עמדות מכירה
POS (קופה רושמת)

בעמדות מכירה ניתן להשתמש במסך מגע

*   בקרת כניסה למערכת

לבקשת חברות פיננסיות, שאמורות לעמוד בתקנים מחמירים של בקרת כניסה:

  • ניתן לקבוע שסיסמאות הכניסה של המשתמשים בחשבשבת ייקבעו במערכת ההפעלה (ולכן, ניתן להחיל בחשבשבת את כל הבקרות שניתן להגדיר ב windows- של מיקרוסופט).
  • חשבשבת מנהלת רישום של כל ניסיונות הכניסה שהצליחו וגם את אלה שנכשלו (ניסיונות כניסה עם סיסמה שגויה).

*   חל שיפור במנגנון ובמהירות ההדפסה בעמדות טרמינל ובעמדות רגילות.

*   חיפוש חשבונות / פריטים

לחיפוש חשבונות התווספו השדות חשבון ראשי וכותרת מיון.

לחיפוש פריטים התווסף השדה כותרת מיון.

*   חיפוש על ידי המקלדת התקצר בהקשה

לקוחות המעדיפים מקלדת על פני עכבר– במהדורה זו חוסכים מקש אחד.

מקישים 7F חיפוש, רושמים את הערך לאיתור, מקישים על מקש Enter אמצעי והתוצאות מוצגות.

*   מחיקה ברצף של קבוצת חשבונות / פריטים (עדכון קבוצת חשבונות / פריטים)

ניתן למחוק קבוצת חשבונות או פריטים ברצף בתנאי שלכרטיסים אין תנועות.

*   עדכון חשבונות פעילים של קבוצת חשבונות (עדכון קבוצת חשבונות)

ניתן להגדיר חשבונות כ'פעילים', באופן מרוכז, לחתך חשבונות נבחר.

*   העתקת חברה הכוללת אינדקסים בלבד (ללא תנועות)

למשתמשים המעוניינים להקים חברה חדשה המבוססת על האינדקס של חברה אחרת – המהדורה החדשה מאפשרת להקים חברה כזו בקלות בקליק (ללא צורך בסיסמאות).

*   מחיקת חברה לא פעילה

ניתן למחוק חברה לא פעילה באמצעות הסעיף החלפת חברה. טרם המחיקה, יש לוודא שלחברה לפחות 2 גיבויים על אמצעי גיבוי חיצוני.

*   חיבורים ושיפור מהירות לעובדים עם Terminal

כידוע, ניתן להתקין את חשבשבת בחוות שרתים (ענן) ולעבוד בתחנות מרוחקות. ניתן גם לפתוח את התוכנה מספר פעמים במקביל באותה תחנה. עד כה התוכנה הייתה סופרת כל התחברות כזו, ובודקת שלא תהיה חריגה ממספר הרישיונות הכולל. החל ממהדורה זו, כאשר משתמש פותח את חשבשבת מספר פעמים באותה תחנה, התוכנה סופרת את כל ההתחברויות כהתחברות אחת בלבד.

בסעיף בחירת צבעים ורקע התווספה הגדרה: הגדרת מערכת ללא תמונת רקע. עסקים העובדים באמצעות התחברות מרחוק (Terminal) ומעונינים לשפר את קצב טעינת התוכנה מוזמנים לסמן אפשרות זו ובמקום תמונת הרקע של המסך הראשי יוצג מסך אפור.

*   גיבויים

ניתן לגבות בקליק אחד את כל החברות (או קבוצה נבחרת של חברות).

*   שדרוג אוטומטי לנתונים בעת הקמת חברה חדשה מגיבוי

בעת הקמת חברה חדשה מגיבוי מתבצע שדרוג אוטומטי לחברה אין צורך להפעיל את תוכנית Multiupdate.

*   תיקון תנועות ישירות מתוך פקודת יומן שנקלטה ומתוך כרטסת !!!

תיקון מתוך פקודת יומן שנקלטה:

הסעיף תיקון תנועות מופיע מעתה גם בתפריט הקליק הימני שבמסך פקודות יומן.
הסעיף פעיל במנות שנקלטו לקובץ הקבוע.

תיקון תנועות מתוך כרטסת חשבון:

ניתן לבצע תיקון תנועות בכרטיס חשבון מסוים לרצף תנועות ללא תלות במספר המנה. בכדי לבצע זאת, מציבים את הסמן על מפתח החשבון (בכל מסך שבו תפריט קליק ימני בעכבר פעיל) ומקליקים על הקליק הימני בעכבר. בוחרים: כרטסת חשבון – תנועות קבועות או כרטסת חשבון – כל התנועות.
הסעיף פעיל רק בתנועות שנקלטו לקובץ הקבוע.

סטורנו גם לתנועות שהותאמו

במהדורה הנוכחית התווספה אפשרות לבצע סטורנו גם לתנועות מותאמות.

למשתמש מוצגות 3 אפשרויות:

  • יצירת תנועות סטורנו, פתיחת ההתאמות הקיימות ויצירת התאמות בין תנועת הסטורנו לתנועות המקוריות. מסמנים אפשרות זו בכדי לפתוח את ההתאמה הקיימת של התנועה המבוטלת. התוכנה תסגור אוטומטית את תנועת הסטורנו עם התנועה אותה היא מבטלת. אפשרות זו היא ברירת המחדל.
  • יצירת תנועות סטורנו ללא התאמות ושמירת ההתאמות הקיימות. במקרה זה תיווצר תנועת סטורנו לתנועה המותאמת, אך ההתאמה המקורית לא תפתח. יהיה עליכם לפתוח את ההתאמה באופן יזום על מנת לסגור את התנועה המבוטלת עם תנועת הסטורנו.
  • לא ליצור תנועות סטורנו עבור התנועות המותאמות. אפשרות זו זהה לאופציה שהיתה עד כה בתוכנה. תנועות סטורנו מתבצעות אך ורק לתנועות פתוחות.

תוכלו להציג את התנועות המותאמות לפני ביצוע הסטורנו. ליד הסעיף עבור תנועות מותאמות בחתך מופיע כפתור חץ צהוב (מסומן כאן בעיגול באדום). מקליקים על כפתור זה בכדי להציג את רשימת התנועות המותאמות בתוך חתך התנועות שנבחר לסטורנו.

124

*   בדיקת נתונים

כידוע, לפני הפעלת הגיבוי מומלץ להפעיל את תוכנית: בדיקת נתונים לפי גיבוי. בדיקת הנתונים סורקת את הטבלאות העיקריות בתוכנה ומאתרת בעיות במסד הנתונים. במהדורה הנוכחית נוספה בדיקה של בסיס הנתונים באמצעות כלי בדיקה של MS SQL Server. בדיקה זו מתריעה אם חלה תקלה טכנית בתשתית של בסיס הנתונים.

*   חיפוש סוגי תנועה וקודי תמחיר

לתפריט הגדרות חברה נוספה לשונית הגדרות חיפוש קודי תמחיר וסוגי תנועה. באמצעות לשונית זו ניתן לקבוע את סוג החיפוש ושיטת החיפוש עבור חיפוש קודי תמחיר וסוגי תנועה.

*   אינדקס חשבונות

הדוח כולל את שדה' עוסק מורשה' מרשומת החשבון.

איתור מיידי של ערכים בכל השדות במסמכים שהופקו, בפקודות יומן בקבוע, ברשימת ספריית החברות וכו' (כלומר בכל הגליונות הדינמיים)

כאשר מציבים את הסמן על שדה כלשהו (הצבוע באפור) ומתחילים להקליד, התוכנה תציג את הערכים האלה שכבר קיימים בגליון בו עובדים. לדוגמה אנו מחפשים חשבונית מספר 550003 במנה 9999. נעמוד על שדה אסמכתא ונרשום את המספר המבוקש. התוכנה תציג את כל שדות האסמכתא המתאימים להקלקה שלנו.

125

ניתן לבחור את אחד הערכים שנמצאו באמצעות המקלדת (דפדוף בחיצים ובחירה ב-Enter) או באמצעות הקליק השמאלי בעכבר.

ניתן לבחור מהרשימה ערך כלשהו והתוכנה תציב את הסמן על הרשומה המתאימה.

לא ניתן לדלג לרשומה הבאה.

ניתן לנטרל פעולה זו באמצעות מסך הגדרות לתצורת תחנה (הסבר בהמשך).

הצגה מיידית של מפתח חשבון / מפתח פריט ללא חלון חיפוש
בכל מקום בתוכנה שבו מקלידים מפתח חשבון או מפתח פריט, ברגע שמתחילים להקליד את המפתח, התוכנה מציגה אוטומטית חלון ובו המפתחות מתוך כל האינדקס המתחילים בתווים שרשמתם. להלן צילום מסך של מסמך בו רשמנו במפתח החשבון את הערך 30000. בחברה זו מפתח זה מייצג התחלה של מפתחות חשבון של לקוחות.

