יבוא תנועות מלאי מגליון אקסל באמצעות ODBC

מסמך זה יסייע בהעברת תנועות מלאי מגיליון אקסל לתוכנת חשבשבת ERP.
בסיום הקליטה יהפכו השורות בגיליון למסמך בחשבשבת.

קליטת נתונים מתוכנת אקסל לתוכנת חשבשבת ERP מתבצעת באמצעות הסעיף ממשקים.

טרם קליטת נתוני גיליון אקסל לתוכנת חשבשבת, יש לעבד את הגיליון ולהתאימו לדרישות התוכנה. מידע מפורט ניתן למצוא במסמך: הכנת קובץ אקסל לקליטת נתונים בתוכנת חשבשבת ERP, להצגת המסמך לחצו על קישור רצ"ב:

http://downloads.hash.co.il/files/mimshak/exceltohash.pdf

לקליטת ממשק תנועות מלאי לחשבשבת יש לפעול באופן הבא:

  1. יש לשמור במחשב את קובץ  האקסל המכיל את התנועות להעברה. המלצתנו היא לשמור את הקבצים במחיצת התוכנה Hash7, אך ניתן לעשות זאת גם במחיצה אחרת.
  2. בתפריט כללי > ממשקים בוחרים בסעיף: יבוא תנועות מלאי.
  3. בחלון יבוא תנועות מלאי, המוצג להלן, מסמנים את הסעיף הראשון:  יבוא מטבלת  ODBC\ XML.  

223

 

בחלק התחתון של המסך יש להתייחס לסעיפים הבאים:

קליטת תנועות עם חשבונות/פריטים חדשים: מסמנים סעיף זה כאשר גיליון הנתונים כולל כרטיסי חשבון חדשים או פריטים חדשים, שאינם קיימים בחברה ומעוניינים שבעת קליטת הממשק החשבונות/הפריטים יפתחו אוטומטית.
בעת פתיחת כרטיס באמצעות ממשק תנועות מלאי, נרשם לכל כרטיס רק המפתח. יש להשלים את פרטי החשבון בתפריט 'חשבונות' או את פרטי הפריט בתפריט 'פריטים'. אם מדובר על כמות גדולה של חשבונות/פריטים חדשים – ניתן ליבא אותם בנפרד, עם כל פרטיהם, דרך ממשק חשבונות/פריטים. 

עיגול סכומים: מסמנים סעיף זה בכדי שהסה"כ של המסמך יעוגל בהתאם להגדרות העיגול בהגדרות החברה > הגדרות מלאי.
עברית ansii בקבצי טקסט: סעיף זה אינו רלבנטי בקליטת קובץ מתוכנת אקסל.

להמשך בוחרים בכפתור הפעלה.

4.  כעת יופיע חלון תצורת יבוא.

224

 

בפעם הראשונה שנכנסים לחלון זה יש לבצע הגדרות ה'משדכות' כל שדה באקסל לשדה המתאים בתוכנת חשבשבת. הגדרות אלו יכולות להישמר להפקות הבאות. ננחה אתכם בהמשך כיצד להשתמש בהגדרות אלו בעתיד.

להצגת רשימת השדות באקסל שניתן לקלוט לקובץ תנועות יומן בוחרים בכפתור המדפסת  מסרגל הכלים (פירוט השדות מופיעים בעמוד האחרון של מסמך זה).

כעת בוחרים את קובץ האקסל על ידי כפתור בחירת בסיס נתונים.

225

 

בחלון בחר טבלה בוחרים את הסעיף Excel Files (קבצי אקסל)
כעת יוצג חלון בחירת גליון.

226

 

ברירת המחדל לאיתור הגליון היא מחיצת חשבשבת Hash7. ניתן לאתר את הקובץ במיקום אחר במחשב באמצעות ציון הכונן והמחיצה. . בחלק התחתון של המסך בוחרים את הכונן שבו מצוי הקובץ( Drives) ובחלק העליון של המסך Directories בוחרים את המחיצה
בצד שמאל של המסך בוחרים את גליון האקסל הרצוי, בדוגמה זו שם הקובץ ממשק מלאי..xls.

להמשך בוחרים בכפתור מימין OK. כעת יופיע בחלון הימני השם שנתנו בתוך גליון האקסל לתאים שרוצים לייבא. בדוגמה זו השם הוא invoice.
מקליקים על שם הטבלה ובוחרים בכפתור אישור.

227

 

לתשומת לבכם: אם חלון טבלאות ריק או רשום NONAME, אזי בגליון אקסל לא נקבע שם לקבוצת תאים. יש לשוב לגיליון האקסל המקורי, לסמן את תחום התאים שרוצים ליבא ולבצע הוספת שם.

