איך מבטלים ומתקנים בתוכנת חשבשבת ERP?

להלן הסברים כיצד מבטלים ומתקנים מסמכים שונים שהופקו בחשבשבת.

ביטול קבלה

אם השיק עדיין לא הופקד, יש להפיק הוצאה מהקופה (ללקוח).

אם השיק הופקד, אך עדיין לא נפרע (שיק דחוי), מבקשים מהבנק להחזיר את השיק, מפיקים קבלה מהבנק (השיק חוזר לקופה), ולאחר מכן מפיקים הוצאה מהקופה (ללקוח).

אם השיק הופקד ונפרע בבנק, מפיקים שיק ללקוח.

אם התשלום התקבל בהעברה בנקאית, מפיקים שיק ללקוח (או מוסרים לבנק הוראה להעברה ישירה לבנק של הלקוח, ורושמים את פקודת היומן המתאימה).

אם חלה טעות ברישום הלקוח (כלומר, רשמו שהתשלום התקבל מלקוח א' במקום מלקוח ב'), מתקנים באמצעות פקודת יומן. לחילופין, ניתן להפיק קבלה לבנק עם העברה ישירה ללקוח.

אם התשלום התקבל במזומן, מותר להוציא כסף מזומן מהקופה ולהפקיד אותו ללקוח. לחילופין, ניתן לשלם ללקוח כפי שהוסבר בפיסקה הקודמת.

ביטול תשלום שהתקבל בכרטיס אשראי

אם הסליקה של כרטיסי האשראי מתבצעת באמצעות חשבשבת (מודול שב"א), מדפדפים לקבלה בה חלה הטעות, ובוחרים בכפתור זיכוי. בדרך זו הזיכוי מתבצע ע"י חברת כרטיסי האשראי.

אם הסליקה של כרטיסי האשראי אינה מתבצעת באמצעות חשבשבת, רושמים פקודת יומן.

תיקון תאריך בקבלה

רשמו קבלה על שיק עם תאריך ערך שגוי. כיצד מתקנים?

אם השיק עדיין לא הופקד, יש להפיק הוצאה מהקופה (ללקוח) ולאחר מכן קבלה חדשה עם תאריך תקין.

אם השיק הופקד, יש לתקן את התאריך בפקודות היומן של הקבלה ושל ההפקדה באמצעות תיקון תנועות.

 ביטול הפקדה

אם השיק הופקד, אך עדיין לא נפרע (שיק דחוי), מבקשים מהבנק להחזיר את השיק, מפיקים קבלה מהבנק, ולאחר מכן מפיקים הוצאה מהקופה (ללקוח).

אם השיק הופקד ונפרע בבנק, מפיקים שיק ללקוח.

 ביטול חשבונית מס

לפי הוראות ניהול ספרים יש לבטל חשבונית מס באמצעות זיכוי (ולשלוח את הזיכוי ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה).

ישנם עסקים שמתנגדים לנוהל הנ"ל, בטענה שהוא מגדיל בצורה מלאכותית את מחזור המכירות. אולם כאמור זו ההוראה של רשות המסים. יחד עם זאת, אם החשבונית עדיין לא נשלחה ללקוח, כנראה (נא לבקש חוות דעת מרואה החשבון של החברה) ניתן לבטל גם באמצעות חשבונית מס במינוס.

ביטול חשבונית מס / קבלה

כדי לבטל חשבונית מס / קבלה יש להפיק שני ביטולים – ביטול של חשבונית המס וביטול של הקבלה.

ביטול חשבונית מס: לפי הוראות ניהול ספרים יש לבטל חשבונית מס באמצעות זיכוי (ולשלוח את הזיכוי ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה).

ביטול קבלה: אם השיק עדיין לא הופקד, יש להפיק הוצאה מהקופה (ללקוח). אם השיק הופקד, אך עדיין לא נפרע (שיק דחוי), מבקשים מהבנק להחזיר את השיק, מפיקים קבלה מהבנק, ולאחר מכן הוצאה מהקופה (ללקוח). אם השיק הופקד ונפרע בבנק, מפיקים שיק ללקוח.