126

בהקלדת כל תו נוסף הרשימה מצטמצמת בהתאם לערכים הקיימים באינדקס החשבונות או הפריטים.

ניתן לבחור מהרשימה את הערך המתאים וכל זאת מבלי שנכנסנו לחלון חיפוש !!!!

הגדרות תצורת תחנה

בתפריט הגדרות בסעיף מסך בחירת צבעים ורקע נוספו אפשרויות בהקשר לאופציות החדשות של חיפוש מפתחות חשבון וערכים בגליונות הדינמיים.

127

כאמור, כיום בעת הקלדת מפתח חשבון/פריט מוצגים מפתחות החשבון העונים על התנאי באופן אוטומטי. בחלון ההגדרות נוסף סעיף בשם: השלמה מיידית בעת הקשת חשבון/פריט.

  • להפעיל תמיד
  • לא להפעיל
  • הפעלה חלקית – רק בגיליונות הדינמיים. אם מסמנים אפשרות זו, מפתחות חשבון/פריט לא יוצגו בעת הקלדתם, (אבל יוצגו ערכים בעת הקלדה בגיליון הדינמי).

 חלון תצורת תחנה מתעדכן בעת העלאת התוכנה. לכן, לאחר ההגדרה יש לצאת מהתוכנה ולטעון אותה שוב על מנת שההגדרות יכנסו לתוקף.

סדר הצגת שדות נוספים

128

בסעיף קביעת שמות לשדות נוספים (נתונים נוספים, תאריכים, סכומים) נוסף שדה מיקום. המשתמש יכול לקבוע כעת את סדר תצוגת השדות הנוספים במסך.

*   משימות להפעלה מאוחרת

עסקים, המפיקים דוחות ממחולל הדוחות לקובץ באמצעות משימות מתוזמנות, יכולים להגדיר מעתה את שם הקובץ שייווצר (עד כה לכל הדוחות היה שם קבוע).

*   קבצים נלווים

כידוע, במקומות רבים בתוכנה ניתן לצרף קבצים נלווים (לדוגמה, מצרפים קובץ אקסל לכרטיס פריט או לחשבונית וכד'). כדי לצרף קובץ רושמים את שם הקובץ וכתובתו. לעתים הכתובת ארוכה מאוד. לשם כך הוגדל השדה, שבו רושמים את שם הקובץ והמסלול אליו, ל- 100 תווים.

*   ממשקים

ניתן לקלוט שערי מט"ח מבנק ישראל לכל החברות בהקלקה אחת.

אם בעת קליטת ממשק (תנועות יומן, תנועות מלאי וכד') העברית מוצגת הפוך, מסמנים את הסעיף עבריתansi  בקבצי טקסט והעברית נקלטת בצורה תקינה.

כמו כן, נוסף ממשק חיוב שעות באמצעותו ניתן לקלוט תנועות שעות עבודה של עובדים עבור מודול חיוב שעות.

ניתן לקלוט לחשבונות ופריטים שדות נתונים נוספים. ניתן לקלוט כל אחד מהסוגים: הערות, סכומים, תאריכים.לכל סוג שדה יש לצור ממשק נפרד. הממשק הוא מסוג ODBC.
הקליטה מהירה מאוד ויעילה יותר מאשר באמצעות קליטת אינדקס חשבונות/פריטים.
לא ניתן לפתוח חשבונות/פריטים חדשים באמצעות ממשק זה.

בוטלה פתיחת מנה אוטומטית בעת כניסה למסך יבוא תנועות הנה"ח. במהדורה זו מנה חדשה נפתחת רק אם התבצע בפועל יבוא תנועות יומן.

בעת קליטת דפי בנק מבנק דיסקונט לאחר הגדרת מפתח חשבון וקובץ נפתח חלון שבו קובעים האם אורך האסמכתא שיש לקלוט הוא 7 תווים או 9.

הנהח"ש

*   פקודות יומן

  • הוספת שורה באמצע המנה – ניתן להוסיף שורה מעל או מתחת לשורה אחרת בפקודת היומן.
  • בדיקת תקינות –בסעיף בדיקת תקינות, התוכנה מסמנת את התנועות השגויות במנה, לדוגמה: תנועה לא מאוזנת.
  • בדיקת כפילות ספקים– הבדיקה מודיעה מעתה על כפילויות גם בתוך המנה בה מבצעים בדיקת כפילות. בדיקת הכפילות מתבצעת לתנועות ספקים בחובה ובזכות. הכפילות מתייחסת ל 3 הספרות האחרונות של האסמכתא (מינימום 2 ספרות).
  • סטורנו למנת תקציב– ניתן לבצע סטורנו למה תקציבית.
  • איפוס סכומי מט"ח – ניתן למחוק את כל סכומי המט"ח שנרשמו במנה.
  • שיטת ההדפסה – שיטת ההדפסה (מקוצרת לאורך, מקוצרת לרוחב, מפורטת) שנבחרה נשמרת להפקות הבאות כברירת מחדל.
  • במסך פקודות יומן בשיטה המקוצרת ניתן לבחור בפורמט שדומה לפורמט שהיה בדוס (סוג תנועה, חשבון חובה, חשבון זכות, תאריך, תאריך ערך, אסמכתא, אסמכתא-2). במסך הגדרות ניתן לקבוע שפורמט זה יהיה ברירת המחדל.
  • בלשונית ברירת מחדל נוספה אפשרות להגדיר סוג תנועה ולקדם את ספרור האסמכתא באופן אוטומטי בו זמנית.

*   חדש ! תנועות IFRS – ניתן לרשום מנה המיועדת לתנועות עבור דוחות IFRS. זהו תקן דיווח
הבינלאומי החדש, שבו הדוחות כוללים הכנסות או הוצאות כתוצאה משערוך נכסים להשקעה.

***   הפקת דוח מע"מ מקוון – חשבשבת מציגה את מה ששודר ומה שלא דווח.

התוכנה מנהלת בעצמה מעקב אחר התנועות שדווחו לרשות המיסים, ושולפת אוטומטית את החשבוניות שהגיעו באיחור. אין צורך בקודי איחור וקודי דחייה.  בעת הפקת הדוח מוצג חלון שמפרט את כל חשבוניות הרכש, והמשתמש יכול לסמן בחלון זה תשומות שהוא מעוניין לדחות את דיווחן.  הסבר מפורט בנושא דוח מע"מ מקוון למהדורה 2010 ניתן למצוא בעמוד 9 במסמך זה.

*   אישורים על ניכוי במקור וניהול ספרים

  • ניתן להגדיר בכרטיס החשבון את סוג  הניכוי במקור (שירותים או נכסים, עמלת ביטוח, ריבית והפרשי הצמדה, וכד'). דוח עד 1000 מעדכן את השדה המתאים.
  • דוח עד 1000 מעדכן אם לספק יש אישור על ניהול ספרים (מוסדות ציבוריים אינם רשאים לשלם למי שאין לו אישור כזה).
  • ניתן לקבוע שחשבון מסוים מדווח שני מספרים של עוסק מורשה על אף שמספר תיק מס הכנסה זהה (זוג נשוי או שותפות).

*   קובץ 1000 / מבזק
קובץ 1000/מבזק החוזר מרשות המיסים יכול לכלול עד  5 סוגים של  שיעורי ניכוי לכל ספק (בהתאם לסוג הניכוי – ראה הסבר סעיף קודם). במהדורות הקודמות התוכנה עדכנה את אחוז הניכוי הראשון ברשימה שהיה שונה מאפס ברשומת הספק. בגרסה 2010 חובה להגדיר לכל ספק את סוג הניכוי המתאים לחשבון (ברירת המחדל היא:  שירותים או נכסים) ורק לאחר מכן לשדר לרשות המיסים את הקובץ. במהדורה 2010 מתעדכן כרטיס הספק באחוז התואם את סוג הניכוי המוגדר בחשבון. אם לספק כלשהו אחוזי ניכוי שונים לסוגי ניכוי שונים יש לפתוח כרטיס ספק לכל סוג ניכוי.

בדוח ניכוי במקור קיימת דרישה של רשות המיסים לרשום את שם הספק כפי שמופיע ברישומיהם. אי לכך תוכנית מערכת 1000 ומערכת מבזק בחשבשבת  מעדכנת מעתה, בכל כרטיס ספק, בעת קליטת קובץ הקלט מרשות המיסים  שדה חדש: שם ספק מרשות המיסים. בעת הפקת דוח 856 (דוח שנתי לניכוי במקור) חשבשבת מציגה בדוח את השם הזה (ולא את שם הספק כפי שנבחר על ידכם). באופן זה תוכלו להמשיך לרשום את השם המועדף על ידכם, ואילו הדוח לרשות המיסים יוגש ללא שגיאות.

