לפי הנחיות רשות המסים עסקים וארגונים אחרים צריכים לדווח למע"מ באמצעות קובץ PCN874. הדוח מוגש דרך האינטרנט וכולל פירוט של חשבוניות מכירה וחשבוניות רכש, על מנת שרשות המסים תוכל להצליב את הדיווחים על העסקאות עם הדיווחים על התשומות.

חשבשבת נערכה מבעוד מועד לשינויים אלה.

להלן הנחיות לגבי אופן העבודה בתוכנת חשבשבת על מנת להתאים את רישום הנתונים לדוח מע"מ במתכונת החדשה. מומלץ לעבוד לפי הנחיות אלה בהקדם האפשרי, למעט ההנחיות לגבי רישום ייבוא בחשבשבת ERP (חלונות) אותן יש ליישם רק החל מ- 1 בינואר 2012.

ההנחיות מקובצות לפי סוג התוכנה שברשותכם. כדי לגשת ישירות לחלק הרלוונטי לכם יש ללחוץ על מקש Ctrl ולהקליק על הכותרת:

עסקים שקולטים בחשבשבת תנועות יומן מתוכנה אחרת, מתבקשים להעביר את המסמך לבית התוכנה שפיתח את הממשק על מנת שיתאים אותו להנחיות אלו. כמו כן יש לדרוש מבית התוכנה לשלוח אלינו דוגמאות של הקבצים המתוקנים לכתובת הדוא"ל הבאה:  .mimshak@hash.co.il

באתר חשבשבת ניתן למצוא את רשימת בתי התוכנה המעבירים ממשקים לחשבשבת באופן תקין.

פרטים על התקנות ניתן לקרוא באתר רשות המסים:  http://www.finance.gov.il/taxes

 לשאלות נוספות נא להקליק על צלמית עזרה, הנמצאת על שולחן העבודה שלכם, או בדף הבית באתר שלנו www.hash.co.il

חשבשבת ERP (חלונות) כולל שיווק ומלאי

 עדכון מספר עוסק מורשה בכרטיסי לקוחות וספקים: בכל כרטיס לקוח או ספק, למעט לקוחות שאינם עוסקים מורשים, ולמעט לקוחות חו"ל וספקי חו"ל, נכנסים לחלון שלהלן: הנהלת חשבונות > חשבונות > פעולות נוספות > מע"מ וניכוי במקור. בחלון זה מעדכנים את שדה: מספר עוסק מורשה.

אם ללקוח או לספק אין מספר עוסק מורשה (מלכ"ר, עירייה, משרד ממשלתי וכד'), יש לרשום מספר עמותה, או מספר ישות וכד'. ניתן למצוא מספרי ישות באתר של חשבשבת.

המנהלים חשבונות מרכזים, ירשמו את מספר העוסק גם בכרטיס של החשבון המרכז וגם בכל כרטיסי החשבון של הסניפים.

עבור לקוח או ספק השייך לאיחוד עוסקים יש לרשום את מספר העוסק מורשה של האיחוד.

 04

 כאמור, דוח 874 בשיטה החדשה יכלול פירוט של חשבוניות מכירה ורכש. חשבשבת מפיקה את הדוח על סמך תנועות היומן בהנה"ח. עסקים וארגונים שמפיקים את כל חשבוניות המכירה ורושמים את כל חשבוניות הרכש באמצעות מערכת השיווק והמלאי של חשבשבת יכולים להמשיך לעבוד כרגיל. תנועות היומן שהתוכנה רושמת באופן אוטומטי מתאימות לדרישות של הדוח. אולם יש להקפיד על הנקודות הבאות:

 הדפסת מספר העוסק של הלקוח על גבי החשבונית: החל משנת 2012 עסקים לא יהיו רשאים לקזז מע"מ תשומות, אם החשבונית לא תכלול את מספר העוסק שלהם (כאשר סכום החשבונית לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪). כברירת מחדל, מופיע מספר העוסק מורשה של החשבון בהדפסת מסמכים בתוכנה. יש להפיק טיוטה לחשבונית ולוודא שפורמט ההדפסה כולל עוסק מורשה.

אין להפיק מסמכים עם סכום מינוס. אם רוצים לבטל חשבונית, יש להפיק חשבונית זיכוי. בתוך החשבונית עצמה מותר לרשום שורות במינוס, למעט במקרים בהם החשבונית כוללת גם פריטים שחייבים במע"מ וגם פריטים עם מע"מ בשיעור אפס (פירות וירקות).

חשבון ייצוא: אם חשבון הייצוא כולל רשומון ייצוא, יש לרשום את מספר הרשומון בשדה אסמכתא 3. כאשר מפיקים חשבון ייצוא בחשבשבת ERP (חלונות), מקליקים על כפתור הנה"ח ובחלון שנפתח רושמים את מספר רשומון הייצוא בשדה אסמכתא 3.

ייבוא: הייבוא כולל את המרכיבים הבאים:

  • החשבון שמקבלים מהספק מחו"ל
  • חיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל
  • רשימון הייבוא
  • אגרות בישראל
  • עמלה של עמיל המכס
  • הוצאות בישראל (הובלה, אחסנה וכד')

החשבון שמקבלים מהספק בחו"ל אינו רלוונטי לדוח מע"מ. (מחייבים הוצאות וזכים את הספק).

החיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל נרשמים כמו חשבון הספק בחו"ל, אולם יש להעמיס אותם על מחיר העלות הפריטים.

רשימון הייבוא כולל שורה (או שתי שורות) שבה מפורט המע"מ על הייבוא. רושמים את המע"מ על הייבוא באמצעות פקודת היומן הבאה:

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

מע"מ תשומות ייבוא (כרטיס חדש)

עמיל המכס

תאריך הרשימון

מספר הרשימון (9 ספרות)

כרטיס מע"מ תשומות ייבוא מיועד רק לרישום של מע"מ ברשימון ייבוא. בעת הפקת דוח PCN874 רושמים את הכרטיס הזה בשורה: ייבוא (הדיווח עובר הצלבה כנגד רשימוני הייבוא).

 רשימון הייבוא כולל גם פירוט של אגרות. האגרות אינן מדווחות למע"מ. רושמים פקודת יומן לחובת הוצאות אגרה ולזכות עמיל המכס. ניתן לצרף אותן לפקודה של רישום המכס והחיובים בחו"ל.

 החשבון של עמיל המכס כולל פירוט רשימת גבייה וכן חשבונית מס עבור העמלה ושירותים אחרים. יש לחלץ מתוך החשבון את חשבונית המס. רושמים את חשבונית המס של העמיל כמו חשבונית רכש רגילה בישראל (לחובת הוצאות עמלה, ומע"מ תשומות, לזכות עמיל המכס).

 לעתים עמיל המכס מצרף לחשבון העתקים של חשבוניות מס שהופקו ע"י גורמים אחרים עבור הובלה או אחסנה בישראל. בדרך כלל חשבוניות אלה הן על שם היבואן (ולא ע"ש עמיל המכס), ולכן, יש לרשום כל אחת מהחשבוניות האלה באמצעות שתי פקודות יומן:

מספר

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

1

הוצאה (הובלה)

הספק (המוביל)

תאריך החשבונית

מספר החשבונית של המוביל

2

הספק (המוביל)

עמיל המכס

תאריך החשבון של עמיל המכס

מספר החשבון של עמיל המכס

ההנחיות שלעיל הן עבור מי שרושם את הייבוא באמצעות פקודות יומן. להלן הנחיות למשתמשי חשבשבת ERP המלאה, שמפעילים את המסמך: העמסת עלויות ייבוא.

 פותחים כרטיס פריט, מע"מ ברשימון ייבוא. בשדה כרטיס הוצאות של פריט זה רושמים את המפתח של חשבון מע"מ תשומות ייבוא. במסמך העמסת עלויות רושמים את המע"מ ברשימון באחת משורות הפריטים באמצעות פריט זה. חשבשבת תרשום את תנועת היומן שלעיל (לחובת מע"מ תשומות ייבוא ולזכות עמיל המכס).

 כמו כן יש לרשום במסמך העמסת עלויות את החיובים עבור ההובלה והביטוח בחו"ל, על מנת להעמיס אותם על מחיר הפריטים.

 מומלץ לא לרשום (ולכן גם לא להעמיס על מחיר הפריטים) את החיובים בישראל – לא החיוב של עמיל המכס, לא החיובים עבור האגרות, ולא החיובים עבור ההובלה והאחסנה בישראל. עסקים, שבניגוד להמלצה זו, מעוניינים להעמיס את החיובים האלה, צריכים לסמן במסך ההגדרות מלאי אתהסעיף לפי מסמך עלויות ייבוא לא ירשום תנועת הנה"ח. כאשר מפעילים סעיף זה, ניתן להעמיס הוצאות ללא כל הגבלה, אך יש לרושם את תנועות היומן באופן ידני לפי ההסברים שלעיל.

 מכירות / קניות כנגד הרשות הפלסטינאית: תנועות היומן של החשבוניות ללקוחות ושל החשבוניות מספקים הנמצאים ברשות הפלסטינאית הן כמו תנועות היומן של חשבוניות רגילות, פרט לכך ששיעור המע"מ (בחשבונית רכש) שונה. כל הלקוחות והספקים ברשות הפלסטינאית צריכים להיות בעלי חתך משותף (בעת הפקת דוח 874 החדש יש לציין את החתך).

 חשבוניות ללקוחות מזדמנים: כאשר לקוח מזדמן מעוניין לקבל חשבונית מס לצורך קיזוז מע"מ תשומות, אם סכום החשבונית לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, יש לפתוח ללקוח כרטיס חשבון, לעדכן בו את מספר העוסק של הלקוח, ולהפיק את החשבונית לכרטיס חשבון זה.

 קופה קטנה: תנועות יומן של קופה קטנה רושמים בשיטה המפורטת לחובת כרטיסי הוצאות וכרטיס מע"מ תשומות ולזכות מי שמקבל את התשלום. בשדה אסמכתא 2 (אסמכתא שנייה) רושמים את כמות החשבוניות שרוכזו בתנועת היומן. לדוגמה, אם תנועת היומן היא עבור 20 חשבוניות של חניה, רושמים בשדה אסמכתא 2 את המספר 20. אם הרישום הוא בגין חשבונית אחת בלבד, יש לרשום 1 באסמכתא 2. בשדה תאריך (התאריך הראשון) יש לרשום את תאריך הרישום. כל אחת מהחשבוניות שנכללות בקופה הקטנה – סכום המע"מ שלה צריך להיות עד 300 ₪. אם סכום המע"מ בחשבונית מסוימת גבוה יותר, יש לדווח עליה כמו על חשבונית רכש רגילה (לזכות הספק) ולא במסגרת קופה קטנה.

