חשבשבת היא תוכנת ERP שכוללת את כל המדולים המקובלים בתוכנות ERP מתקדמות, ובדרך כלל ניתן לנהל באמצעותה את כל התהליכים העסקיים, ובכלל זה התהליכים הבאים:

  • מכירה ללקוח: הצעת מחיר > הזמנה > תעודת משלוח > חשבונית מס > קבלה
  • רכישה מספק: הצעת מחיר רכש > הזמנת רכש > תעודת משלוח רכש > חשבונית מס רכש > תשלום
  • ייצור

בתי תוכנה יכולים לשלב את הפלט של התוכנות שלהם בתוך התהליכים המנוהלים ע"י חשבשבת. לדוגמה:

  • תוכנה א' מפיקה חשבוניות, ומעבירה לחשבשבת את תנועות היומן על מנת שיירשמו בהנהלת החשבונות של העסק.
  • תוכנה ב' מפיקה הצעות מחיר ומבקשת מחשבשבת להפיק חשבוניות מס על סמך הצעות המחיר.
  • תוכנה ג' קולטת תשלומים בכרטיסי אשראי ומעבירה לחשבשבת תנועות יומן על מנת שיירשמו בהנהלת החשבונות של העסק.
  • תוכנה ד' מבקשת לעדכן במסד הנתונים של חשבשבת קטלוג פריטים ומחירון.

קריאת נתונים מחשבשבת:

ניתן לקרוא את הנתונים בשתי דרכים:

  • קוראים את הנתונים ישירות באמצעות ODBC. הסברים על הטבלאות העקריות והשדות שלהן ניתן למצוא כאן.
  • מפיקים בחשבשבת דוח של הנתונים המבוקשים ושומרים אותו בגיליון Excel.

עדכון נתונים בחשבשבת

לפי הוראות ניהול ספרים של רשות המסים כל תוכנת ERP אחראית לעדכון הנתונים שלה, ואסור לאפשר לתוכנה זרה לעדכן ישירות את הנתונים של תוכנת ה- ERP. לכן, חשבשבת מאפשרת לשלוח לה נתונים רק באמצעות ממשקים. לאחר קבלת הממשק תוכנת חשבשבת פותחת את הקובץ, בודקת אותו ומעדכנת את נתוני חשבשבת.

ישנם שני סוגי ממשקים:

  • קובץ ASCII
  • עדכון באמצעות ODBC. בשיטה זו ניתן לשלוח לחשבשבת נתונים מגיליון Excel, XML וכד'.

הממשקים כוללים את האפשרות להפעלה אוטומטית של הקליטה בחשבשבת.

כמה מאות בתי תוכנה בישראל כתבו ממשקים שמעדכנים את תוכנת חשבשבת. כמעט כולם פתחו את הממשקים על סמך ההנחיות באתר זה, ללא צורך בסיוע של מומחי חשבשבת.

השימוש בממשקים הוא ללא תשלום.

מסד התונים של חשבשבת

נתוני חשבשבת מאוחסנים במסד הנתונים Microsoft SQL Server.

מסד הנתונים של חשבשבת כולל מאות טבלאות. הטבלאות העיקריות, אותן ניתן לעדכן באמצעות ממשקים, הן:

  • אינדקס כרטיסי חשבון (לקוחות, ספקים, עובדים, בנקים, כרטיסי הכנסה / הוצאה וכד')
  • אינדקס פריטים
  • אינדקס עצי מוצר
  • תנועות הנהלת חשבונות.
  • תנועות מסמכי השיווק והרכש (הצעות מחיר, הזמנות, תעודות משלוח, חשבוניות וכד')
  • תנועות הקופה (קבלות והפקדות לבנק)

כאשר חשבשבת מפיקה הצעות מחיר, הזמנות או תעודות משלוח הנתונים נרשמים בטבלת תנועות מסמכי השיווק והרכש.

כאשר חשבשבת מפיקה חשבונית מס, הנתונים נרשמים הן בטבלת תנועות מסמכי השיווק והרכש והן בטבלת תנועות הנהלת חשבונות.

כאשר חשבשבת מפיקה קבלה או הפקדה, הנתונים נרשמים הן בטבלת תנועות הקופה והן בטבלת תנועות הנהלת חשבונות.