במחולל הדוחות ובאשף הדוחות נוספו שני מחוללים חדשים, באמצעותם ניתן לבנות דוחות המתייחסים לנתונים שנקלטו מרשות המיסים במערכת 1000 ובמבזק:  שם ספק, אישור ניהול ספרים, מספר תיק מע"מ שאותר, תאריך קליטה בחשבשבת, תאריך הפקת האישור ועוד.

שיפרנו את המסך של מערכת 1000 והוא היום ידידותי יותר למשתמש. יש כפתור הפעלה נפרד לכל שלב ושלב (במקום כפתור אחד בתחתית המסך)

*   קידום אסמכתא (אסמכתא +1) בדף בנק וצפייה בהתאמה

בקליטת דפי בנק ידנית התווספה אפשרות לקדם את ספרור האסמכתא ב- 1.
במסך קליטת דפי בנק נוספה אפשרות לצפייה בהתאמה.

*   ניתוח כרטיסים ידני – דילוג לחשבונות עם תנועות פתוחות

כאשר בוחרים כרטיס חשבון בניתוח כרטיסים, ניתן לדפדף ישירות לחשבון הבא שיש בו תנועות פתוחות.

*   הגדרת התאמה אוטומטית מתאריך עד תאריך

בהגדרת התאמה נוספה אפשרות להגביל את התנועות להתאמה בגבול תחתון : מתאריך…. עד כה ניתן היה להגביל רק את התאריך העליון.

*   העברת הכנסות

  • כאשר מפעילים סעיף זה מוצגת הודעה שיש לערוך בדיקת נתונים טרם הפעלת הסעיף.
  • בעת הפעלת התוכנית מופיעות הודעות על השלבים המתבצעים כעת ולבסוף הודעה שהעברה הסתיימה בהצלחה.
  • התוכנה מבצעת העברת הכנסות למנות IFRS. מנה 9994 משמשת כמנה לתנועות יתרת פתיחה IFRS.
  • הדפסה – ניתן להדפיס למסך, מדפסת או לקובץ EXCEL. ניתן לכלול בהדפסה יתרת חשבון מתאריך העברה קודם. ניתן לכלול בהדפסה טורי IFRS.
  • ביטול העברת הכנסות אחרונה – לא ניתן לבטל תנועות העברת הכנסות שהותאמו. הודעת השגיאה המוצגת במקרה זה מתייחסת רק להתאמות מהעברה האחרונה. ניתן להדפיס את תנועות ההעברה שהותאמו.
  • בעת הפעלת ביטול העברת הכנסות לתאריך אחרון נרשמים שם המשתמש שביצע את הביטול ותאריך הביטול.

*   קבלה

ברישום קבלת שק ניתן לבצע בדיקה האם החשבון של הלקוח מוגבל. הבדיקה מתבצעת באמצעות האינטרנט (ולכן, המחשב שבו מפיקים קבלות צריך להיות מחובר לרשת האינטרנט). השירות ניתן באמצעות האתר של חשבשבת. השירות הוא ללא תשלום למשתמשי חשבשבת הנמצאים בחוזה שירות שנתי.

במסמך קבלת שקים מספר השק יכול להכיל עד 10 תווים.

מס"ב

ניתן להפיק תשלומים למס"ב ממספר תחנות במקביל.

*   שליחת מס"ב לספק באמצעות דוא"ל

     נוספה אפשרות לשלוח באמצעות דוא"ל מכתבים בגין העברת תשלומים באמצעות מס"ב.

ש.ב.א

*  זיכוי חלקי לעסקת תשלומים

    ניתן להפיק זיכוי חלקי (בסכום אחד) לעסקת תשלומים שהתבצעה בש.ב.א.

*  זיכוי אשראי לעסקת תשלומים

    פקודת יומן של זיכוי אשראי בתשלומים נרשם באותו אופן שבו נרשם החיוב. תאריכים זהים
וסכומים זהים במינוס.

*  מועדי זיכוי של הפקדת אשראי

    תאריכי הערך של תנועות הפקדת אשראי מחושבים על פי הגדרת מועדי הזיכוי של החברה
הסולקת.

*   לא לפצל תנועות בעסקת תשלומים

    ניתן לרשום תנועות הפקדה של עסקת תשלומים בסכום אחד.

*   הפניית עסקאות למסופים

     הפנית העסקאות למסופים מתבצעת על פי החברה הסולקת.

 

שיווק ורכש

מסמכים

*   עיגול מסמכים

במסמכי מכירה ניתן לקבוע שיטת עיגול שונה לכל סוג מסמך. ניתן לקבוע עיגול ברמת מסמך (הגדרות מלאי > הדפסת מסמכים) וברמת כרטיס חשבון.

* שליחת חשבוניות מקור בדוא"ל

ניתן להפיק מסמכי מקור של חשבוניות מס לדואר אלקטרוני (במקום לשלוח חשבונית מודפסת).

שימו לב: על פי הוראות ניהול ספרים, יש לשמור העתקים של המסמכים ע"ג המחשב במשך 7 שנים.
העתקי החשבוניות שנשלחו באמצעות דוא"ל נשמרים בתת מחיצה בשם: InvPdf תחת המחיצה המשותפת Rep. מחיצה זו נפתחת באופן אוטומטי עם הפקת החשבונית הדיגיטלית הראשונה. עבור לקוחות המבצעים גיבוי באמצעות תוכנת חשבשבת נוספה האפשרות: גיבוי קובצי חשבוניות. יש לגבות בנוסף את נתוני המחיצה הנ"ל לאמצעי גיבוי חיצוני.
הערה:

לפני שמפיקים חשבוניות דיגיטאליות יש לוודא (באמצעות מי שאחראי על רשת האינטרנט בארגון) שתיבת דואר יוצא ב- Outlook מאפשרת לשלוח את החשבוניות. כמו כן מומלץ להתייעץ עם ספק האינטרנט לגבי מגבלות של משלוח מיילים בתפוצה רחבה.

*   שליחת הזמנות / הצעות מחיר בדוא"ל

במסמכים הזמנה והצעת מחיר נוסף בתחתית המסך הכפתור הפקה לדוא"ל. כאשר בוחרים בכפתור זה חשבשבת שולחת את המסמך ישירות לדואר האלקטרוני של הלקוח. (אין צורך בחתימה דיגיטלית כאשר שולחים הצעות מחיר והזמנות). שיפור זה פעיל רק בתנאי שמשתמשים ב- Outlook מהדורה 2007 או 2010.

**   מה עשוי להיות חסר בסל הלקוח?

בעת הפקת מסמך מכירה ללקוח, באמצעות תפריט פעולות נוספות, ניתן לצפות ברשימת מוצרים נוספים שהלקוח עשוי לרכוש (או כדאי להמליץ ללקוח לרכוש) כתוספת למוצרים בסל. הפריט המומלץ לרכישה מופיע צבוע בכחול. ניתן להעביר את הפריט ישירות למסמך באמצעות הקלקה.ההמלצה מבוססת על סטטיסטיקה של קניות של לקוחות אחרים ושל הלקוח הספציפי בעבר.

*   הפקת הזמנות רכש על סמך הזמנות לקוחות

במהדורות קודמות בעת הפקת הזמנות רכש על סמך הזמנות לקוחות, התוכנה נעלה את כל ההזמנות, דבר שגרם לחסימת משתמשים. במהדורה זו הנעילה הכוללת בוטלה, ורק ההזמנות הרלוונטיות נחסמות.

*   שליפה מחדש של מחיר בשינוי כמות
ניתן לקבוע בחשבשבת מחיר תלוי כמות באמצעות הסעיף מחירים מיוחדים. כאשר משנים את הכמות במסמך חשבשבת שולפת מחדש את מחיר הפריט. עסקים שאינם עושים שימוש במחירים מיוחדים יכולים לבטל תכונה זו ולמנוע את שליפת המחיר מחדש בכל פעם שמשנים כמות פריט במסמך. הגדרה זו מתבצעת בסעיף הגדרות מלאי.

*   צירוף קבצים לשורת הפריט
ניתן לצרף קובץ לשורת הפריט במסמך. עד כה ניתן היה להדפיס רק את הקובץ שצורף לרשומת הפריט. החל ממהדורה זו ניתן לצרף קובץ חדש בעת הפקת המסמך.

*   התראות
ניתן לחסום מכירות כאשר המחיר חורג ממחיר מינימום מסוים.