 חשבונית עצמית (חשבונית שמפיקים במקום נותן שירותים שאינו מפיק חשבוניות): משתמשי חשבשבת בחלונות מפיקים חשבונית עצמית באמצעות התוכנה. התוכנה רושמת את תנועות היומן המתאימות לדוח 874 החדש.

 רישום חשבוניות רכש שהגיעו באיחור: במהדורה 2010 התוכנה עוקבת באופן אוטומטי אחר החשבוניות שנכללו בדוח. לכן, אם חשבוניות רכש מסוימת מגיע לאחר שהוגש דוח מע"מ (לדוגמה חשבונית רכש מחודש ינואר 2012 שהגיעה לעסק בחודש מרץ 2012), רושמים אותה כרגיל .

חשבוניות רכש עם מע"מ חלקי (2/3 או 1/4): אין לקלוט באמצעות מסמכי רכש חשבוניות שהמע"מ שלהם חלקי (כגון: קניית דלק). יש לרשום חשבוניות אלו רק באמצעות פקודות יומן, כפי שמפורט בטבלה שבהמשך.

 הערה: אם בנוסף להפקת מסמכים באמצעות חשבשבת רושמים גם באופן ידני פקודות יומן בגין חשבוניות מכירה או רכש, יש לקרוא את ההנחיות בחלק הבא (לגבי עסקים וארגונים שמפעילים רק את מערכת הנה"ח).

חשבשבת ERP (חלונות) – הנה"ח בלבד

 עסקים וארגונים שרושמים תנועות יומן של חשבוניות (מכירה ו/או רכש) באופן ידני, או קולטים ממשק של תנועות יומן מתוכנה אחרת, צריכים לפעול לפי ההנחיות הבאות:

 עדכון מספר עוסק מורשה בכרטיסי לקוחות וספקים: בכל כרטיס לקוח או ספק, למעט לקוחות שאינם עוסקים מורשים, ולמעט לקוחות חו"ל וספקי חו"ל, נכנסים לחלון שלהלן: הנהלת חשבונות > חשבונות > פעולות נוספות > מע"מ וניכוי במקור. בחלון זה מעדכנים את שדה: מספר עוסק מורשה. אם ללקוח או לספק אין מספר עוסק מורשה (מלכ"ר, עירייה, משרד ממשלתי וכד'), יש לרשום מספר עמותה, או מספר ישות וכד'. ניתן למצוא מספרי ישות באתר של חשבשבת. כאשר מנהלים חשבונות מרכזים, יש לרשום את מספר העוסק גם בכרטיס של החשבון המרכז וגם בכל כרטיסי החשבון של הסניפים. כאשר הלקוח או הספק שייך לאיחוד עוסקים רושמים את מספר העוסק מורשה של האיחוד.

 04

 כאמור, דוח 874 בשיטה החדשה יכלול פירוט של חשבוניות. חשבשבת מפיקה את הדוח על סמך תנועות היומן בהנה"ח. בעת רישום פקודות יומן יש להקפיד על הנקודות הבאות.

 אין לרשום תנועות חד צדיות: אין לרשום חשבונית מס באמצעות תנועות יומן חד צדיות (תנועת חובה בלבד או תנועת זכות בלבד). כל החשבוניות צריכות להירשם באמצעות פקודות יומן הכוללות סוג תנועה. מותר לרשום אותה חשבונית באמצעות כמה תנועות יומן, אולם כאמור כל תנועת יומן חייבת להיות מאוזנת, וכולן צריכות להיות רשומות לפי ההנחיות בדף זה. בעת הפקת דוח 874 החדש חשבשבת תאחד את התנועות השונות של אותה חשבונית לתנועה אחת.

תאריך החשבונית: בכל תנועות היומן יש לרשום את תאריך המסמך (תאריך החשבונית) בשדה תאריך אסמכתא (התאריך הראשון בתנועת היומן).

מספר החשבונית: בכל תנועות היומן של מסמכי מכירה (חשבוניות ללקוחות) יש לרשום את מספר החשבונית בשדה אסמכתא (האסמכתא הראשונה). בכל תנועות היומן של מסמכי רכש (חשבוניות מספקים), יש לרשום את מספר החשבונית בשדה אסמכתא 2 (השדה השני של אסמכתא) או בשדה אסמכתא 1. יש להקפיד על רישום עקבי (כלומר, לא לרשום את האסמכתא בחלק מהתנועות בשדה אסמכתא שנייה ובחלק מהתנועות – בשדה אסמכתא שנייה). על פי הנחיות רשות המיסים (המפורטות באתר http://www.finance.gov.il/taxes/ ) יש להציג בדוח את מספר החשבונית של הספק במלואה, אלא אם כן היא כוללת יותר מ- 9 ספרות, ואז יש לרשום את 9 הספרות האחרונות, או לפחות את 6 הספרות האחרונות. כמו כן, יש לרשום מספר חשבונית ספק ללא אותיות וסימנים.