אם התשלום שהתקבל היה בכרטיס אשראי: אם הסליקה של כרטיסי האשראי מתבצעת באמצעות חשבשבת (מודול שב"א), מדפדפים לקבלה בה חלה הטעות, ובוחרים בכפתור זיכוי. בדרך זו הזיכוי מתבצע ע"י חברת כרטיסי האשראי. אם הסליקה של כרטיסי האשראי אינה מתבצעת באמצעות חשבשבת, רושמים פקודת יומן.

ביטול זיכוי

כדי לבטל זיכוי יש להפיק חשבונית מס או זיכוי במינוס. אם מפיקים זיכוי במינוס יש לשלוח אותו ללקוח בדואר רשום עם אישור מסירה.

ביטול תעודת משלוח / החזרה

תעודת משלוח, שעדיין לא נסגרה ע"י חשבונית מס, מבטלים באמצעות החזרה, ולהפך – החזרה (שעדיין לא נסגרה ע"י זיכוי) מבטלים באמצעות תעודת משלוח. פועלים בשיטה של הפקת מסמך אחד על סמך מסמך אחר (כמו הפקת חשבונית על סמך הזמנה או תעודת משלוח).

ביטול הזמנה / הצעת מחיר

הזמנה והצעת מחיר מתקנים באמצעות סעיף: פעולות נוספות > שינוי הזמנות / הצעות מחיר. חשבשבת שומרת את כל ההסטוריה של השינויים שנערכו בהזמנה / הצעת מחיר, ובכל עת ניתן להפיק דוח שמציג את ההבדלים בין ההזמנה המקורית לבין ההזמנה האחרונה או כל גרסת ביניים. (להפקת הדוח בוחרים: דוחות מלאי > השוואה בין מסמכים).

כמו כן ניתן לבטל את היתרה לאספקה (הכמות בהזמנה או בהצעת המחיר שעדיין לא סופקה) באחד משני האופנים הבאים:

• בוחרים בסעיף ביטול יתרה לאספקה מתוך תפריט: פעולות נוספות > הזמנות. (בדרך זו ניתן לבטל את היתרה לאספקה בכל המסמך ואפילו בקבוצה של מסמכים).
• עומדים על השורה שרוצים לבטל ובוחרים ביטול יתרה לאספקה מתוך תפריט הקליק הימני.

ביטול חשבונית מס שיריון

• מוציאים תעודת משלוח ללקוח על כל הפריטים והכמויות שנותרו (כאילו הלקוח קיבל את כל הסחורה).
• מפיקים חשבונית זיכוי על הפריטים והכמויות שנותרו, לפי המחירים שהיו בחשבונית השיריון (כאילו קנו מהלקוח חזרה את הפריטים שקיבל). לפי הוראות ניהול ספרים יש לשלוח את הזיכוי בדואר רשום עם אישור מסירה.

תיקון טעות בתעודת משלוח שסוגרת חשבונית שיריון

דוגמה: היתרה לאספקה בחשבונית שיריון היא 80. סיפקו 5 יחידות, ובטעות רשמו בתעודת המשלוח 50 יחידות.

• מפיקים חשבונית זיכוי על ההפרש בין הכמות הנכונה לבין הכמות שנרשמה (בדוגמה שלעיל ההפרש הוא 45 יחידות), לפי המחירים שהיו בחשבונית השיריון (כאילו קנו מהלקוח את הכמות שנרשמה בטעות).
• מפיקים חשבונית שיריון חדשה על הכמות הנ"ל (45 יחידות) עם המחירים הנ"ל.

יש להתייעץ עם רו"ח החברה, האם במקרה זה יש לשלוח את הזיכוי ואת החשבוניות ללקוח (בדואר רשום עם אישור מסירה) או שאפשר לתייק במשרד את המקור של שני המסמכים (משום שהם מבטלים זה את זה).

