כמה הרווחתי? – כיצד מפיקים דוחות רווחיות באמצעות חשבשבשת ERP?

חשבשבת מציעה מספר דוחות שבאמצעותם ניתן לחשב את רווחיות המכירות.

רווחיות של המכירות ללקוח או לקבוצת לקוחות

רווחיות של המכירות לפרויקט

רווחיות של המכירה בחשבונית מסוימת

כיצד מחשבים מה היה הרווח מהמכירות ללקוח מסוים, או לפרויקט מסוים?

מסד הנתונים של חשבשבת כולל רשומה עבור כל שורה בחשבונית. שורה זו כוללת את השדות הבאים:

  • מחיר נטו – מחיר מכירה סופי בש”ח (מחיר זה עשוי להיות שערוך של מחיר במט”ח, ולאחר הנחה בשורה והנחה נוספת בתחתית החשבונית);
  • מחיר קנייה אחרון – מחיר הפריט כפי שעודכן בתנועת הרכש האחרונה;
  • מחיר ערך מלאי – מחיר הפריט כפי שעודכן בדוח חישוב ערך מלאי האחרון. (בעת הפקת דוח ערך מלאי ניתן לעדכן את מחיר ערך המלאי ברשומת הפריט).

הרווח (הגולמי) הוא ההפרש בין מחיר המכירה לבין מחיר העלות, כאשר מחיר המכירה הוא המחיר נטו, ומחיר העלות הוא מחיר הקנייה האחרון או מחיר ערך מלאי.

כדי לחשב רווחיות בונים דוח טורי באמצעות אשף הדוחות, שכולל את הטורים הבאים:

  • מפתח פריט ושם פריט
  • מחיר נטו
  • מחיר עלות: מחיר ערך מלאי או מחיר קנייה אחרון
  • הפרש (מחיר מכירה פחות מחיר העלות בטור הקודם)
  • כמות שנמכרה
  • הפרש X כמות שנמכרה (= סה”כ הרווח לפריט)

מגבילים את חתך הדוח עבור הלקוחות או עבור הפרויקטים אותם בודקים.

אם מחשבים את מחיר העלות לפי מחיר ערך מלאי, ומפיקים חישוב ערך מלאי לעתים תכופות, ואם מפיקים את הדוח הנ”ל לגבי כל המכירות במשך שנה, התוצאה הסופית אמורה להיות קרובה לרווח הגולמי כפי שהוא מוצג בדוח רווח והפסד שנתי. ההפרש בין הדוחות נובע מעיגול מחירים, ומכך שמחיר ערך מלאי לעתים אינו מדויק, וזאת משום שבדרך כלל דוח חישוב ערך מלאי (עם עדכון רשומת הפריט) לא מופק מדי יום, ומשום שחלק מחשבוניות הרכש מעודכנות בדיעבד לאחר שכבר בוצעו כמה מכירות.

רווחיות המכירות של לפריט מסוים או של קבוצת פריטים

כיצד מחשבים מה היה הרווח מהמכירות של פריט מסוים?

ניתן לחשב רווחיות של המכירות לפריט, כפי שמחשבים את הרווח התפעולי בדוח רווח והפסד.

דוגמה: מעוניינים לחשב רווחיות של המכירות של קבוצת פריטים מסויימת (לדוגמה, פריטים שקוד המיון שלהם 300) לתקופה מסוימת (לדוגמה, רבעון מסוים).

  • מפיקים דוח חישוב ערך מלאי לתחילת התקופה לגבי הפריטים הנ”ל, ומעדכנים את מחיר ערך מלאי ברשומת הפריט.
  • באמצעות אשף הדוחות מפיקים דוח הכולל את הטורים הבאים: מחיר ערך מלאי (כפי שחושב בדוח הקודם), כמות בתחילת התקופה, מכפלה של שני הטורים הקודמים (= ערך מלאי בש”ח בתחילת התקופה). מעדכנים את ערך המלאי הנ”ל באחד משדות סכום נוסף.
  • פועלים באותו אופן לגבי סוף התקופה – מחשבים את ערך המלאי בסוף התקופה ומעדכנים את הסכום באחד משדות סכום נוסף.
  • לבסוף, מפיקים דוח הכולל את הטורים הבאים: סה”כ מכירות בתקופה הנדונה (סיכום של כל חשבוניות המכירה), סה”כ קניות בתקופה הנידונה (סיכום של כל חשבוניות הרכש ודוחות ייצור), ערך מלאי לתחילת התקופה, ערך מלאי לסוף התקופה, רווח גולמי. הרווח הגולמי הוא: המכירות פחות הקניות ועוד ההפרש בין המלאי בסוף התקופה לבין המלאי בתחילת התקופה.

אם מפיקים את הדוח הנ”ל לגבי שנה מלאה ולגבי כל הפריטים, הרווח הגולמי לפי דוח זה אמור להיות זהה לרווח הגולמי כפי שמוצג בדוח רווח והפסד (למעט שינויים קלים שנובעים מעיגול סכומים).