 מבנה פקודות היומן של המסמכים:

המסמך

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

חשבונית מס מכירה

לקוח

116.00

הכנסות מע"מ עסקאות

100.00

16.00

חשבונית מס זיכוי

הכנסות

מע"מ עסקאות

100.00

16.00

לקוח

116.00

חשבונית מס מכירה פטורה ממע"מ

לקוח

100.00

הכנסות פטורות

100.00

חשבונית מס זיכוי פטורה ממע"מ

הכנסות פטורות

100.00

לקוח

100.00

חשבונית רכש

הוצאות מע"מ תשומות

100.00

16.00

ספק

116.00

זיכוי רכש

ספק

116.00

הוצאות

מע"מ תשומות

100.00

16.00

חשבונית רכש מע"מ 2/3

הוצאות

מע"מ תשומות

105.33

10.67

ספק

116.00

חשבונית רכש מע"מ 1/4

הוצאות

מע"מ תשומות

112.00

4.00

ספק

116.00

חשבון ייצוא: אם הייצוא כולל רשומון ייצוא, יש לרשום את מספר הרשומון בשדה אסמכתא 3. אם הייצוא אינו כולל רשומון ייצוא, כמובן, שדה אסמכתא 3 צריך להישאר ריק.

ייבוא:

הייבוא כולל את המרכיבים הבאים:

  • החשבון שמקבלים מהספק מחו"ל
  • חיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל
  • רשימון הייבוא
  • אגרות בישראל
  • עמלה של עמיל המכס
  • הוצאות בישראל (הובלה, אחסנה וכד')

החשבון שמקבלים מהספק בחו"ל אינו רלוונטי לדוח מע"מ. (מחייבים הוצאות וזכים את הספק).

 החיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל נרשמים כמו חשבון הספק בחו"ל, אולם יש להעמיס אותם על מחיר העלות הפריטים.

 רשימון הייבוא כולל שורה (או שתי שורות) שבה מפורט המע"מ על הייבוא. רושמים את המע"מ על הייבוא באמצעות פקודת היומן הבאה:

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

מע"מ תשומות ייבוא (כרטיס חדש)

עמיל המכס

תאריך הרשימון

מספר הרשימון (9 ספרות)

 כרטיס מע"מ תשומות ייבוא מיועד רק לרישום של מע"מ ברשימון ייבוא. בעת הפקת דוח PCN874 רושמים את הכרטיס הזה בשורה: ייבוא (הדיווח עובר הצלבה כנגד רשימוני הייבוא).

 רשימון הייבוא כולל גם פירוט של אגרות. האגרות אינן מדווחות למע"מ. רושמים פקודת יומן לחובת הוצאות אגרה ולזכות עמיל המכס. ניתן לצרף אותן לפקודה של רישום המכס והחיובים בחו"ל.

 החשבון של עמיל המכס כולל פירוט רשימת גבייה וכן חשבונית מס עבור העמלה ושירותים אחרים. יש לחלץ מתוך החשבון את חשבונית המס. רושמים את חשבונית המס של העמיל כמו חשבונית רכש רגילה בישראל (לחובת הוצאות עמלה, ומע"מ תשומות, לזכות עמיל המכס).

 לעתים עמיל המכס מצרף לחשבון העתקים של חשבוניות מס שהופקו ע"י גורמים אחרים עבור הובלה או אחסנה בישראל. בדרך כלל חשבוניות אלה הן על שם היבואן (ולא ע"ש עמיל המכס), ולכן, יש לרשום כל אחת מהחשבוניות האלה באמצעות שתי פקודות יומן:

מספר

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

1

הוצאה (הובלה)

הספק (המוביל)

תאריך החשבונית

מספר החשבונית של המוביל

2

הספק (המוביל)

עמיל המכס

תאריך החשבון של עמיל המכס

מספר החשבון של עמיל המכס

 מכירות / קניות כנגד הרשות הפלסטינאית: תנועות היומן של החשבוניות ללקוחות ושל החשבוניות מספקים הנמצאים ברשות הפלסטינאית הן כמו תנועות היומן של חשבוניות רגילות, פרט לכך ששיעור המע"מ שונה (בחשבוניות רכש). כל הלקוחות והספקים ברשות הפלסטינאית צריכים להיות בעלי חתך משותף (בעת הפקת דוח 874 החדש יש לציין את החתך).

 חשבוניות ללקוחות מזדמנים: יש לרשום תנועת יומן נפרדת עבור כל חשבונית מכירה שהסכום שלה לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, בין אם המכירה היא ללקוח שהוא עוסק מורשה, ובין אם המכירה היא ללקוח פרטי שאינו מקזז מע"מ. ניתן לרשום את המכירות ללקוחות פרטיים כנגד כרטיס לקוחות שונים. אולם כאשר לקוח מזדמן מעוניין לקבל חשבונית מס לצורך קיזוז מע"מ תשומות, אם סכום החשבונית לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, יש לפתוח ללקוח כרטיס חשבון, לעדכן בו את מספר העוסק של הלקוח, ולרשום את פקודת היומן כנגד כרטיס חשבון זה.