ביטול חשבונית רכש שנקלטה, ולאחר מכן הספק שלח זיכוי חלקי

דוגמה: ספק שלח חשבונית, שנרשמה בחשבשבת, ולאחר מכן שלח זיכוי 10%. לאחר שמקבלים את הזיכוי של הספק, מפיקים בחשבשבת זיכוי רכש ספק. בשורות הפריטים –

• מעתיקים את כל הפריטים, הכמויות והמחירים מחשבונית הרכש המקורית, אך עם סימן מינוס בכמויות (בדרך זו מבטלים את חשבונית הרכש המקורית).
• מעתיקים, שוב, את כל הפריטים והכמויות (מחשבונית הרכש המקורית), ורושמים את המחירים לאחר הנחה של 10%. הסכום הכולל של כל הפריטים בחשבונית צריך להיות זהה לסכום בחשבונית הזיכוי.

הערה: המטרה של השיטה הנ"ל היא לשמור על ערך מלאי נכון. אם אין חשיבות לערך המלאי, אפשר לרשום את הזיכוי עם פריט כללי, או לרשום רק פקודת יומן (ללא עדכון המלאי).

ביטול רכישת רכוש קבוע

יש להבחין בין המצבים הבאים:

1. רוצים לתקן את המחיר של הפריט;
2. רוצים לבטל את הקנייה של הפריט.

תנאי לתיקון: עדיין לא הפיקו טופס יא (טופס פחת) ודיווחו במאזן. אם הטופס הופק, אבל עדיין לא דווח, ניתן לבטל אותו. אך אם הוגש מאזן לרשות המסים, יש להתייעץ עם רואה החשבון של החברה.

במקרה הראשון (תיקון מחיר) –

• מתקנים את המחיר של הפריט הטבוע בתפריט הגדרות רכוש קבוע.
• רושמים ידנית פקודת יומן (כמו פקודה של קניית רכוש קבוע).

במקרה השני (ביטול קנייה) –

• מוציאים את הפריט מהמלאי באמצעות המסמך: יציאה כללית.
• מעבירים את הפריט לסטטוס מבוטל בתפריט: הגדרות רכוש קבוע > פעולות נוספות.
• רושמים את פקודת היומן המתאימה (ביטול הקנייה, אם נרשמה פקודת יומן כפולה של קנייה).

ביטול עדכון אחרי ספירה

קלטו ספירה עם תאריך שגוי. כיצד מתקנים?

מבטלים את הספירה (עוברים למסמך של הספירה ובוחרים ביטול עדכון בעקבות ספירה מתוך תפריט הפעולות הנוספות) וקולטים מחדש עם תאריך נכון.

ביטול הוראת עבודה / דוח ייצור

כדי לבטל הוראת עבודה או דוח ייצור עוברים למסמך ובוחרים ביטול מסמך שהופק או ביטול שורה מתוך תפריט פעולות נוספות.

תיקון תנועת יומן

חשבשבת מאפשרת לתקן תנועות יומן לפי המגבלות של הוראות ניהול ספרים. התיקון מתבצע דרך תפריט:  פקודות יומן > תיקון תנועות.

אין הגבלה על מספר התיקונים באותה תנועת יומן. לכן, אם חלה טעות בתיקון של תנועת יומן, מתקנים שוב. חשבשבת שומרת תיעוד על שני התיקונים.

ביטול העברת שנה

כדי לבטל את העברת השנה האחרונה בוחרים בתפריט הנה"ח: העברת הכנסות > ביטול העברה לתאריך אחרון.

אם רוצים לבטל העברת הכנסות של שנה קודמת, יש לבטל את כל הפעולות של העברת הכנסות שהיו מההעברה האחרונה ועד אותה העברה.

הערה: אם נעשו כמה פעולות העברה לשנה מסוימת, כאשר בוחרים בכפתור ביטול העברה לתאריך אחרון, התוכנה מבטלת את כל פעולות ההעברה לאותה תקופה.

תיקון יתרות פתיחה במלאי

אם הכמות גבוהה מדי יש להקטין באמצעות המסמך יציאה כללית (לתאריך של יתרת הפתיחה)

אם הכמות נמוכה מדי יש להגדיל באמצעות המסמך יתרת פתיחה (לתאריך של יתרת הפתיחה)

אם הטעות היא במחיר, רושמים יציאה כללית של כל הכמות (לתאריך של יתרת הפתיחה), ולאחר מכן רושמים תנועה של יתרת פתיחה עם המחיר הנכון (יום אחד לאחר התאריך של יתרת הפתיחה המקורית).

