המסמך הנוכחי ידריך אתכם כיצד לקלוט קבצי טקסט מתוכנות זרות ולהפוך אותם לפקודות יומן בחשבשבת ERP.

 ניתן לקלוט קבצי טקסט בכל אחת מהשיטות הבאות:

שיטה

אפיון

השיטה הגמישה

בשיטה זו ניתן לקלוט כל אחד מהשדות הקיימים בפקודת היומן בחשבשבת ERP, לרבות מספר עוסק מורשה, הערות נוספות, כמות ועוד.

לקובץ הנתונים יש לצרף קובץ פרמטרים.

בקובץ הפרמטרים מפורטים התווים בהם מתחילים ומסתיימים כל אחד מהשדות הקיימים בקובץ הנתונים.

השיטה המקוצרת

בשיטה זו אורך רשומה בקובץ הנתונים הוא 90. סדר השדות ואורכם נקבע מראש ולא ניתן לשנותו.

השיטה המפורטת

בשיטה זו אורך רשומה בקובץ הנתונים הוא 180. סדר השדות ואורכם נקבע מראש ולא ניתן לשנותו.

 

שיטת הקליטה נקבעת בהתאם לתוכן הקובץ המועבר אליכם. בנספחים למסמך זה מופיע פירוט לכל אחת מהשיטות הכולל את תוכן השדות ואורכם.

אם אינכם יודעים באיזו שיטה עליכם לקלוט את הקובץ מתוכנה זרה, נא פנו לסניף השירות לעזרה.

 שיטת הקליטה זהה בכל אחת מהשיטות. להלן ההסבר:

 שלב א: שמירת הקובץ במחיצה המשותפת Rep Directory

קליטת ממשק תנועות זר מחייב בשמירת הקובץ למחיצה שבה קיימת הרשאת קריאה כתיבה.

בחשבשבת, מחיצה זו נקראת Rep Directory. אם יש לכם גישה למחיצה זו עליכם לשמור את הקבצים תחת המחיצה, אחרת נא שמרו למחיצה אחרת בכונן המקומי C או בכונן הרשת.

שלב ב: קליטת הקובץ בחשבשבת

בתפריט כללי בוחרים ממשקים > יבוא תנועות הנהח
58

בחלון ייבוא תנועות יומן בוחרים את שיטת היבוא המבוקשת:

  • יבוא בשיטה הגמישה (מסומן בריבוע אדום במסך הנ”ל)
  • יבוא בשיטה המפורטת (מסומן בריבוע כחול במסך הנ”ל)
  • יבוא בשיטה המקוצרת (מסומן בריבוע כחול במסך הנ”ל)

לאחר שבוחרים את השיטה הרצויה, בצד שמאל של המסך כפתור תצוגה מקדימה הופך לפעיל.

אם קובץ הנתונים נמצא במחיצה המשותפת, שהיא ברירת המחדל, בחירה בכפתור תצוגה מקדימה יציג את תוכן הקובץ.

אחרת, יש ללחוץ על כפתור האטב ולבחור את המחיצה בה נשמר קובץ הטקסט.

כאשר בוחרים ביבוא בשיטה הגמישה יוצגו הן קובץ הפרמטרים והן קובץ הנתונים.

כאשר בוחרים ביבוא בשיטה המפורטת / המקוצרת יופיע קובץ הנתונים.

להלן דוגמה לחלון תצוגה מקדימה:

59

שם הקובץ מופיע בצד שמאל של החלון. הדוגמה הנוכחית מתייחסת לקובץ movein.doc (מוקף בצבע כחול בחלון הנ”ל) כלומר לשיטה הגמישה.

 קליטת התנועות למנה מספר: בסעיף זה מוצג מספר המנה הזמנית, שבה ירשמו תנועות הנה”ח. ברירת המחדל היא מנה חדשה הבאה בסדר, לדוגמה אם ספרור נוכחי הוא: 38 תוצג מנה: 39.

לבחירת מנה אחרת בוחרים בכפתור שינוי.

 קליטת תנועות עם חשבונות חדשים: מסמנים סעיף זה אם קובץ התנועות כולל מפתחות חשבון

שאינם קיימים בחשבשבת. החשבונות יוקמו עם מפתח חשבון בלבד. לאחר הקליטה יש להיכנס לכרטיסי החשבון ולערוך אותם: הוספת שם חשבון, חשבון ראשי וכדומה.

 עברית ansii בקבצי טקסט: מסמנים סעיף אם בתצוגה מקדימה העברית מוצגת הפוך.

לקליטת הממשק בוחרים בכפתור הפעלה.

כעת תופיע הודעה: האם לקלוט תנועות יומן?

יש לבחור בכפתור כן לקליטת הקובץ.