*   מסמך טיוטה

בהפקת מסמך טיוטה מודפסת המילה "טיוטה" בהדפסת רקע. שיפור זה נועד למנוע את האפשרות לבצע מעילה ע"י כך שמוסרים ללקוח עותק טיוטה (ולא מפיקים את עותק המקור).
ניתן לבטל את הדפסת הרקע הגדולה, בהגדרות חברה, ולהסתפק בהדפסת המלה טיוטה בצד שמאל בחלקו העליון של המסמך.

*   עדכון פריטים לפי חתך
ניתן לעדכן קבוצת פריטים במסמך לפי קוד מיון, חתך, ומפתח פריט. השדות שניתן לעדכן הם: אסמכתא 2, הערה נוספת1, הערה נוספת 2, יחידת מידה, מחסן, סוכן, סכום נוסף 1, סכום נוסף 2, % עמלה, פרטים, תאריך נוסף, תאריך ערך (דוגמה לשימוש: מספרים טבועים).

*   מסמכי בסיס

בחלון חתך מסמכי בסיס נוספה אפשרות לבחור סוג מסמך.
בלשונית מסמכי בסיס נוסף כפתור שינוי חתך המשמש לבחירת סוג מסמך בסיס.

בעת בחירת מסמכי בסיס, כאשר התוכנה מזהה שקיימים מסמכי בסיס סגורים במאגר זמני, מוצגת ההערה: ישנם מסמכי בסיס בזמני (בלשונית מסמכי בסיס). ניתן לצפות במסמכים הסגורים בזמני ואף לשחרר את הפריטים.

במהדורות הקודמות כאשר היו מפיקים לדוגמה חשבונית על סמך הזמנה, ובעת הפקת החשבונית היו מגדילים את הכמות (מעבר לכמות שהייתה בהזמנה) חשבשבת הייתה רושמת שתי תנועות – תנועה אחת על הכמות שהייתה בהזמנה ותנועה נוספת על ההפרש. במהדורה הנוכחית נרשמת במקרה זה רק תנועה אחת. כמובן, השיפור הזה אינו חל כאשר חובה לרשום שתי תנועות. לדוגמה, אם מפיקים חשבונית על סמך תעודת משלוח, ומגדילים את הכמות בחשבונית, חשבשבת ממשיכה לרשום שתי תנועות, משום שבמקרה זה ישנן שתי יציאות מהמלאי (יציאה אחת בתאריך תעודת המשלוח ויציאה נוספת, על ההפרש, בתאריך החשבונית).

*   דפדוף

ללשונית דפדוף במסמכים התווספה אפשרות מיון לפי מזהה מלאי.

*   טיוטת חשבונית מס ריכוז

בעת הפקת חשבונית מס ריכוז ניתן להדפיס שני סוגים של טיוטות:

  • טיוטה מהירה שזהה לטיוטה שהייתה במהדורות הקודמות.
  • טיוטה נאמנה שזהה לחלוטין לחשבונית הסופית.

*   חשבוניות לרשתות שיווק

בעסקים המפיקים חשבוניות לרשתות שיווק ועובדים מול Storenext נוספה אפשרות להפיק קובץ XML וחשבונית מקור חתומה דיגיטאלית לפי הדרישות של Storenext.

ברשימת רשתות השיווק נוספה רשת חדשה: אופיס דיפו.

*   סגירת מסמכים בממשק מלאי

ניתן לשלוח לחשבשבת תעודות משלוח שהופקו בתוכנה אחרת ואשר סוגרות הזמנות שהופקו בחשבשבת (מיועד עבור חברות שמנהלות מלאי או מספקות סחורה באמצעות קבלני משנה).

*   פריטים

בכרטיס הפריט נוסף השדה הודעה למסמכי שיווק שפועל כמו ההודעה ללקוח.

בסעיף יתרות לפי מחסנים נוסף שדה תיאור מחסן (שדה זה מופיע הן בתפריט פעולות נוספות בפריט והן בתפריט קליק ימני במסמכים).

*   פריטים מיוחדים

אורך השדות שבהם רושמים את המספר הטבוע, מספר האצווה או מספר האיתור הוגדל ל- 50 תווים.

*   פריטים טבועים

תוקף אחריות פריטים טבועים – מחושב מרשומת הטבוע. עד X חודשים מיום המכירה. כלומר חישוב האחריות על פי תאריך מכירת הטבוע בפועל.

מחסן – התווסף מחסן ברמת הטבוע. בהפקת דוחות במחולל ניתן לבחור בשדה מחסן הטבוע.
מספר מחסן מופיע במסך עדכון טבועים.

יבוא תנועות מלאי – ניתן לקלוט טבועים.

*   פריט איתור – העברה בין מחסנים

ניתן לבצע העברה לפריט איתור עבור אותו מחסן ואותו סוכן.

פריט אצווה – מחיר ליחידה

בשליפת פריטי אצווה כאשר שולפים פריטים מאצוות שונות המחיר ליחידה נשלף בהתאם לכמות הכללית של הפריט.

*   יצירה אוטומטית של מספרי בר-קוד לבנים של פריט מטריצה
סעיף זה מיועד בעיקר ליצרנים המייצרים פריטים המוגדרים כמטריצה (חולצות בצבעים ומידות, נעליים וכדומה) ועובדים עם בר-קוד. כידוע, בפתיחת פריט מטריצה אב (חולצה), חשבשבת יוצרת באופן אוטומטי את הבנים (חולצות במידות וצבעים שונים). במהדורה הנוכחית חשבשבת יכולה לעדכן גם את מספרי הבר-קוד של הפריטים.

מחירים מיוחדים

למחירים מיוחדים נוסף שדה בתוקף עד, כך ניתן להגביל את המחירים לתקופת זמן.

129

*   מחיקת היסטורית מחירונים

ניתן למחוק היסטוריה של מחירונים ומחירים מיוחדים עד לתאריך שהמשתמש בוחר.

*   ביטול יתרה לאספקה

בעת ביטול יתרה לאספקה להזמנה או להצעת מחיר נרשמים בתנועת המלאי המשתמש שביטל את היתרה לאספקה, והכמות שבוטלה ביתרה לאספקה. ניתן לבנות דוחות באשף הדוחות המתייחסים לשדות אלו.

ייצור

בהפקת דוח ייצור על סמך מסמך בסיס, כאשר מקטינים את כמות האב מופיעה שאלה: האם לשנות את כמויות הבנים בהתאם.

130

אם עונים כן – כמויות הבנים משתנות בהתאם לכמות שנרשמה.

אם עונים לא – יתרת האב מתאפסת ושורות הבנים נשלפות במלואן.
לדוגמה, מפעל מזון מייצר עוגות. במהלך הייצור חלק מהקמח נשפך ולכן מייצרים פחות עוגות. במקרה זה בוחרים "לא": היתרה לייצור של האב תתאפס (על אף שהכמות של הבנים הייתה אמורה לייצר כמות עוגות גדולה יותר).

*   מחולל מסמכים

  • נוספה אפשרות להציג סיכומי ביניים במסמכים. סיכומי הביניים מוצגים בהתאם לשיטת מיון הפריטים במסמך. אפשרות זו פעילה גם בהדפסת מנות שנבנו במחולל המסמכים, דוגמה לשימוש: מיון לפי חשבון והצגת סיכום ביניים.
  • קיבוץ שורות – ניתן לרכז שורות במסמך ולהגדיר לכל שדה האם הריכוז יתבצע לפי: סכום, ממוצע, מספר, מינימום, מקסימום.
  • הוספת שדות סיכום מט"ח

לבקשת לקוחות רבים נוספו נוסחאות לחישוב סיכומים של סכומי מט"ח.
בתכנון המסמך במחולל המסמכים בוחרים הוספת שדה נוסחה, בצד שמאל למטה בוחרים בכפתור שדות מוגדרים מראש (מסומן באדום להלן).

131

שמות השדות שניתן להוסיף מתחילים במילה מט"ח, ניתן להוסיף: סה"כ, הנחה, סה"כ לפני מע"מ, סה"כ מע"מ, סה"כ במסמך.

  • הדפסת קובץ נלווה לחשבון/פריט בתוך הפורמט

ניתן לשלב במסמכי מכירה ורכש מסמכים המצורפים לכרטיס החשבון ו/או לכרטיס הפריט, כאשר הקובץ אינו מכיל שורות רבות (פחות מעמוד שלם). לשם כך מוסיפים מתוך שדה מרשומת חשבון/פריט קובץ נלווה. לאחר מכן מקליקים על מאפיינים ובוחרים את האפשרות בתוךהפורמט.