  5.  תצורת יבוא – קישור שדות – התאמה בין כל שדה באקסל לשדות בחשבשבת

 כעת יש ל'שדך' בין השדות בקובץ האקסל לשדות בתנועת היומן בחשבשבת.

228

יש לעמוד על טור שם השדה המיובא להקליק על אחת השורות ולבחור מטורי האקסל את השם המתאים לשדה בחשבשבת המופיע במסך בטור הראשון, שם השדה. בהקלקה על השדה מוצגת רשימת השדות בגליון אקסל על פי כותרות הטורים באקסל (ראה סימון אדום להלן). יש להתאים לכל שדה שרוצים ליבא לחשבשבת את הטור המתאים מתוך גליון האקסל.

229

להלן אופן הצגת החלון בסיום 'השידוך' בין השדות:

230

  6.  שמירת נתוני הקובץ וקישור השדות
בשלב זה יש לשמור את הטבלה שיצרנו, בשם שנוכל לזהות בעתיד אם נרצה לייבא שוב פקודת יומן.
לשמירת הקובץ בוחרים בכפתור הדיסקט שבסרגל הכלים. כעת יופיע החלון הבא:

231

רושמים את השם לשמירה, לדוגמה: 'יבוא תנועות מלאי' ובוחרים בכפתור שמור – save.

 

תצוגה מקדימה לפני הקליטה:

בכל שלב ניתן להקליק על כפתור תצוגה מקדימה מצד שמאל למעלה ולבדוק את תבנית הנתונים לפני אישור הקליטה:

232

 

בקבצים המכילים נתונים רבים ניתן לדפדף ל- 1000 הרשומות הבאות או הקודמות באמצעות כפתורי 1000 המופיעים בחלק התחתון של המסך בצד שמאל.

אם נמצאה בעיה בנתוני הקובץ, יש לצאת מהתוכנית, לעבור לאקסל, לתקן ולשוב לתהליך הקליטה.

אם יצאתם לתיקון הקובץ ושבתם לתהליך, אין צורך לבצע את כל תהליך השידוך שעמלתם עליו. במסך 'תצורת יבוא' בוחרים בסרגל העליון את הכפתור עליו מצויירת תיקייה צהובה (ראה סימון להלן)

233

 

כעת בוחרים בקובץ ה'שידוך' ששמרתם קודם.

234

 

  7.  קליטת תנועות המלאי למסמכים בחשבשבת
לסיום ולקליטת הנתונים בתוכנה בוחרים בכפתור יבוא תנועות מלאי.

כעת תופיע השאלה: האם להמשיך בקליטה? יש לבחור כן.

הממשק יתחיל לפעול ובסיומו תוצג ההודעה: קליטת תנועות מלאי הסתיימה בהצלחה.

רשומות שגויות (הסבר נוסף בהמשך):
אם בקליטת הממשק קיימות רשומות לא תקינות יוצג חלון רשומות שגויות, כפי שמדגים החלון הבא:

235

 

במקרים אלו מומלץ לתקן את קובץ הממשק טרם קליטתו בפועל.
ניתן ללחוץ על כפתור תצוגה מקדימה להצגת השגיאות בקובץ. הרשומות השגויות מסומנות בצבע אדום (צילום מסך להלן). ניתן להציב את הסמן על שורה שגויה המסומנת באדום ובחלק העליון של המסך תופיע השגיאה הרלוונטית למקרה זה (מסומן להלן באדום).

236

 

8.  ניתן להיכנס עתה לתוכנת חשבשבת לסוג המסמך הרלוונטי ולוודא שהמסמכים נקלטו בהצלחה.

 

לידיעתכם:

ניפוי נתונים

בחלון תצורת יבוא הופיע סעיף ניפוי נתונים. סעיף זה מיועד למשתמשים המעוניינים לקלוט רק חלק מהנתונים המופיעים בקובץ אקסל. לדוגמה:
קליטת תנועות שהתאריך שלהם הוא בטווח התאריכים  01/01/2014-31/01/2014.
קליטת תנועות שהאסמכתא שלהן היא 10035.

רישום ניפוי נתונים מתבצע באמצעות משפטי SQL.
ניפוי השדות הוא בהתאם לשם השדה בקובץ ממנו מתבצעת הקליטה. מומלץ, כאשר מעוניינים לבצע ניפוי נתונים, לקבוע את שמות השדות בקובץ בלועזית. להלן דוגמאות שונות לניפוי נתוני קוד מיון מתוך קובץ  אקסל עבור שדה מספרי ועבור שדה טקסט.

להלן דוגמאות לניפוי נתונים:

סוג החתך

הניפוי הנדרש

אסמכתא = 30015

reference=30015

תאריך קטן מ- 31/01/14

date <31/01/2014

 

אילו בדיקות תקינות עורכת התוכנה לפני הפקת רשימת שגויים?

