חשבשבת ERP רב-שנתית – טובה לעסקים ולביקורת

תגובה למאמרו של רו"ח לוי שרגאי בעיתון לשכת רואי החשבון
מאת: ד"ר אברהם מידן, חשבשבת

לאחרונה התפרסם בעיתון רואי החשבון מאמר מאת מר לוי שרגאי, שמפרט בעיות אפשריות כאשר עובדים עם תוכנות רב-שנתיות, ובעקבות מאמר זה פנו אלינו כמה רואי חשבון המשתמשים בחשבשבת ERP, שהיא כידוע תוכנה רב-שנתית. להערכתי, המאמר הנידון אינו מתייחס לחשבשבת ERP אלא לתוכנות אחרות כלשהן, משום שכל הנקודות המועלות במאמר אינן רלוונטיות לחשבשבת ERP.

המאמר מפרט חמש בעיות, מהן יש לחשוש, כאשר משתמשים בתוכנות רב-שנתיות:

  1. ניתן לרשום מנות הכוללות תנועות יומן שחלקן בשנה אחת וחלקן בשנה אחרת, מה שעלול לגרום למאזן לא מאזן.
  2. ניתן להעביר בשנה מסוימת חשבונות מסוימים לסטאטוס "לא פעיל", מה שעלול לגרום למאזן לא מאוזן.
  3. ניתן לשנות את מבנה אינדקס החשבונות בשנה מסוימת, מה שיגרום לשיבוש בדוחות הכספיים.
  4. הקובץ האחיד, שמפיקים לפי דרישות מס הכנסה, עלול לכלול תנועות לא מאוזנות.
  5. אם קולטים תנועות לשנה קודמת, לאחר שסוגרים את השנה, עלול להיווצר שיבוש.

כל הבעיות האלה אינן רלוונטיות לתוכנת חשבשבת ERP:

  1. אין חשש למאזנים לא מאוזנים. חשבשבת ERP אינה מאפשרת לקלוט מנות, שיש בהן תנועות יומן חד-צדיות שאינן מאוזנות באותה שנה, ולכן כל עוד משתמשים בתוכנות כאלה באופן רגיל, לא ניתן להפיק מאזן בוחן שנתי לא מאוזן.
  1. אין מקום לחשש מהעברת חשבונות מסוימים לסטאטוס "לא פעיל". חשבשבת ERP "יודעת" שבדוחות חשבונאיים יש לכלול את כל הכרטיסים שיש להם יתרה, גם אם הם הועברו לסטאטוס "לא פעיל".
  1. אין מקום לחשוש משינוי מבנה אינדקס החשבונות. חשבשבת ERP מציינת את מהות החשבון בשדה חשבון ראשי. בעת הפקת דוחות כספיים התוכנה מתבססת על מהות החשבון (ולא על מקומו באינדקס). לכן, העברת החשבון ממקום אחד למקום אחר באינדקס אינה משפיעה על הדוחות הכספיים.
  1. אפשר להפיק את הקובץ האחיד (לפי דרישות רשות המסים) בכל עת, ובכלל זה לאחר סגירת שנה. חשבשבת ERP מתעלמת מתנועות סגירת שנה כאשר הדבר נחוץ, כמו בעת הפקת דוח רווח והפסד לשנה קודמת.
  1. אין מקום לחשש מבעיות כתוצאה מקליטת תנועות לשנה הקודמת לאחר סגירת שנה. חשבשבת ERP מתריעה כאשר מעדכנים שנה קודמת, ומאפשרת זאת רק למי שיש לו הרשאה מתאימה. בעקבות עדכון נתוני השנה הקודמת היא גם רושמת את התנועות הנוספות הדרושות לסגירת שנה.

המסקנה היא אפוא כי בהנחה שהמאמר הנ"ל סקר את כל הבעיות האפשריות בתוכנות רב-שנתיות, אין כל בעיה בעבודה בחשבשבת ERP רב-שנתית.

מן הצד השני, יש מקום לציין כי תוכנות ERP רב-שנתיות מייעלות במידה רבה את עבודתם של עסקים. לדוגמה:

  • ישנן עסקאות שצמודות למדד המחירים או למטבע חוץ מסוים. אם העסקה מתחילה בשנה אחת ומסתיימת בשנה אחרת, קשה מאוד לעקוב אחר העסקה כאשר משתמשים בתוכנה חד-שנתית. בתוכנה רב-שנתית ניתן להפיק את כל הדוחות והפרשי השער כמו לגבי עסקה שמסתיימת במהלך אותה שנה.
  • לעתים, נתונים מסוימים ששייכים לשנה הקודמת מתקבלים רק לאחר שהיתרות כבר הועברו לשנה החדשה. בתוכנה חד-שנתית יש לעדכן את שתי השנים, ולפעמים שוכחים לעדכן שנה מסוימת, מה שגורם לטעויות. בתוכנה רב-שנתית מעדכנים פעם אחת, ולכן טעויות כאלה נמנעות.
  • כאשר משתמשים בתוכנה חד-שנתית, בסוף השנה העסקים פועלים בלחץ עצום כדי להספיק לסגור נתונים של שנה אחת, לפתוח חברה לשנה החדשה ולהעביר יתרות משנה לשנה. כאשר משתמשים בתוכנה רב-שנתית, בסוף השנה עובדים כמו בכל יום אחר, ללא לחץ.

יש עוד הרבה יתרונות, אבל די בשלושת יתרונות אלה כדי להבהיר שהשיטה הישנה של עבודה על שנה אחת (שנבעה בעיקר ממגבלות החומרה של המחשבים הישנים) לא מתאימה לניהול עסקים בימינו.

ישנם ארגונים שהתרגלו לעבודה במערכות חד-שנתיות ונרתעים ממערכות רב-שנתיות, אולם כאמור, עבודה בשיטה רב-שנתית תורמת רבות הן לניהול העסק והן לביקורת, והחשש מהן, לפחות כאשר מדובר על חשבשבת ERP, אינו מוצדק.