132

  • הוספת שם חשבון ליד כל שק במסמך הפקדת שקים

לפורמט ההדפסה של הפקדת שקים ניתן להוסיף את השדה שם לקוח. להוספת שם הלקוח יש לפעול באופן הבא:
במחולל המסמכים בוחרים בפתיחת קובץ > מסמכים נוספים > הפקדת שקים.
מציבים את הסמן על פרטי השקים ובוחרים בתפריט הקליק הימני > הוסף שדה > הוסף שדה מקובץ שקים > שם לקוח. בסיום יש לבצע שמירה בשם לפורמט ההדפסה.
כעת יש לשוב לחלון פתיחת קובץ וכאשר הסמן מוצב על סוג מסמך הפקת שקים יופיע בתחתית המסמך הפורמט שעיצבתם (ראו צילום מסך להלן). יש לסמן את תיבת הסימון שמימין לשם המסמך על מנת ששם הלקוח יופיע כברירת מחדל (ראו צילום מסך להלן)

 

133

**   דוח השוואה בין מסמכים:

דוח זה מאפשר לערוך את ההשוואות הבאות:

  • השוואה בין 2 גרסאות של מסמך מסוים, לדוגמה, במסמך הזמנה ניתן לתקן כמויות ומחירים ולהוסיף פריטים. ניתן להפיק דוח זה בכדי להציג את הגרסה הראשונה והאחרונה של המסמך.
  • השוואה בין 2 מסמכים שונים, לדוגמה, השוואה בין הצעת מחיר ללקוח מסוים לבין הצעת מחיר ללקוח אחר.

*   דוחות חדשים:

גיול חובות במט"ח

דוח ריכוז חודשי במט"ח

מכתבים ללקוחות במט"ח

דו"ח שינויים בכרטיס חשבון. דוח זה מפרט את השינויים שנעשו בכרטיס החשבון. כידוע, בעת הפקת מסמכים נשלפים פרטי החשבון (שם, כתובת, עיר) מכרטיס החשבון והמשתמש יכול לשנות פרטים אלו לפי הצורך. הדוח הנוכחי עובר על התנועות בהנה"ח ובמלאי ומציג את השינויים שבוצעו בכרטיסי החשבון. דוח זה מיועד לארגונים שמעוניינים להפיק לוג שעוקב אחר השינויים שנעשו בכרטיסי החשבון. הדוח כולל את כל השינויים שנעשו בכרטיס החשבון, למעט אלו שלא באו לידי ביטוי בתנועות (ולכן, הם חסרי חשיבות).

*   דוחות חדשים במחולל דוחות

  • מחולל משתמשים והרשאות – כולל גם מעקב אחר כניסות של משתמשי חשבשבת לחברה.
  • מחולל רשימת חברות – באמצעות מחולל זה ניתן להפיק דוח המציג את רשימת החברות ושם מסד הנתונים בספריית החברות בחשבשבת
  • מחולל בדיקת מספרי עוסק מורשה(כללי) – מציג חתך, קוד מיון, מספר ע.מ., מפתח חשבון ושם חשבון עבור חשבונות בעלי מספר עוסק מורשה שגוי (כפי שנמצא בבדיקת נתונים).
  • מחולל תנועות מחירון ללקוח עם קודי הנחה (מחירונים) – הדוח יציג נתונים רק כאשר ללקוח מוגדר קוד הנחה.
  • מחולל תנועות תהליכים ופריטים ליצור (עצי מוצר).
  • איתור הזמנות באינטרנט מחולל זה מיועד למשתמשי החנות הוירטואלית של חשבשבת. המחולל מפרט את נתוני ההזמנות שהתקבלו מהחנות לחשבשבת.
  • מחולל ניכוי במקור – דוחות אלו כוללים נתונים אינפורמטיביים מתוך קובץ הפלט של רשות המסים. לדוגמה: שם ספק ברשות המיסים, תאריך קליטה בחשבשבת, תאריך תחילת אישור ועוד.
  • מחולל דוחות מע"מ 874: באמצעות מחוללים אלו ניתן לבנות דוחות המציגים את סיכומי הדוחות ופרטי התנועות שהופיעו בקובץ לשידור Pcn874.

שיפורים בדוחות קיימים:

*   איתור תנועות

נוספו שדות נוספים לאיתור תנועות: מספר ע.מ., הערות, הערות נוספות, תנועות IFRS. ניתן למיין נתוני הדוח גם לפי השדות: הערה והערה נוספת.

*   כרטסת

נוספה אפשרות למיון נתוני הדוח לפי אסמכתא 3. ניתן לבחור להדפיס שדה אסמכתא 3 בכרטסת.

*   שליחת מכתבים ללקוחות בדוא"ל
ניתן לשלוח ללקוחות מכתבים בגין חובות פתוחים באמצעות דוא"ל.

 *  IFRS

בדוחות הנה"ח נוספה השאלה: האם לכלול תנועות IFRS.

*   דוח יתרות מלאי

ניתן להגביל סוג מסמך ולהציג דוח המרכז את יתרת הפריט בקבוצת מסמכים מסוימת. לדוגמה: דוח ריכוז הזמנות, דוח ריכוז ת.מ. וכדומה.

*   דוח יתרת מטריצה

נוספה אפשרות להגבלת חתך מסמכים (יתרות במחסן).

שיפורים בדוחות קיימים במחולל הדוחות:

 

  •  *   למחולל כרטסת הנה"ח נוספו שדות עבור דוח מעמ  PCN874

  1.    תנועות שהופקו בדוח מע"מ:

ניתן להגביל את הדוח לפי האפשרויות הבאות:

  •  כל התנועות
  •  תנועות שנכללו בדוח מע"מ
  •  תנועות שלא נכללו בדוח מע"מ

הערה: הדוח כולל רק תנועות שהופקו בדוח מע"מ במהדורת 2010.
תנועות שנרשמו במהדורות קודמות יוצגו כאילו לא נכללו בדוח מע"מ.

2.   נוסף השדה: מספר הפקה אחרון בדוח מע"מ.
שדה זה מיועד למקרים בהם מעוניינים לבדוק את המספר המזהה של התנועות שנכללו בדוח מע"מ.

הערה: בהפקת דוח מע"מ בשיטה הישנה ניתן לשוב ולהפיק דוח מע"מ לאותו חודש. לפיכך, תנועה מסוימת יכולה להיות כלולה במספר הפקות.

  •  תאריך מחירון עדכני לחתך – שדה זה מחליף את השדה מזהה מחירון נכון לתאריך. הטור מציג את התאריך ללא תלות בסדר הקלדת המחירון. טור זה התווסף גם למחירים מיוחדים.
  •  נתוני תהליכים – ניתן לצפות בנתונים אלה בתנועות ייצור.

**  אפשרויות חדשות במחולל:

  • יצוא דוחות לתוכנה אחרת:
    קיימת לשונית לכל סוג יצוא: pdf, xls, rtf ,xml, odbc ,html, ascii .
    Access 2007 , Excel 2007 – העברת תנועות למהדורות קודמות מוגבל ל- 64,000 רשומות. במהדורה 2007 הגבלה זו אינה קיימת.
    אם מעוניינים לייצא דוח לתוכנת Excel  הכוללת כותרות לטורים יש לבחור בלשונית xls, אחרת בוחרים בלשונית odbc.
    למעוניינים להפיק דוחות ממחולל הדוחות באמצעות משימות להפעלה מאוחרת, מומלץ לכלול בשם הדוח השמור גם את שם סוג הייצוא שבחרתם. כך תוכלו לאתר בקלות את הדוח שמעוניינים להפעיל במשימות להפעלה מאוחרת.
  • דוחות רבעון
    במיון לפי שדה תאריך התווספו סיכומי הביניים הבאים:
    רבעון, רבעון + שנה, חודש + רבעון + שנה, יום + חודש + רבעון + שנה, שבוע (השנה חולקה ל- 52 שבועות החל מינואר), כל הרמות (יום, שבוע, חודש, רבעון ושנה).
  • מספר שורות להצגת הקבוצה – במחוללים המפרטים תנועות (כרטסת ואיתור תנועות) ניתן לבחור הצגת שורות ראשונות או שורות אחרונות בלבד. טווח הבחירה הוא: משורה אחת ועד שורה עשירית. לדוגמה: הצגת 3 החשבוניות האחרונות שהופקו ללקוח לבדיקת מחיר המכירה במסמך.  אפשרות זו פעילה הן בדוחות הנה"ח והן בדוחות המלאי.