ביטול שיק 

כדי לבטל שיק עוברים למסמך השיק ובוחרים ביטול תשלום.

ביטול מס"ב

כדי לבטל תשלום במס"ב –

• מוחקים את קובץ המס"ב דרך מערכת ההפעלה. (שם הקובץ: msv.001).
• מפיקים תנועות יומן סטורנו שמבטלות את פקודת היומן של התשלום במס"ב (מתוך תפריט: הנה"ח > פקודות יומן > פקודת סטורנו). מומלץ לסמן את האפשרות: יצירת תנועות סטורנו, פתיחת ההתאמות הקיימות ויצירת התאמות בין תנועת הסטורנו לתנועות המקוריות.
• מפיקים את התשלום במס"ב מחדש.

ביטול כרטיס חשבון

ניתן לבטל כרטיס חשבון רק בתנאי שלא נרשמו לו תנועות. לאחר שנרשמה תנועה כלשהי לא ניתן לבטל את הכרטיס. בכל עת ניתן להעביר כרטיס לססטוס "לא פעיל", ובכל עת ניתן להחזיר אותו לסטטוס "פעיל". כאשר כרטיס הוא לא פעיל לא ניתן להפיק לו מסמכי שיווק ורכש ושיקים (אבל ניתן לקבל תשלומים ולהפיק קבלות).

כדי לבטל חשבון שלא נרשמו לו תנועות בוחרים בסעיף מחיקת חשבון ללא תנועות מתוך תפריט פעולות נוספות.

כדי לשנות את הסטטוס מ"פעיל" ל- "לא פעיל" או להפך מסמנים את סעיף חשבון פעיל / לא פעיל במסך הראשי של כרטיסי חשבון .

ביטול פריט

ניתן לבטל כרטיס פריט רק בתנאי שלא נרשמו לו תנועות. לאחר שנרשמה תנועה כלשהי לא ניתן לבטל את הכרטיס. בכל עת ניתן להעביר כרטיס לססטוס "לא פעיל", ובכל עת ניתן להחזיר אותו לסטטוס "פעיל". כאשר כרטיס הוא לא פעיל לא ניתן להפיק לו מסמכים.

כדי לבטל פריט שלא נרשמו לו תנועות בוחרים בסעיף מחיקת פריט ללא תנועות מתוך תפריט פעולות נוספות.

כדי לשנות את הסטטוס מ"פעיל" ל- "לא פעיל", או להפך, מסמנים את סעיף פריט פעיל / לא פעיל במסך הראשי של כרטיסי פריט.

 ביטול לקוח פוטנציאלי

במערכת קשרי לקוחות (CRM) ניתן למחוק לקוח פוטנציאלי רק אם לא נרשמה לו כל פעילות. ניתן גם  לשנות את הסטוס שלו מ- "פעיל" ל- "לא פעיל". כאשר לקוח פוטנציאלי הוא בסטטוס "לא פעיל" לא ניתן להפיק לו הצעות מחיר או לרשום לו פעילויות.

כדי לבטל חשבון פוטנציאלי שלא נרשמו לו תנועות בוחרים בסעיף מחיקת לקוח פוטנציאלי מתוך תפריט פעולות נוספות.

כדי לשנות את הסטטוס מ"פעיל" ל- "לא פעיל" או להפך בוחרים בסעיף שינוי סטטוס פעיל / לא פעיל מתוך תפריט פעולות נוספות.

ביטול מטבע

לא ניתן לבטל מטבע, אבל ניתן לשנות את המיקום שלו בטבלת המטבעות, כך שהוא "לא יפריע" באופן הבא: בסעיף עדכון שמות מטבעות בתפריט שערי מטח רושמים את המיקום לפיו  יוצגו המטבעות.

מדוע חשבשבת שומרת עדיין על מטבעות שעברו מהעולם, כגון מרק גרמני? עסקים משתמשים בחשבשבת ERP החל משנת 1998, וכיוון שחשבשבת היא רב-שנתית ישנם עסקים שמסד הנתונים שלהם עדיין כולל נתונים מהשנים שבהן המרק הגרמני היה עדיין פעיל.