עדכון כרטיסי חשבון

באמצעות ממשק זה ניתן –

  • לפתוח כרטיסי חשבון חדשים
  • לעדכן נתונים בכרטיסי חשבון קיימים (לדוגמה, עדכון כתובת)

כמו כן, מומלץ להשתמש בממשק זה כאשר רוצים להעביר אינדקס של כרטיסי חשבון מחברה אחת לחברה אחרת.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון פריטים ומחירים

באמצעות ממשקים אלה ניתן

  • לפתוח פריטים חדשים
  • לעדכן נתונים בפריטים קיימים (לדוגמה, עדכון תאור)
  • לעדכן מחירים
  • לעדכן מחירים מיוחדים (מחיר ספציפי ללקוח פריט וכמות)

כמו כן, מומלץ להשתמש בממשק זה כאשר רוצים להעביר אינדקס של פריטים מחברה אחת לחברה אחרת.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

אם הפריטים הם בעלי מספר טבוע (מספר סריאלי) יש להשתמש בממשק שמוסבר כאן.

עדכון עצי מוצר

באמצעות ממשק זה ניתן להעביר לחשבשבת עץ מוצר (אב ובנים)

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון תנועות יומן

באמצעות ממשק זה מעדכנים תנועות יומן (= פקודות יומן). ממשק זה מיועד לתוכנות שמפיקות חשבוניות מס או קבלות, אך לא רושמות את תנועות היומן.

אם תנועת יומן מסויימת מתייחסת לכרטיס חשבון שאינו קיים, חשבשבת מאפשרת לפתוח את הכרטיס באפן אוטומטי, אך כמובן בהמשך יש לדאוג לעדכון שם החשבון ושאר השדות.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון הצעות מחיר, הזמנות ומסמכים אחרים

באמצעות ממשק זה מעדכנים נתונים בטבלת תנועות מסמכי השיווק והרכש. אם רוצים להפיק חשבונית מס באמצעות חשבשבת יש לשלוח נתונים של הצעת מחיר. לאחר מכן מפיקים בחשבשבת חשבונית מס על סמך הצעת המחיר. ניתן להפיק ברצף חשבוניות מס ללקוחות שונים על סמך הצעות מחיר ללקוחות אלה, וניתן לרכז את כל הצעות המחיר של לקוח מסוים בחשבונית מס אחת.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון קבלות

ממשק זה מיועד לארגונים ולעסקים שמפיקים את הקבלה באמצעות תוכנה אחרת ומעוניינים להעביר את הנתונים לקובץ הקופה של חשבשבת על מנת להפיק הפקדות לבנק ועל מנת לרשום את הקבלות בתנועות היומן.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון דפי בנק

ממשק זה מיועד לקליטה של נתוני דפי הבנק על מנת להפיק התאמות בנק. אפשר להעביר באמצעות ממשק זה גם קובץ של תשלומים בכרטיסי אשראי (כדי לערוך התאמת כטיסי אשראי) או קובץ של תנועות כרטיס של ספקים או לקוחות גדולים (על מנת לערוך התאמת ספקים או לקוחות)

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

עדכון שערי מט"ח

ממשק זה מיועד לעדכון טבלת שערי מט"ח מבנק ישראל. שערי המט"ח מאפשרים לחשבשבת להפיק דוחות משוערכים.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן:

עדכון קשרי לקוחות (CRM)

באמצעות ממשק זה ניתן להעביר פעילויות (activities) למערכת ה- CRM של חשבשבת.

הסברים מפורטים על ממשק זה ניתן למצוא כאן.

כיצד ניתן לבדוק את ממשקי הקלט?

ניתן לקבל ללא תשלום גרסת דמו של חשבשבת. בית תוכנה שמפתח ממשקים יכול לבדוק את התקינות שלהם באמצעות גרסת הדמו. גרסת הדמו כוללת חברה לדוגמה עם כרטיסי חשבון, פריטים ותנועות.

ספר ההדרכה של התוכנה מצורף לגרסת הדמו. כמו כן ניתן להיעזר במסכי העזרה.

כדי לקלוט ממשק בוחרים בתפריט הראשי: כללי > ממשקים

בעת קליטת הממשק התוכנה מבצעת בדיקות, ומציגה הודעות שגיאה. לאחר שהממשק נקלט, מומלץ להפיק דוחות כדי לוודא שהנתונים נקלטו כהלכה.

 שאלות ותמיכה טכנית

ניתן לשלוח שאלות באמצעות דוא"ל כאן.

כדי לקבל סיוע של מומחה חשבשבת, הן לגבי הסברים בטלפון על כתיבת הממשקים והן לגבי בדיקה של ממשקים, יש לרכוש שעות תמיכה בתשלום מראש. מחיר שעת תמיכה (או חלק ממנה) 400 ש"ח + מע"מ. ניתן לרכוש שעות תמיכה כאן.

 שאלות שכיחות

 אני קולט תשלום בכרטיס אשראי באתר ומעוניין שחשבשבת תבצע את הסליקה בשב"א ותפיק חשבונית מס וקבלה. באיזה ממשק יש להשתמש?