   CRM  –  קשרי לקוחות

  • ניתן לבחור בסעיף קשרי לקוחות בתפריט הראשי
    134
    ניתן כמובן להיכנס למערכת קשרי לקוחות גם באמצעות: כללי > קשרי לקוחות CRM.
  • העברת נתונים ממערכת CRM למערכת Outlook
    ניתן להעביר נתונים ממערכת ה- CRM של חשבשבת למערכת Outlook של מיקרוסופט. שיפור זה פעיל רק אם המהדורה של תוכנת ה- Outlook היא 2007 או 2010.
    ניתן לעדכן ב- Outlook –
    פגישה – Appointment
    משימה – Task
    פריט יומן – JournalEntry (השיטה שהייתה נהוגה עד כה).
  • במסך הראשי ניתן להציג שדות רבים המוגדרים על ידי המשתמש. הגדרת השדות נעשית בתפריט 'שמות לשדות נוספות ב'הגדרות'.  במסך נוספה לשונית פרטי חשבון ופעילות. בלשונית זו ניתן לעדכן את השדות הנוספים של החשבון (כולל שדות של חשבון פוטנציאלי).
  • התווספה לשונית כרטסת. לשונית זו דומה לתצוגה מקוצרת וכוללת את הדוחות הבאים: כרטסת מלאי, כרטסת הצעות מחיר, כרטסת הזמנות, כרטסת הצעות מחיר פתוחות, כרטסת הזמנות פתוחות, כרטסת תנועות קבועות בלבד, כרטסת כל התנועות וכרטסת פתוחים.
  • הצעת מחיר – בהפקת הצעת מחיר ללקוח מתוך מערכת קשרי לקוחות, התוכנה חוזרת בסיום ההפקה לרשומת הפעילות באופן אוטומטי.
  • במסך הפעילות ניתן לראות הצעות מחיר שהופקו ללקוחות פוטנציאליים.
  • חיפוש חשבון, כאמור, כאשר מתחילים לרשום מפתח חשבון מוצגים החשבונות המתאימים. במערכת CRM עם הרשאות משתמשים, יוצגו רק החשבונות המוגדרים בחתך המשתמש.
  • ניתן לדפדף קדימה לחשבון הבא והקודם באמצעות כפתורי חצים המופיעים בצד ימין של מפתח החשבון. ניתן לדפדף לחשבון הראשון ולחשבון האחרון.
  • ניתן להגדיר לכל משתמש חתך של  קבוצת חשבונות לצורך דפדוף סלקטיבי בחשבונות בעלי מכנה משותף או לצורך חסימת גישה לחשבונות אחרים. בעת דפדוף בחשבונות יוצגו למשתמש רק חשבונות מהקבוצה שהוגדרה עבורו.
  • ניתן לבטל רשומת פעילות (אם יש סימון של התקשרות נוספת ברשומה זו, יש לבטל אותו). משתמשים בעלי הרשאות מתאימות יכולים לבטל גם פעילויות שנרשמו ע"י משתמשים אחרים.
  • רשימות בחירה: ניתן לנטרל ערכים הנמצאים ברשימת בחירה, על ידי סימונם כלא פעילים.
  • תזכורות: בחלון תזכורות נוסף שדה: הועבר ל. ניתן לבחור לאילו חשבונות יוצגו תזכורות (רגילים, פוטנציאליים או כל החשבונות), וניתן לבחור האם יוצגו רשומות רק של המשתמש הנוכחי או של כל המשתמשים.
  • התזכורת טופלה – כפתור חדש המופיע כאשר מסמנים תזכורת להמשך טיפול. כאשר מקליקים על כפתור זה, הופך תאריך התזכורת לשדה לקריאה בלבד ומתווסף שדה טופל.
  • רשימת פעילויות: במסך רשימת פעילויות נוספו שדות חדשים בגיליון הדינמי:
    מבוטל, תאריך סגירה / ביטול, משתמש סוגר / מבטל.
  • לקוח פוטנציאלי:
    לקוח פוטנציאלי חדש – ניתן להוסיף כרטיס פוטנציאלי חדש באמצעות תפריט הקליק הימני משדה כרטיס חשבון ברשומת פעילות
    הצעת מחיר – בהפקת הצעת מחיר ללקוח פוטנציאלי ניתן לקשר בלשונית פרטי מסמך את פרטי איש הקשר הרלוונטי. במחולל המסמכים של הצעת המחיר ניתן לשייך נתונים מרשומת איש קשר ולהציגם על המסך בעת הפקת המסמך.
    העברת פוטנציאלי לרגיל – בהעברת חשבון פוטנציאלי לרגיל מופיעה התראה כאשר לא סומן להעביר הצעות מחיר.
  • הגדרות תצוגה למשתמש
    לשונית פעילות: נוספה אפשרות מחיצת משתמש לשמירת קבצים מקושרים – תחת מחיצה משותפת.
    לשונית תזכורות:  סימון הצגת רשומות שלי בלבד מוצג כעת ב- 2 שורות:
    שלי בלבד – כולל פעילויות שהעברתי לגורם אחר
    שלי בלבד – לא כולל פעילויות שהעברתי לגורם אחר
    * אפשרות זו נוספה גם לתזכורות *

לשונית פרטים כלליים: אפשרויות החייגן הורחבו ומעתה קיימות 3 אפשרויות:
לא לאפשר חיוג
חייגן דרך מודם תוך ציון החיוג שיש לבצע בכדי לקיים שיחת חוץ.
חייגן דרך מרכזיה. יש להתקין את תוכנת  WizTel של חשבשבת. (ללא תשלום). להזמנת התקנה בהתחברות מרחוק  יש לפנות לסניף השירות בכפתור האדום.

לשונית הרשאות למשתמש
> בניית חתך חדש, נוספה האפשרות מיון חשבונות לפי. ניתן למיין על פי השדות הבאים: מזהה, מפתח חשבון, שם חשבון.
כמו כן ניתן לבצע מיון ראשוני לפי סוג חשבון.

  • מיון שדות ברשימות בחירה
    לשדות הבחירה של מערכת CRM נוסף שדה מיקום לקביעת סדר ההצגה במסך.
  • טיפול בתאריכים
    בעת סגירת רשומה מתעדכן תאריך סיום הפעילות.
    בעת יצוא רשומה לתוכנת Outlook – תאריך הרישום הוא לפי תאריך התזכורת ולא לפי תאריך הרישום המקורי של הקריאה.

*  ממשק אנשי קשר

ניתן לעדכן את אנשי הקשר באמצעות ממשק מתוכנה חיצונית.

**    הכנה לביקורת באמצעות כריית נתונים

ניתן לייצא את נתוני הנה"ח ומלאי לבדיקה באמצעות כריית נתונים (הבדיקה תעשה במשרדי חשבשבת ללא תשלום ללקוחות בשרות).

מודול שירות

חוזה שירות:

  • תאריך תוקף אחריות של חוזה – מעדכן את תוקף האחריות של הטבוע שנבחר בחוזה.
  • נוספה אפשרות להציג טבועים עבור חוזה חדש בהתאם לשדות הבאים: מספר חשבונית, מפתח פריט תוקף אחריות עד (של הטבועים).
  • גיליון הטבועים לבחירה הוא גיליון דינמי. לגליון זה נוספו שדות, כדוגמת: מיקום, איש קשר ועוד. גיליון זה מופיע גם בבחירת טבוע לעבודה.
  • בתיבת בחירה של טבוע (combo) נוסף פריט מונה ואתחול של פריט מונה.
  • ניתן לשייך שדות נוספים לפי פרטים מהשדות בטבוע.
  • בחיפוש לפי שדה טבוע ניתן לחפש גם אם הערך ריק.
  • קריאה חוזרת – נוספה אפשרות להגדיר פרק זמן לקריאה חוזרת. בהגדרות נוסף שדה בו מגדירים את מספר הימים המוגדרים כקריאה חוזרת. לדוגמה: מעבדת שירות תיקנה מחשב. לאחר 15 ימים הוחזר המחשב לתיקון חוזר. אם הזמן המוגדר לקריאה חוזרת הוא 30 ימים, יסומן השדה כקריאה חוזרת. אם הזמן המוגדר לקריאה חוזרת הוא 10 ימים, לא יסומן השדה.
  • בשלב פתיחת כרטיס/כרטיס סוכן לטבוע מופיעה התראה אם לאותו טבוע קיימים כרטיסים פתוחים. הבדיקה מתייחסת לטבוע ופריט ללא תלות בחשבון.
  • נוספה אפשרות להפיק טיוטה לחשבונית ריכוז.
  • העברת נתונים למערכת Outlook
    במעבדת שירות נוספו כל אפשרויות ההעברה לתוכנת Outlook שפורטו לעיל לגבי מודול CRM.

מודול שכירות

  • נוספה אפשרות לפתיחת מסמך הזמנה / הצעת מחיר עבור תיקונים, מחיקות וביטולים.
  • שינוי תאריך – במצב זה מוצגת שאלה: האם לשלוף מחירים מחדש?
  • נוסף למסך שדה איש קשר.
  • הוספה ושינוי טבוע שכירות אוחדו חלון אחד.