לאחר שבחרתם ב'יבוא תנועות מלאי – מתבצעות בדיקות תקינות רבות, לדוגמה:

  1. מפתח חשבון ומפתח פריט שונים מאפס.
  2. האם שדות אסמכתא, סוכן, מחסנים ומספר עותקים הם מספר חיובי ושונה מאפס.
  3. כמות שונה מאפס.
  4. מחיר חייב להיות חיובי.
  5. באם קיים מטבע האם המטבע קיים בחברה הזו בחשבשבת
  6. תאריכים שגויים.
  7. אחוזי הנחה (בשורה וכללית) חייבים להיות בין % 100-  (מינוס 100) ל 100%.
  8. אחוז עמלה ואחוז מס קניה חייבים להיות בין 0% ל- 100%.
  9. באם לא מסומן 'להקים חשבונות/פריטים חדשים' האם החשבונות/פריטים קיימים באינדקס.
  10. אורך שדות. עבור שדות ארוכים מהמותר תופיע הודעת שגיאה. לדוגמה, שדה עוסק מורשה מוגבל ל- 9 תווים.
  11. לא ניתן לקלוט מסמכי יבוא ויצוא ללא מטבע ושער. כמו כן, מטבע המסמך לא יכול להיות זהה למטבע המוביל בחברה.

אנו מאחלים לכם הצלחה בקליטת קובץ תנועות מלאי
ושימוש יעיל ופורה בתוכנת חשבשבת ERP

רשימת השדות שניתן לקלוט באמצעות יבוא תנועות מלאי

חובה?

שם שדה

הערות

סוג השדה

מפתח חשבון

(String (15

237

ספרור

מספר המסמך (אסמכתא)

Long

237

סוג מסמך

ראה טבלת מסמכים מצורפת בהמשך*

Long

אסמכתא שניה

Long

תאריך אסמכתא

  Date

תאריך ערך

Date

מחסן

Long

סוכן

Long

אחוז הנחה כללית

Double

237

מפתח פריט

(String (20

מחיר

Double

237

כמות

Double

אחוז הנחה לפריט

Double

שער בתנועה

Double

שם פריט

(String (100

פרטים

(String (250

מטבע תנועה

(String (5

פטור ממעמ

1 = פטור ממעמ

0 = חייב במעמ

Byte

אחוז מעמ

Double

מטבע המסמך

(String (5

שם חשבון

(String (50

כתובת

רחוב ומספר בית

(String (50

עיר

(String (50

אחוז עמלה

Double

שער המסמך

Double

יחידת מידה

(String (5

אריזות

Double

עותקים

מספר עותקים

Short

אחוז קניה

Double

מספר חליפי

(String (20

טלפון

(String (30

תאריך נוסף

Date

הערות

(String (250

אסמכתא 3

Long

קוד תמחיר

(String (5

תאריך תפוגה

Date

אצווה

(String (50

איתור

(String (50

תאריך פג תוקף

Date

מספר טבוע

(String (50

הערה נוספת 1

הערה נוספת 1 – כותרת מסמך

(String (50

הערה נוספת 2

הערה נוספת 2 – כותרת מסמך

(String (50

הערה נוספת 3

הערה נוספת 3 – כותרת מסמך

(String (50

הערה נוספת 4

הערה נוספת 4 – כותרת מסמך

(String (50

הערה נוספת 5

הערה נוספת 5 כותרת מסמך

(String (50

סכום נוסף 1

סכום נוסף 1 – כותרת מסמך

Double

סכום נוסף 2

סכום נוסף 2 – כותרת מסמך

Double

סכום נוסף 3

סכום נוסף 3 – כותרת מסמך

Double

מחסן בנים

שדה זה מיועד למסמכים: העברה בין מחסנים והזמנה ממחסן. במסמכים אלו יש לציין את מספר המחסן ליציאה ומספר המחסן לכניסה.
בשדה מחסן בנים – מספר המחסן לכניסה.
בשדה מחסן – מספר המחסן ליציאה.

Long

סוכן בנים

Long

קו הפצה

Long

מס' שורה

Long

מס' שורת בסיס

Long

הערה נוספת 1

הערה נוספת 1 – תנועה

(String (50

הערה נוספת 2

הערה נוספת 2 – תנועה

(String (50

סכום נוסף 1

סכום נוסף 1 – תנועה

Double

סכום נוסף 2

סכום נוסף 2 – תנועה

Double

Osek 874

מספר עוסק מורשה

(String (9

מספר תנועת בסיס

שדה זה מיועד למקרים שבהם רוצים לקלוט מסמך שיסגור מסמך בסיס קיים. לדוגמה, קליטת חשבונית מס שתסגור תעודת משלוח קיימת.

בשדה זה רושמים את מספר התנועה של מסמך הבסיס שמעונינים לסגור (תעודת המשלוח בדוגמה הקודמת).