 תנועות יומן של מכירות קופה רושמת: כאשר מוכרים באמצעות מחשב נקודת מכירה, POS, כל תלוש הוא חשבונית מס, ונרשם ע"י תנועת יומן נפרדת. לעומת זאת, תנועות היומן של מכירות קופה רושמת נרשמות על סמך הסכומים בצובר Z. דרישת רשות המסים היא שתנועות יומן של מכירות קופה רושמת יכללו לא רק את סכום המכירה אלא גם את כמות התלושים. בעת הפקת דוח 874 החדש התוכנה קוראת את כמות תלושי המכירה משדה אסמכתא (אסמכתא ראשונה). יש לרשום את כמות התלושים באחת התנועות של סיכום המכירות (בשאר התנועות יש לרשום 0).

אם התנועות של מכירות קופה רושמת מגיעות לחשבשבת מתוכנה אחרת, יש להנחות את בית התוכנה לרשום את מספר התלושים בשדה אסמכתא באחת התנועות, ולרשום 0 בתנועות האחרות. כמובן, אם בית התוכנה אינו שולח את הנתון, המשתמש יכול להוסיף את מספר המכירות באופן ידני.

קופה קטנה: תנועות יומן של קופה קטנה רושמים בשיטה המפורטת לחובת כרטיסי הוצאות וכרטיס מע"מ תשומות ולזכות מי שמקבל את התשלום.

חן חובה

%

חן זכות

%

הוצאות קופה קטנה

מעמ תשומות

100

16

מקבל התשלום

או

קופה קטנה

116

 בשדה אסמכתא 2 (אסמכתא שנייה) רושמים את כמות החשבוניות שרוכזו בתנועת היומן. לדוגמה, אם תנועת היומן היא עבור 20 חשבוניות של חניה, רושמים בשדה אסמכתא 2 את המספר 20. אם הרישום הוא בגין חשבונית אחת בלבד, יש לרשום 1 אסמכתא 2. אם מספר חשבונית רכש נרשם בשדה אסמכתא 1, יש להקפיד לרשום גם את כמות החשבוניות שרוכזו באסמכתא זו. בשדה תאריך (התאריך הראשון) יש לרשום את תאריך הרישום. כל אחת מהחשבוניות שנכללות בקופה הקטנה – סכום המע"מ שלה צריך להיות עד 300 ₪. אם סכום המע"מ בחשבונית מסוימת גבוה יותר, יש לדווח עליה כמו על חשבונית רכש רגילה (לזכות הספק) ולא במסגרת קופה קטנה.

חשבונית עצמית (חשבונית שמפיקים במקום נותן שירותים שאינו מפיק חשבוניות): יש לרשום את תנועות היומן הבאות עבור כל חשבונית עצמית:

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

חשבונית מס

ספק (נותן השירות)

116.00

הכנסות מע"מ עסקאות

100.00

16.00

חשבונית רכש

הוצאות

מע"מ תשומות

100.00

16.00

ספק (נותן השירות)

116.00

ביטול ההכנסות

הכנסות חשבונית עצמית

100.00

ספק (נותן השירות)

100.00

כאשר מלכ"ר מקבל חיוב ללא חשבונית מס, הוא אינו מוציא חשבונית עצמית אלא רושם פקודת יומן במבנה הבא:

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

רישום ההוצאה

הוצאה (כולל מע"מ)

מע"מ תשומות (0 ₪)

116.00

0.00

ספק

ניכוי במקור

100.00

16.00

 כמובן, תנועת יומן נוספת תירשם בעקבות התשלום (עם ניכוי במקור).

 רישום חשבוניות רכש שהגיעו באיחור: במהדורה 2010 התוכנה עוקבת באופן אוטומטי אחר החשבוניות שנכללו בדוח. לכן, אם חשבוניות רכש מסוימת מגיע לאחר שהוגש דוח מע"מ (לדוגמה חשבונית רכש מחודש ינואר 2012 שהגיעה לעסק בחודש מרץ 2012), רושמים אותה כרגיל (בהתאם למבנה הרישום שהוצג לעיל).

 רישום תנועות יומן כנגד כרטיסי הכנסות והוצאות: בעת הכנת הדוח למע"מ, התוכנה שולפת את כל תנועות היומן בכרטיסי ההכנסות והוצאות שהחשבון הנגדי שלהן הוא כרטיס לקוחות, ספקים, חו"ז או עודפים. לדוגמה, אם רושמים (בטעות) תנועת יומן לחובת כרטיס עובד כלשהו (כרטיס חו"ז) ולזכות כרטיס הכנסות, תנועה זו תיחשב כמכירה פטורה ממע"מ.

חשבשבת דוס

 מערכת ההפעלה: מערכת ההפעלה במחשב צריכה להיות Win 98 או מערכת מתקדמת יותר. לא ניתן להפעיל את התוכנה להפקת דוח 874 במחשבים שמערכת ההפעלה שלהם היא Win 95, מילניום או דוס בלבד.