*   שיפורים משותפים לשירות ושכירות

  • בדיקת העובד מול טבלת היעדרויות. הבדיקה מתבצעת גם בשינוי עובד ובשינוי תאריך.
  • חיפוש – שדה מחסן וסוכן בתנועות.
  • חיוב שעות עבודה – אם לעובד קושר פריט התוכנה מתייחסת לפריט זה ומחייבת בהתאם לכרטיס ההכנסות המוגדר בפריט.
  • בלשונית פרטי עבודה נוסף לשעתון גם שם פריט לחיוב.
  • שליחת פרטי עבודה לתוכנת Outlook – בהיעדר מייל עבודה נלקח מייל בית.
  • פריט אריזות – ניתן לעבוד עם פריט מסוג אריזות.

חיוב שעות

בדיקת עובד מול טבלת היעדרויות. מוצגת הודעה מתאימה אך אין חסימה.

בהוספת שורה נוספה בדיקה של הפריט מול המגוון המוגדר ללקוח.

תוספות למשתמשי מקלדת

שימוש במקלדת במקום עכבר זהה בכל מסכי התוכנה. בעת ההתקנה תוכלו לקבל  סרגל כלים המפרט את כל האפשרויות הקיימות בתוכנה.

Alt + F10 – הצגת תפריט גיליון דינמי (התפריט המוצג בלחיצה על כפתור חץ בגיליון הדינמי)

Ctrl + F9 – הצגת חלון הגדרות גיליון דינמי (בחירת השדות לתצוגה).

מקש רווח – במסכים בהם ניתן לסמן שדות לבחירה, לדוגמה: שדות בגיליון הדינמי, לחיצה על מקש רווח מסמנת הסעיף הנוכחי.

F4 – הצגת רשימה של שדה קומבו (combo box) / תיבת בחירה והצגת לוח שנה / תאריך. לדוגמה: בשדה סוג מסמך ניתן להקיש על מקש 4F לבחירת סוג המסמך. בשדה תאריך לחיצה על 4F תציג את לוח השנה של החודש הנוכחי.

F5 – דפדוף ללשונית הבאה במסך.

Shift + F5 – דפדוף ללשונית הקודמת במסך.

גיליון – גיליון מוגדר כטבלה שבה מופיעים נתונים בטורים. לדוגמה: פקודות יומן, מסמכים, התאמות.

F9 – משמש למעבר בין הגיליון לחלק העליון או התחתון של המסך, לדוגמה במסמכים יעבור הסמן מפרטי הלקוח לשורות הפריטים ולחלק התחתון של המסך וחוזר חלילה.

Shift + F9 – כנ"ל בכיוון ההפוך.

F8 – מעבר לשורה חדשה בגיליון. כאשר הסמן נמצא מחוץ לגיליון יתייצב הסמן על השורה הראשונה בגיליון ולחיצה נוספת תביא את הסמן לשורה הריקה.

דפדוף בגיליון – השימוש באפשרויות השונות תלוי בתצוגת הסמן. אנו מבחינים בין 2 מצבים:

  1. תצוגה רגילה – תצורת הסמן 135
  2. תצוגת חצים – תצורת הסמן 136. מעבר לתצוגה זו מבצעים באמצעות לחיצה בו זמנית על צירוף המקשים  Ctrl   Tab.

תצוגה רגילה 135

תצוגת חצים  136

מעבר לשורה הבאה

Ctrl 137

 137

חזרה לשורה הקודמת

Ctrl   138

 138

שדה ראשון בשורה

 

Home

שדה אחרון בשורה

 

End

דוח מע"מ מקוון – PCN874

חשבשבת ERP – מהדורה 2010

חשבשבת ERP – מהדורה 2010 כוללת 2 שיטות להפקת דוח מע"מ PCN:

שיטה א' – שליפה אוטומטית

התוכנה שולפת אוטומטית את כל החשבוניות שלא דווחו בעבר (הן מוצגות בדומה לתנועות פתוחות בניתוח כרטיסים): בשיטה זו המשתמש מגביל רק תום תקופת הדוח בסעיף 'תאריך עד' של תאריך אסמכתא (התאריך התחתון ירשם באופן אוטומטי). התוכנה שולפת אוטומטית את כל התנועות אשר לא דווחו בעבר. אין צורך לרשום קוד איחור. ניתן לצפות בתשומות שידווחו ולתקן. שיטה זו היא ברירת המחדל של התוכנה.

שיטה ב' המשתמש קובע

המשתמש מסמן את חתך החשבוניות שהגיעו באיחור ויועברו לדוח הבא. שיטה זו היא השיטה "הישנה" שהיתה נהוגה עד כה. בשיטה זו המשתמש מציין בעת הפקת הדוח את חתך הגבלת התאריכים של הדוח (גבול תחתון + גבול עליון), ובנוסף מציין את קוד האיחור עבור חשבוניות רכש השייכות לתקופת הדיווח הקודמת וקוד דחייה עבור תשומות שרוצים לדחות לדיווח הבא.

לקביעת שיטת הפקת הדוח בוחרים בסעיף הגדרות > הגדרות חברה בלשונית
דוח למע"מ – PCN874.

139

  • שיטת הפקת דוח PCN874 – בסעיף זה בוחרים באיזו שיטה יופק דוח מע"מ PCN874
  • הצגת חלון סינון תשומות גם כאשר אין החזר – מסמנים סעיף זה אם מעוניינים לסנן באופן ידני תשומות שרוצים לדחות על מנת  להקטין את סך מע"מ תשומות בדוח.  רצוי לסמן תשומות אלה בקוד דחייה באסמכתא-3, בעת שרושמים את הפקודות. באופן זה תוכלו לסנן אותן מהדוח – בבת אחת.

יש להגדיר סעיפים אלה עבור כל חברה החייבת בדיווח מע"מ PCN874.

הפקת דוח מע"מ בשיטת התוכנה שולפת אוטומטית את החשבוניות שהגיעו באיחור

הפעלת התוכנית בפעם הראשונה:

בפעם הראשונה שמפעילים את התוכנה פועלים לפי השיטה הישנה. התוכנה תפיק את הדוח הנוכחי, ותסמן את כל התנועות ההיסטוריות כסגורות מבחינת הדיווח למע"מ.

בהפקה הראשונה יוצג החלון הבא:

140

בחלון זה מופיעה הכותרת: הפקה ראשונה בשיטת איסוף תנועות היסטורי.

הדוגמה לעיל מתייחסת לחודש פברואר. יש לרשום בהגבלת התאריכים מ-  1.2.2011 עד- 28.2.2011. כמו כן יש לציין את קוד האיחור של חשבוניות רכש (1102) שהגיעו באיחור וחשבוניות שלא יכללו בדוח (קוד דחייה – לדוגמה: 1103).

לסיום בוחרים בכפתור הפקה.

כעת תפיק התוכנה את דוח המע"מ. אם התוכנה תזהה תנועות שאינן תקינות או חשבונות בעייתיים יוצגו הודעות שגיאה מתאימות.

בהפקות הבאות יופיע החלון הבא:

141

תאריך אסמכתא: בסעיף זה יש להגביל תאריך אסמכתא עד בלבד, לדוגמה: אם ברצוננו להפיק דוח לפברואר 2011 נרשום תאריך עד: 28.2.11. בתאריך תחתון אין צורך לבצע הגבלה, ברירת המחדל הנרשמת היא 6 חודשים אחורה.  תוכלו לתקן תאריך תחתון, אך מבחינת החוק מותר לדרוש תשומות רק תוך 6 חודשים מיום המסמך.

לאחר ציון החשבונות המיוחדים ותאריך הדיווח בוחרים בכפתור הפקה.

חשבשבת תאסוף את כל התנועות שטרם דווחו למע"מ (על פי טווח התאריכים המסומנים בדוח).

עריכת ביקורת לתשומות לדיווח 

אם אתם מעוניינים להציג את התשומות שידווחו על מנת לערוך ביקורת, עליכם לסמן את סעיף 'הצגת חלון סינון תשומות' בתפריט 'הגדרות חברה'.
.
במקרה של החזר מע"מ יוצג החלון לביקורת בכל מקרה.

להלן חלון סינון התשומות:

142

ניתן להדפיס התנועות המוצגות בחלון זה באמצעות בחירה בכפתור הדפסה.

ניתן לבחור בכפתור ביטול הפקה להפסקת הפקת הדוח.

ניתן לסמן או לבטל סימון תשומות לדחייה באופן הבא:

  1. סימון ידני של תנועות שלא יכללו בדוח.
  2. בחירה בכפתור סימון הכל, לסימון כל תנועות התשומות המופיעות בחלון זה.
  3. בחירה בכפתור ביטול כל הסימונים לביטול הסימונים בחלון הנוכחי.
  4. בחירה בכפתור סימון לפי חתך. בחירה זו תציג את חלון סינון לפי חתך שתבחרו..