Long

דוא"ל איש קשר

(String (150

RefNum

זמנית – לא בשימוש

Long

קובץ כותרת

(String (100

קובץ תנועה

(String (100

שם איש קשר

(String (50

 

רשימת המסמכים שניתן לקלוט באמצעות יבוא תנועות מלאי *

 קיימת הגבלה לסוגי המסמכים שניתן לקלוט באמצעות ממשק תנועות מלאי. לדוגמה: כאשר קולטים חשבונית מס היא נרשמת בחשבשבת כחשבונית סוכן, היות ולא הופקה כמסמך מקור בחשבשבת.

להלן רשימת כל המסמכים שניתן לקלוט באמצעות ממשק תנועות מלאי. בצד ימין מופיע מספר המסמך שיש לרשום בקובץ לקליטה בשדה סוג מסמך שהוא שדה מספרי. לצד סוגי המסמכים מופיעים גם סוגי המסמכים שיקלטו בפועל בחשבשבת.

 ניתן לקלוט בחשבשבת שורות הערה כשורות פריט במסמך. במקרה זה יש לרשום במפתח הפריט * (הסימן כוכבית) כמות 1 ומחיר אפס.

מספר מסמך

סוג מסמך

סוג מסמך נקלט

6

הזמנה

הזמנת סוכן

99

הזמנה למחסן

הזמנה למחסן

98

הזמנה ממחסן – יציאה

הזמנה ממחסן – יציאה

38

הזמנת יבוא

הזמנת יבוא

36

הזמנת יצוא

הזמנת יצוא – סוכן

96

הזמנת יצוא – סוכן

הזמנת יצוא – סוכן

11

הזמנת סוכן

הזמנת סוכן

17

הזמנת רכש

הזמנת רכש

5

החזרה

החזרה סוכן

74

החזרה סוכן

החזרה סוכן

15

החזרה רכש

החזרה רכש

133

החזרת יצוא

החזרת יצוא סוכן

134

החזרת יצוא סוכן

החזרת יצוא סוכן

19

העברה בין מחסנים

העברה בין מחסנים סוכן

18

העברה בין מחסנים – יציאה

העברה בין מחסנים סוכן – יציאה

56

העברה בין מחסנים סוכן

העברה בין מחסנים סוכן

55

העברה בין מחסנים סוכן – יציאה

העברה בין מחסנים סוכן – יציאה

7

הצעת מחיר

הצעת מחיר

132

הצעת מחיר יבוא

הצעת מחיר יבוא

94

הצעת מחיר יצוא

הצעת מחיר יצוא

16

הצעת מחיר רכש

הצעת מחיר רכש

120

זיכוי יצוא

זיכוי יצוא סוכן

136

זיכוי יצוא סוכן

זיכוי יצוא סוכן

13

זיכוי רכש

זיכוי רכש

35

ח-ן יצוא

ח-ן יצוא סוכן

57

ח-ן יצוא סוכן

ח-ן יצוא סוכן

78

חשבון עסקה

חשבון עסקה- סוכן

95

חשבון עסקה- סוכן

חשבון עסקה- סוכן

73

חשבונית זיכוי סוכן

חשבונית זיכוי סוכן

1

חשבונית מס

חשבונית סוכן

65

חשבונית מס – קופה רושמת

חשבונית מס – קופה רושמת

3

חשבונית מס זיכוי

חשבונית זיכוי סוכן

37

חשבונית מס ריכוז

חשבונית סוכן

8

חשבונית מס שריון

חשבונית שריון סוכן

2

חשבונית מס/קבלה

חשבונית סוכן

87

חשבונית מס/קבלה סוכן

חשבונית סוכן

9

חשבונית סוכן

חשבונית סוכן

12

חשבונית רכש

חשבונית רכש

75

חשבונית שריון סוכן

חשבונית שריון סוכן

77

חשבונית שריון ספק

חשבונית שריון ספק

27

יציאה כללית

יציאה כללית

24

יתרת פתיחה

יתרת פתיחה

28

כניסה ישירה

כניסה ישירה

26

כניסה כללית

כניסה כללית

29

כניסה למחסן ערובה

כניסה למחסן ערובה

67

כרטיס עבודה

כרטיס עבודה סוכן

72

כרטיס עבודה סוכן

כרטיס עבודה סוכן

25

עדכון אחרי ספירה

עדכון אחרי ספירה

30

שחרור ממחסן ערובה

שחרור ממחסן ערובה

10

ת.מ. סוכן

ת.מ. סוכן

14

ת.מ.רכש

ת.מ.רכש

4

תעודת משלוח

ת.מ. סוכן

100

תעודת משלוח – יבוא

תעודת משלוח – יבוא

119

תעודת משלוח יצוא

תעודת משלוח יצוא סוכן

135

תעודת משלוח יצוא סוכן

תעודת משלוח יצוא סוכן