הבקשה מנוגדת לתקן PCI של חברות כרטיסי אשראי, ולכן לא ניתן לבצעה. לפי תקן זה אסור להעביר את נתוני כרטיס האשראי מתוכנה אחת לתוכנה אחרת. ניתן להתגבר על הבעיה באמצעות "שתילת" החנות הוירטואלית של חשבשבת בתור האתר שלכם. האתר ימשיך להיראות כפי שהוא כיום, אך קבלת התשלום והפקת החשבונית יבוצעו באמצעות תוכנת חשבשבת. פרטים נוספים ניתן לקרוא כאן.

אני רוצה לשתול בחשבשבת מסמכים סרוקים של תעודות משלוח חתומות ולקשר אותם לתנועות של תעודות המשלוח במסד הנתונים של חשבשבת (כך שבעת דפדוף בנתוני תעודות משלוח ניתן יהיה לראות את המסמכים החתומים). כיצד עושים זאת?

קיים ממשק שבאמצעותו ניתן לעדכן קישורים לתמונות (או מסמכים אחרים). הסברים על ממשק זה ניתן לקרוא כאן.

אנחנו מעוניינים להעביר חשבונית לחשבשבת ולהפיק את המקור בחשבשבת. מה עלינו להעביר?

אם רוצים להפיק חשבונית מס באמצעות חשבשבת יש לשלוח נתונים של הצעת מחיר. לאחר מכן מפיקים בחשבשבת חשבונית מס על סמך הצעת המחיר. החשבונית תכלול את כל הנתונים שהיו בהצעת המחיר, והיא תעדכן הן את טבלת תנועות היומן והן את טבלת תנועות מסמכי השיווק והרכש.

איזה סוגי מסמכים חשבשבת קולטת בממשקים?

ניתן להעביר בממשק לחשבשבת את המסמכים הבאים:

  • הצעת מחיר
  • הזמנה
  • תעדות משלוח
  • חשבונית מס

מומלץ להעביר הצעת מחיר, משום שזה המסמך היחיד עליו לא חלות הוראות ניהול ספרים. בהמשך העבודה ניתן להפיק מסמך אחר על סמך הצעת המחיר (ראה תשובה לשאלה קודמת). אם מעבירים הזמנה או תעודת משלוח או חשבונית מס, חשבשבת קולטת אותם כמסמכי סוכן, כלומר מסמכים שעותק המקור שלהם הופק בתוכנה אחרת, ובחשבשבת ניתן להפיק רק העתק שלהם.

חשבונית מס מעדכנת הן את טבלת תנועות הנה"ח והן את טבלת תנועות השיווק והרכש. שאר המסמכים מעדכנים רק את טבלת השיווק והרכש.

כמו כן ניתן להעביר לחשבשבת את כל מסמכים הנ"ל כמסמכי רכש, כלומר מסמכים שהופקו ע"י ספק מסוים. כמובן, כאשר קולטים מסמכי רכש אין משמעות לעותק המקור.

אנחנו רוצים להעביר קריאות של מוני מים על מנת שחשבשבת תפיק חיובים לצרכני המים עם המחירים המתאימים. כיצד עושים זאת?

יש להעביר לחשבשבת תנועות של הצעות מחיר או הזמנות הכוללות את הכמות של המים (המחיר לא רלוונטי). במסד הנתונים של חשבשבת מגדירים את המחיר לכל צרכן ולכל כמות מים (לדוגמה, עד 3 מ"ק במחיר אחד ומכמות זו ומעלה במחיר אחר), ומפיקים את החיובים המתאימים.

אנחנו מייצרים קובץ פקודות יומן בשיטה מקוצרת. האם לקוחות שמחוייבים בדווח מע"מ 874 יכולים להפיק את דוח מע"מ על סמך ממשק זה?

התשובה חיובית. הדברים העיקריים, עליהם יש להקפיד, כאשר שולחים תנועות יומן רלוונטיות למע"מ:

אין לשלוח תנועות חד-צדיות, אלא כל תנועה חייבת להיות מאוזנת.

בתנועות יומן של חשבוניות מס מספר החשבונית צריך להיות רשום בשדה אסמכתא ראשונה, ובתנועות יומן של חשבונית מס רכש (חשבונית שהתקבלה מספק) מספר החשבונית צריך להיות רשום בשדה אסמכתא השנייה. המספר צריך לכלול ספרות בלבד, והאורך שלו צריך להיות לפחות 6 ספרות (אם הוא קצר יותר אפשר להוסיף אפסים מקדימים).