רווחיות של פריטים שהעסק מייצר

חשבשבת מאפשרת לחשב בצורה מדויקת את עלות המוצרים שהעסק מייצר. העלות של חומרי הגלם נקבעת באמצעות דוח חישוב ערך מלאי. העלות של המוצר המוגמר נקבעת לפי עלות חומרי הגלם, ועוד % מסוים עבור המכונות והעובדים. (ניתן לחשב את עלות המכונות והעובדים באמצעות דוחות הנה”ח).

בעת הפקת דוח ייצור חשבשבת מציגה כברירת מחדל את חומרי הגלם (הבנים), אך מאפשרת לתקן את הבנים אם חלו שינויים (לדוגמה, היה צורך בכמות גדולה יותר, כי חלק מחומר הגלם נשבר או נשפך, או שאחד המרכיבים הוחלף בפריט אחר). בכל עת ניתן להפיק דוח תכנון מול ביצוע. (דוחות > מחולל דוחות > מלאי> ניהול תצורה של עצי מוצר). דוח זה עורך השוואה בין המוצר התקני, כלומר המוצר כפי שהוא מתוכנן בעץ הייצור, לבין הייצור בפועל. כדי לחשב מה הייתה עלות הבנים יש לבנות באמצעות אשף הדוחות, דוח ששולף נתונים של תנועות ייצור (בנים), ומפרט את הכמות ואת מחיר העלות (מחולל דוחות > שיווק ומלאי > עצי מוצר > תכנון לעומת יצור בפועל).

גלגול מלאי (inventory turnover)

במסגרת בדיקת הרווחיות נהוג לחשב כמה פעמים המלאי של כל אחד מהפריטים “מתגלגל”, כלומר כמה פעמים בממוצע רוכשים ומוכרים כל אחד מהפריטים. ניתן להפיק דוח המפרט לגבי כל פריט, כמה פעמים הוא “התגלגל” בתקופה מסוימת, באפן הבא:

בשלב ראשון מחשבים את ערך המלאי הממוצע (של כל הכמות במלאי). לשם כך מחשבים את ערך המלאי במספר תאריכים, ושומרים את התוצאה באחד משדות סכום נוסף של הפריט. יש עסקים שמסתפקים בחישוב ערך המלאי בתחילת השנה ובסופה (חישוב ערך המלאי עבור המאזן השנתי), אך אם רוצים להגדיל את הדיוק אפשר לחשב את ערך המלאי בתאריכים נוספים (לדוגמה, אחת לחודש או אחת לרבעון). לאחר שמסיימים לחשב את ערך המלאי בתאריכים השונים, מחשבים את הממוצע, לדוגמה,

ערך המלאי בתחילת התקופה + ערך המלאי בסוף התקופה
——————————————————————-
2

לאחר שמחשבים את ערך המלאי הממוצע לכל פריט מפיקים באמצעות אשף הדוחות דוח טורי שכולל את הטורים הבאים: מפתח פריט ושם פריט, עלות המכר (= סה”כ קניות והייצור של הפריט בתקופה), ערך מלאי ממוצע (כפי שנקבע לעיל), סה”כ גלגולים (= עלות המכר חלקי ערך מלאי ממוצע).

הצמדה לאינפלציה בדוחות רווחיות

חשבשבת מאפשרת להצמיד לאינפלציה או לשערך למטבע מסוים את כל הדוחות שלה. במסגרת זו ניתן גם להפיק דוחות הכוללים אינפלציה צפויה. רושמים את % האינפלציה הצפויה במסך: הגדרות > עדכון שערים > הגדרת אינפלציה. בעת ההפקת בוחרים בשערוך.

הפסדים כתוצאה מאיחור בתשלום

ישנם לקוחות שלא פורעים את החובות שלהם במועד. כיצד מחשבים את ההפסד שנגרם כתוצאה מאיחורים אלה? הדרך המומלצת היא להשתמש בדוח חישוב ריבית (דוחות >דוחות הנה”ח>חישוב ריבית). דוח זה מאפשר לחשב ריבית על התנועות של כרטיס חשבון מסוים. (נוסף לכך הוא גם מאפשר לבדוק את חיוב הריבית בבנק).

חישוב הריבית נעשה כמו בבנק: קובעים ריבית חובה וריבית זכות, וניתן לקבוע גם קו חריגה שמעליו הריבית גבוהה יותר. היתרה מחושבת לפי תאריכי הערך של התנועות (בחשבונית תאריך הערך מציין את המועד בו יש לפרוע את החשבונית, ובקבלה תאריך הערך מציין את תאריך פרעון השיק או התשלום). אם כל התשלומים מתקבלים במועד, היתרה המצטברת בכל תאריך היא אפס. אם יש איחור, ישנם תאריכים בהם יתרה מצטברת גדולה מאפס. חישוב הריבית חל על יתרה זו. הריבית מציינת את ההפסד שנגרם כתוצאה מהאיחור.