 עדכון מספר עוסק מורשה בכרטיסי לקוחות וספקים: בכל כרטיס לקוח או ספק, למעט לקוחות שאינם עוסקים מורשים, ולמעט לקוחות חו"ל וספקי חו"ל, נכנסים לחלון שלהלן: הנהלת חשבונות > כרטיסי חשבון > חשבון לקוח / ספק. בחלון זה מעדכנים את שדה: מספר עוסק מורשה. אם ללקוח או לספק אין מספר עוסק מורשה (מלכ"ר, עירייה, משרד ממשלתי וכד'), יש לרשום מספר עמותה, או מספר ישות וכד'. ניתן למצוא מספרי ישות באתר של חשבשבת. כאשר מנהלים חשבונות מרכזים, יש לרשום את מספר העוסק גם בכרטיס של החשבון המרכז וגם בכל כרטיסי החשבון של הסניפים. כאשר הלקוח שייך לאיחוד עוסקים רושמים את מספר העוסק מורשה של האיחוד, אולם כאשר הכרטיס הוא של ספק, רושמים את מספר הבן באיחוד.

  PCN874 02

כאמור, דוח 874 בשיטה החדשה יכללו פירוט של חשבוניות. חשבשבת מפיקה את הדוח על סמך תנועות היומן בהנה"ח. עסקים וארגונים שרושמים את החשבוניות באמצעות מערכת השיווק והמלאי של חשבשבת, כלומר עסקים וארגונים שמפיקים חשבוניות מכירה וחשבוניות רכש באמצעות חשבשבת, יכולים להמשיך לעבוד כרגיל. תנועות היומן שהתוכנה רושמת באופן אוטומטי מתאימות לדרישות של הדוח. אולם יש להקפיד על הנקודות הבאות.

 הדפסת מספר העוסק של הלקוח על גבי החשבונית: כאמור, החל משנת 2012 עסקים לא יהיו רשאים לקזז מע"מ תשומות, אם החשבונית לא תכלול את מספר העוסק שלהם (כאשר סכום החשבונית לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪). תוכנית שמעדכנת את פורמט ההדפסה של חשבוניות, כך שהחשבונית המודפסת תכלול את מספר העוסק של הלקוח, נשלחה ללקוחות בחוזה שירות. מומלץ להפעיל את התוכנית כבר כעת. אם טרם קיבלתם תוכנית זו נא צרו קשר עם סניף השירות.

 אין להפיק מסמכים עם סכום מינוס. אם רוצים לבטל חשבונית, יש להפיק חשבונית זיכוי. בתוך החשבונית עצמה מותר לרשום שורות במינוס, למעט במקרים בהם החשבונית כוללת גם פריטים שחייבים במע"מ וגם פריטים עם מע"מ אפס (פירות וירקות).

 מכירות / קניות כנגד הרשות הפלסטינאית: תנועות היומן של החשבוניות ללקוחות ושל החשבוניות מספקים הנמצאים ברשות הפלסטינאית הן כמו תנועות היומן של חשבוניות רגילות, פרט לכך ששיעור המע"מ שונה (בחשבוניות רכש). כל הלקוחות והספקים ברשות הפלסטינאית צריכים להיות בעלי חתך משותף.

עסקים וארגונים שרושמים תנועות יומן של חשבוניות (מכירה ו/או רכש) באופן ידני, או קולטים ממשק של תנועות יומן מתוכנה אחרת, צריכים להקפיד על רישום התנועות לפי המפורט להלן:

 אין לרשום תנועות חד צדיות: אין לרשום חשבוניות מס באמצעות תנועות יומן חד צדיות (תנועת חובה בלבד או תנועת זכות בלבד). כל החשבוניות צריכות להירשם באמצעות פקודות יומן הכוללות סוג תנועה. מותר לרשום אותה חשבונית באמצעות כמה תנועות יומן, אולם כל תנועת יומן צריכה להיות רשומה לפי ההנחיות בדף זה. בעת הפקת דוח PCN874 חשבשבת תאחד את התנועות השונות של אותה חשבונית לתנועה אחת.

 מבנה פקודות היומן של המסמכים:

המסמך

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

חשבונית מס מכירה

לקוח

116.00

הכנסות מע"מ עסקאות

100.00

16.00

חשבונית מס זיכוי

הכנסות

מע"מ עסקאות

100.00

16.00

לקוח

116.00

חשבונית מס מכירה פטורה ממע"מ

לקוח

100.00

הכנסות פטורות

100.00

חשבונית מס זיכוי פטורה ממע"מ

הכנסות פטורות

100.00

לקוח

100.00

חשבונית רכש

הוצאות מע"מ תשומות

100.00

16.00

ספק

116.00

זיכוי רכש

ספק

116.00

הוצאות

מע"מ תשומות

100.00

16.00

חשבונית רכש מע"מ 2/3

הוצאות

מע"מ תשומות

105.33

10.67

ספק

116.00

חשבונית רכש מע"מ 1/4

הוצאות

מע"מ תשומות

112.00

4.00

ספק

116.00

 תאריך החשבונית: בכל תנועות היומן יש לרשום את תאריך המסמך (תאריך החשבונית) בשדה תאריך אסמכתא (התאריך הראשון בתנועת היומן).