בחלק התחתון של המסך מופיעים הנתונים הבאים:

סכום לתשלום: סכום המע"מ לתשלום בדוח הנוכחי (טרם סימון תנועות בחלון זה).
סכום לתשלום לאחר קיזוז: סכום המע"מ לתשלום לאחר קיזוז התשומות שסומנו בחלון זה.

סכום התשומות שלא יכללו: סכום התנועות שסומנו בחלון סינון תנועות הנוכחי.

חלון סינון תשומות מהדוח 

143

סימון תנועות בהן סכום המעמ גדול מ: בסעיף זה רושמים את סכום המע"מ בחשבוניות אותן מעוניינים לסנן, לדוגמה: 8000 שקלים. התוכנה תסרוק את התנועות ותסמן את כל חשבוניות הרכש בהן סכום המע"מ 8000 שקלים ומעלה.

סימון תנועות בהן אסמכתא 3 שווה ל: בסעיף זה רושמים אסמכתא 3 עבור תנועות שלא יכללו בדוח מע"מ – קוד איחור.

להמשך בוחרים בכפתור הפעלה ויציאה.

כעת יופיע חלון סינון תנועות תשומות מדוח 874. להפקת הדוח תוך סינון התנועות שסומנו בוחרים בכפתור סינון והמשך.

כעת יופיע חלון נתוני הפקה.

144

חלון נתוני הפקה מציג את דוחות המע"מ. סיכומי הדוח והתנועות הם בבחינת טיוטה. ניתן לשוב ולהפיק את הדוח ללא הגבלה עד להצגת דוח תקין.

מומלץ להפיק סיכומי הדוח לפנקס תשלומים ותנועות בדוח על מנת לוודא שנתוני הדוח תקינים. ניתן לבחור בכפתור חזרה (ללא הפקת קובץ) בכדי לשוב לחלון הגבלת נתוני הדוח.

לאחר שהדוח נבדק וכל הנתונים תקינים ניתן לצור קובץ למע"מ. ליצירת הקובץ בוחרים בכפתור יצירת קובץ לשידור. כעת ירשמו נתוני הדוח לקובץ עבור רשות המיסים.

מומלץ לא ליצור קובץ לשידור לפני שהדוח תקין מכיוון שפעולה זו מסמנת את התנועות כסגורות. הפקה נוספת לדוח זה תהיה אפשרית רק לאחר תהליך של ביטול הדוח.

לאחר בחירה בכפתור יצירת קובץ לשידור יכלול חלון נתוני הדוח בתחתית המסך פרטים לגבי מיקום קובץ PCN874.txt וכן בדיקת הדוח בסימולטור של רשות המיסים.

145

בחלק התחתון של המסך מופיע הסעיף מזהה הפקה. ספרור זה מציין את מספרו הסידורי של הדוח. הספרור מנוהל ע"י התוכנה ולא ניתן לתקנו. באמצעות מזהה הפקה ניתן לאתר את התנועות בגינן הופק דוח מע"מ.

לסיום ההפקה בוחרים בכפתור סיום.

פעולות נוספות בחלון דוח מע"מ

תפריט פעולות נוספות כולל 3 אפשרויות:

  1. נתוני הפקה אחרונה.
  2. נתוני הפקות קודמות.
  3. צפייה בקובצי הפקה קודמים.
  4. החזרת הפקה אחרונה

נתוני הפקה אחרונה

בסעיף זה מופיעים נתוני דוח מע"מ שנרשמו לקובץ 874PCN בהפקה האחרונה.

146

מספר הפקה: מזהה הפקה.

תאריך וזמן הפקה: תאריך הפקת הדוח ושעת יצירת הקובץ.

חודש ושנת דיווח: מידע זה נרשם על פי בחירת המשתמש בעת הפקת הדוח וללא קשר להגבלת התאריכים בדוח.

תאריך אסמכתא מ- עד-: הגבלת התאריכים בעת הפקת הדוח.

סוג ההפקה: קובץ לעוסק בודד, קובץ משותף למספר עוסקים (מייצג), איחוד עוסקים.
סיכומי הדוח לפנקס תשלומים: הצגת הדוח המסכם למע"מ.

תנועות בדוח: הצגת דוח פירוט התנועות לדיווח מע"מ.

 

פעולות אפשריות

ביטול הפקה: ביטול הפקת הדוח. המספר של מזהה ההפקה ימחק מהתנועות וניתן יהיה להפיק הדוח מחדש.

שחזור הפקה (רישום התנועות שכבר הופקו לקובץ): באמצעות סעיף זה ניתן לשחזר את  קובץ הדיווח למע"מ Pcn874. התוכנה תרשום לקובץ את התנועות שהופיעו בדוח המקורי. באמצעות הסעיף מיקום הקובץ ניתן לבחור את המיקום בו יווצר הקובץ.

שחזור הפקה > שליפה מחדש של מספרי עוסק (מכרטיס החשבון בלבד).

סעיף זה מיועד למקרים בהם בעת שידור דוח מע"מ מקוון לסימולטור או לרשות המיסים מתקבלות הודעת שגיאה: מספר העוסק מורשה לא חוקי / שגוי. כאשר מתקבלת הודעה כזו,

מומלץ לתקן את מספר העוסק מורשה בכרטיסי החשבון, ולאחר מכן לבחור בסעיף: שחזור הפקה > שליפה מחדש של מספרי עוסק.

הפקה מחדש (ביטול ההפקה ושחזור הגדרות ההפקה): בחירה בסעיף זה מפיקה דוח מע"מ PCN874 מחדש תוך ביטול ההפקה הקודמת ושחזור ההגדרות שהיו במקור. בפני המשתמש מוצג חלון הגבלת התאריכים והחשבונות כפי שהוגבלו בעת הפקת הדוח. בעת ההפקה התוכנה יוצרת את הקובץ מחדש. אם לחתך התאריכים שהוגבל התווספו תנועות חדשות מהפקת הדוח הקודם, תוצאות הדוח ישתנו.

אם מעונינים לבצע הפקה מחדש בשל מספרי עוסק מורשה שגויים יש לבחור במקום בסעיף זה בסעיף שחזור הפקה ולסמן את הסעיף שליפה מחדש של מספרי עוסק (מכרטיס החשבון בלבד).

נתוני הפקות קודמות

חלון זה מציג את כל ההפקות שהתבצעו בעבר. כדי לצפות בנתוני הפקה קודמת, מקליקים על שדה מזהה הפקה. חשבשבת תציג את חלון נתוני הפקה קודמת (הסבר בסעיף נתוני הפקה אחרונה).

147

צפייה בקובצי הפקה קודמים

באמצעות סעיף זה מציגים נתוני דוח מע"מ Pcn874 שהופק בחודשים קודמים. בחירה בסעיף זה מציגה את החלון הבא:

148

לבחירת הדוח להצגה בוחרים בכפתור האטב. כעת יופיע החלון הבא:

149

כברירת מחדל נשמרים קבצי הדוחות תחת המחיצה המשותפת Rep. במחיצה זו תופיע רשימת הדוחות שהופקו. שם הדוח מורכב מחודש הדיווח ומתאריך ושעת ההפקה בפועל.

לדוגמא: דוח לחודש פברואר 2011 שהופק ביום 15 למרץ בשעה 09:35  לחברה שמספרה המזהה בספריית החברות הוא 3 יופיע כך:

874_3_0211_15030935.txt

שם הקובץ:  874_database-id_mmyy_ddmmhhmm.txt

database-id – מספר מזהה של החברה בספרית החברות .
mm  – מייצג חודש הדיווח בשני תווים.

yy –  מייצג שנת הדיווח בשני תווים.
ddmm – מייצג את תאריך ההפקה בפועל יום וחודש.
hhmm – מייצג את שעת ההפקה בפועל שעה ודקות.

 יש להציב את הסמן על הקובץ ולבחור אותו בהקלקה כפולה.

 לתשומת לבכם, חלון זה יציג גם קבצים בשם דומה אך ללא פירוט תאריך ההפקה. קבצים אלו נוצרו במהדורות קודמות של חשבשבת.

 כעת יופיע שם הקובץ בחלון הבא:

150

להצגת תוכן הדוח בוחרים בכפתור הפעלה:

151

החזרת הפקה אחרונה

אם ביצעתם בטעות ביטול הפקה של דוח מע"מ האחרון שהפקתם,  ניתן לשחזר את הדוח. בתפריט פעולות נוספות בוחרים באפשרות החזרת הפקה אחרונה.

אפשרות זו פועלת רק אם בוטל הדוח האחרון ובתנאי שלא בוצעה מחיקה פיזית של הקובץ מהמחשב. כלומר, ניתן לשחזר רק אם הביטול נעשה דרך פעולות נוספות > הפקה אחרונה > ביטול) ולא על ידי פעולת delete מחוץ לתוכנה.