשחזר חשבונית מס קבלה שהועברה מתוכנה אחרת עם אמצעי התשלום במסמך אחד.
  • לא ניתן להעביר מסמך מתוכנה אחרת לחשבשבת כך שתוך כדי העברתו הוא יסגור מסמך אחר. לדוגמא, חשבונית שהועברה מתוכנה אחרת לא יכולה לסגור תעודת משלוח שכבר קיימת בחשבשבת.
  • סוג המסמך קובע האם הכמות יוצאת או נכנסת למלאי ולכן יש לרשום כמות חיובית. רק עבור פעולות סטורנו (ביטול) יש לרשום כמות שלילית.
  • המחיר שנרשם הוא מחיר היחידה ברוטו (המחיר לפני הנחה).

טבלת קודי מסמכים בחשבשבת (עבור המבנה הגמיש)

קוד                               המסמך  

1                                  חשבונית מס

2                                  חשבונית מס/קבלה

3                                  חשבונית סוכן

4                                  חשבונית ריכוז

5                                  חשבונית זיכוי

6                                  חשבון יצוא

7                                  חשבונית רכש

8                                  זיכוי רכש

9                                  חשבון יבוא – כניסה ישירה

12                                העברה בין מחסנים (כניסה למחסן)

14                                יתרת פתיחה

15                                עדכון בעקבות ספירת מלאי

16                                כניסה כללית למלאי

17                                יציאה כללית מהמלאי

18                                כניסה למחסן ערובה

19                                יציאה ממחסן ערובה

20                                תעודת משלוח

21                                תעודת משלוח סוכן

22                                החזרה

23                                תעודת משלוח רכש

24                                החזרת רכש

30                                הזמנה מלקוח

31                                הזמנת סוכן

32                                הזמנת יצוא

33                                חשבונית שריון

34                                הזמנת רכש

35                                הזמנת יבוא

40                                הצעת מחיר

41                                הצעת מחיר רכש