 מספר החשבונית: בכל תנועות היומן של מסמכי מכירה (חשבוניות ללקוחות) יש לרשום את מספר החשבונית בשדה אסמכתא (האסמכתא הראשונה). בכל תנועות היומן של מסמכי רכש (חשבוניות מספקים), יש לרשום את מספר החשבונית בשדה

אסמכתא 2 (השדה השני של אסמכתא) או בשדה אסמכתא 1.

 חשבון ייצוא: דוח PCN874 צריך לכלול את מספר רשומון הייצוא. כיוון שמספר הרשומון כולל 9 ספרות, לא ניתן לרשום אותו בשדה אסמכתא. בעת הפקת דוח מע"מ התוכנה מזהה את תנועות חשבון היצוא ומציגה חלון בו רושמים את מספר הרשומון.

ייבוא

הייבוא כולל את המרכיבים הבאים:

  • החשבון שמקבלים מהספק מחו"ל
  • חיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל
  • רשימון הייבוא
  • אגרות בישראל
  • עמלה של עמיל המכס
  • הוצאות בישראל (הובלה, אחסנה וכד')

 החשבון שמקבלים מהספק בחו"ל אינו רלוונטי לדוח מע"מ. (מחייבים הוצאות וזכים את הספק).

 החיובים עבור הובלה וביטוח בחו"ל נרשמים כמו חשבון הספק בחו"ל, אולם יש להעמיס אותם על מחיר העלות הפריטים.

 רשימון הייבוא כולל שורה (או שתי שורות) שבה מפורט המע"מ על הייבוא. רושמים את המע"מ על הייבוא באמצעות שתי פקודות היומן הבאות:

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

מע"מ תשומות

נגדי למע"מ ייבוא

תאריך הרשומון

מספר הרשימון (5 ספרות אחרונות)

נגדי למע"מ ייבוא

עמיל המכס

 כרטיס נגדי למע"מ ייבוא נועד לסמן את תנועות המע"מ. בעת הפקת דוח PCN874 רושמים את הכרטיס הזה בשורה: ייבוא. (הדיווח עובר הצלבה כנגד רשימוני הייבוא).

 רשימון הייבוא כולל גם פירוט של אגרות. האגרות אינן מדווחות למע"מ. רושמים פקודת יומן לחובת הוצאות אגרה ולזכות עמיל המכס. ניתן לצרף אותן לפקודה של רישום המכס והחיובים בחו"ל.

 החשבון של עמיל המכס כולל פירוט רשימת גבייה וכן חשבונית מס עבור העמלה ושירותים אחרים. יש לחלץ מתוך החשבון את חשבונית המס. רושמים את חשבונית המס של העמיל כמו חשבונית רכש רגילה בישראל (לחובת הוצאות עמלה, ומע"מ תשומות, לזכות עמיל המכס).

 לעתים עמיל המכס מצרף לחשבון העתקים של חשבוניות מס שהופקו ע"י גורמים אחרים עבור הובלה או אחסנה בישראל. בדרך כלל חשבוניות אלה הן על שם היבואן (ולא ע"ש עמיל המכס), ולכן, יש לרשום כל אחת מהחשבוניות האלה באמצעות שתי פקודות יומן:

מספר

חובה

זכות

תאריך

אסמכתא 2

1

הוצאה (הובלה)

הספק (המוביל)

תאריך החשבונית

מספר החשבונית של המוביל

2

הספק (המוביל)

עמיל המכס

תאריך החשבון של עמיל המכס

מספר החשבון של עמיל המכס

 מספר הרשימון הוא בן 9 ספרות, אולם בפקודות היומן בחשבשבת ניתן לרשום רק 5 ספרות בשדות אסמכתא. בעת רישום פקודת היומן רושמים את 5 הספרות האחרונות של הרשימון, ובעת הפקת דוח PCN874 חשבשבת מציגה חלון שבו משלימים את המספר. יש לדווח לרשות המסים את המספר המלא של הרשימון. בעת רישום פקודת היומן אסור להשאיר את שדה אסמכתא ריק (ולרשום את כל המספר רק בעת הפקת הדוח).

 חשבוניות רכש עם מע"מ חלקי (2/3 או 1/4): לא ניתן לקלוט באמצעות מסמכי רכש חשבוניות שהמע"מ שלהם חלקי (כגון: קניית דלק). יש לרשום חשבוניות אלו רק באמצעות פקודות יומן כמפורט בטבלה שלעיל.

חשבוניות ללקוחות מזדמנים: יש לרשום תנועת יומן נפרדת עבור כל חשבונית מכירה שהסכום שלה לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, בין אם המכירה היא ללקוח שהוא עוסק מורשה, ובין אם המכירה היא ללקוח פרטי שאינו מקזז מע"מ. ניתן לרשום את המכירות ללקוחות פרטיים כנגד כרטיס לקוחות שונים. אולם כאשר לקוח מזדמן מעוניין לקבל חשבונית מס לצורך קיזוז מע"מ תשומות, אם סכום החשבונית לפני מע"מ הוא לפחות 5,000 ₪, יש לפתוח ללקוח כרטיס חשבון, לעדכן בו את מספר העוסק של הלקוח, ולרשום את פקודת היומן כנגד כרטיס חשבון זה.

תנועות יומן של מכירות קופה רושמת:

תנועות היומן של מכירות קופה רושמת נרשמות על סמך הסכומים בצובר Z.

דרישת רשות המסים היא שתנועות יומן של מכירות קופה רושמת יכללו לא רק את סכום המכירה אלא גם את כמות התלושים. בגרסת חשבשבת דוס, כמות התלושים צריכה להיות רשומה בשדה "פרטים" לאחר הטקסט: רושמת.

 כאשר בנקודת המכירה מותקנת חשבשבת דוס, ותנועות היומן נרשמות לפי צובר Z, יש להיכנס למאגר הזמני של המנה, ובאחת התנועות שבה בשדה פרטים מופיע הטקסט "סגירת קופה רושמת" יש להוסיף לאחר תו רווח אחד את מספר התלושים. לדוגמה, אם לפי דוח Z היו 50 מכירות, הנתון בשדה פרטים יהיה: רושמת 50. כאמור, יש לרשום את המספר 50 באחת מתנועות המכירה (מכירות כנגד כרטיסי אשראי, או מכירות כנגד שיקים או מכירות כנגד מזומן). אם התנועות של מכירות קופה רושמת מגיעות לחשבשבת דוס מתוכנה אחרת, יש להנחות את בית התוכנה לכלול בתנועת היומן, את הטקסט הנ"ל. כמובן, אם בית התוכנה אינו שולח את הטקסט הנידון, ניתן להוסיף אותו באופן ידני.

 קופה קטנה: תנועות יומן של קופה קטנה רושמים במבנה של חשבונית רכש (לחובת כרטיס הוצאות וכרטיס מע"מ תשומות ולזכות מי שמקבל את התשלום). בשדה אסמכתא 2 (אסמכתא שנייה) רושמים את כמות החשבוניות שרוכזו בתנועת היומן (כאמור, ניתן לרשום אסמכתא של חשבונית רכש גם באסמכתא 1, אם כך פעלתם יש לרשום כמות חשבוניות קופה קטנה באסמכתא 1). לדוגמה, אם תנועת היומן היא עבור 20 חשבוניות של חניה, רושמים בשדה אסמכתא 2 את המספר 20. אם הרישום הוא בגין חשבונית אחת בלבד, יש לרשום 1 באסמכתא 2. בשדה תאריך (התאריך הראשון) יש לרשום את תאריך הרישום.

כל אחת מהחשבוניות שנכללות בקופה הקטנה – סכום המע"מ שלה צריך להיות עד 300 ₪. אם סכום המע"מ בחשבונית מסוימת גבוה יותר, יש לדווח עליה כמו על חשבונית רכש רגילה (לזכות הספק) ולא במסגרת קופה קטנה.

 חשבונית עצמית (חשבונית שמפיקים במקום נותן שירותים שאינו מפיק חשבוניות): יש לרשום את תנועות היומן הבאות עבור כל חשבונית עצמית:

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

חשבונית מס

ספק (נותן השירות)

116.00

הכנסות מע"מ עסקאות

100.00

16.00

חשבונית רכש

הוצאות

מע"מ תשומות

100.00

16.00

ספק (נותן השירות)

116.00

ביטול ההכנסות

הכנסות חשבונית עצמית

100.00

ספק (נותן השירות)

100.00

כאשר מלכ"ר מקבל חיוב ללא חשבונית מס, הוא אינו מוציא חשבונית עצמית אלא רושם פקודת יומן במבנה הבא:

ח-ן חובה

%

ח-ן זכות

%

רישום ההוצאה

הוצאה (כולל מע"מ)

מע"מ תשומות (0 ₪)

116.00

0.00

ספק

ניכוי במקור

100.00

16.00

כמובן, תנועת יומן נוספת תירשם בעקבות התשלום (עם ניכוי במקור).

 רישום חשבוניות רכש שהגיעו באיחור: יש לפתוח מנה חדשה עבור חשבוניות רכש שמגיעות באיחור. במנה זו רושמים רק חשבוניות רכש שהגיעו באיחור, לדוגמה, חשבונית רכש מחודש אפריל 2012, שהתקבלה רק בחודש יוני 2012. (אין לרשום חשבוניות מכירה ואין לרשום חשבוניות רכש שכבר דווחו למע"מ). בעת הפקת הדוח למע"מ, בנוסף להגבלת תאריך האסמכתא, התוכנה פותחת חלון שבו יש לרשום את מספר המנה שלעיל (המנה של החשבוניות שהגיעו באיחור). כמובן, בשדה תאריך יש לרשום את תאריך החשבונית. יש לקלוט את המנה רק סמוך להפקת דוח מע"מ (כיוון שיש רק מנה אחת המיועדת לחשבוניות שהגיעו באיחור).

 רישום תנועות יומן כנגד כרטיסי הכנסות והוצאות: בעת הכנת הדוח למע"מ, התוכנה שולפת את כל תנועות היומן בכרטיסי ההכנסות והוצאות שהחשבון הנגדי שלהן הוא כרטיס לקוחות, ספקים, חו"ז או עודפים. לדוגמה, אם רושמים (בטעות) תנועת יומן לחובת כרטיס עובד כלשהו (כרטיס חו"ז) ולזכות כרטיס הכנסות, תנועה זו תיחשב כמכירה פטורה ממע"מ.