כעת יופיע חלון המציג את התקדמות קליטת קובץ תנועות היומן.

60

בסיום הקליטה תופיע הודעה: הממשק נקלט בהצלחה.

בסיום קליטת הקבצים, סיומת קובץ הנתונים תשתנה ל- Bak.

רשומות שגויות:
אם בקליטת הממשק קיימות רשומות לא תקינות יוצג חלון רשומות שגויות, כפי שמדגים החלון הבא:

61

בטור הימני ביותר, שורה, מוצגת מספר השורה השגויה. במקרים אלו מומלץ לתקן את קובץ הממשק טרם קליטתו בפועל. יש לפנות לבית התוכנה שיצר את הקובץ. ניתן לבחור בכפתור המדפסת בכדי להדפיס את רשימת השגויים ולהעבירם לבית התוכנה.

הצגת שגויים בשיטה הגמישה:
להצגת השגיאות בקובץ הנתונים, יש ללחוץ על כפתור תצוגה מקדימה. הרשומות השגויות מסומנות בצבע אדום (צילום מסך להלן). ניתן להציב את הסמן על שורה שגויה המסומנת באדום ובחלק העליון של המסך תופיע השגיאה הרלוונטית למקרה זה (מסומן להלן באדום).

62

להמשך בוחרים בכפתור יציאה. כאמור, מומלץ לא להמשיך בקליטת הקובץ ולפנות לבית התוכנה שיצר עבורכם את קובץ תנועות היומן.

הצגת שגויים בשיטה המפורטת / מקוצרת:
שיטה זו, בדומה לשיטה הגמישה, מוצג חלון ובו רשימת השגויים. לצד כל שגיאה מופיעה מספר השורה בקובץ.

63

בחירה בכפתור תצוגה מקדימה מציגה בחלון את כל קובץ הנתונים מבלי לסמן את הרשומות השגויות, כפי שמדגים החלון הבא:

64

בכדי לבדוק את הרשומות השגויות יש לבדוק את מספרי השורות בהן הופיעו השגיאות.

 

בדיקת תקינות

לאחר שבחרתם ב’יבוא תנועות יומן’ – מתבצעות בדיקות התקינות הבאות:

  1. האם לכל מפתח חשבון שרשום בתנועה קיים סכום.
  2. האם מפתח החשבון תואם לסוג האינדקס המוגדר בחברה.
  3. באם קיים סוג תנועה, האם יש איזון בין חובה לזכות.
  4. האם שדות האסמכתא, עוסק מורשה וכמות הם מסוג מספרי (נומרי).
  5. באם קיים שדה תאריך, האם התאריך תקין.
    באם לא קיים תאריך, ברירת המחדל לתאריכים בפקודת היומן הוא תאריך קליטת הממשק.
  6. באם קיים קוד תמחיר, מתבצעת בדיקה – האם קוד התמחיר קיים בחברה הזו בחשבשבת בה נקלט המידע.
  7. באם קיים מטבע האם המטבע קיים בחברה הזו בחשבשבת.
  8. באם לא מסומן ‘להקים חשבונות חדשים’ האם החשבונות קיימים באינדקס.
  9. אורך שדות. עבור שדות ארוכים מהמותר תופיע הודעת שגיאה. לדוגמה, שדה אסמכתא מוגבל ל- 9 תווים.

נספח א: שיטה גמישה

שם קובץ הנתונים: movein.doc

שם קובץ הפרמטרים: movein.prm

קובץ הנתונים

קובץ הנתונים מורכב מרשומה פותחת ומרשומות באורך קבוע.

רשומה פותחת – שורה ראשונה בקובץ. בשורה זו מופיעה מספר התווים הכולל של כל רשומה בקובץ.

רשומות באורך קבוע – שורה 2 ואילך. כל רשומה היא שורה בקובץ. אורך כל שורה בקובץ הוא קבוע. פירוט השדות שניתן לקלוט בקובץ הוא בהתאם לקובץ הפרמטרים המופיע בטבלה הבאה.
סדר השדות בקובץ הנתונים הוא לבחירתכם.

מבנה קובץ הפרמטרים

בקובץ הפרמטרים מופיעה רשימת השדות הבאה. לגבי כל שדה שנכלל בקובץ הנתונים יש לציין את התו שבו מתחיל השדה והתו שבו הוא מסתיים. לא ניתן לכלול אורכי שדות הארוכים מהמפורט בטבלה זו. ניתן לקבל באמצעות סניף השירות קובץ פרמטרים ורק לציין את מיקום השדות.

מס. שורה בקובץ הפרמטרים

שם שדה

אורך שדה

סוג שדה

1

אורך רשומה

2

קוד סוג תנועה

3

אלפא נומרי  (String)

3

אסמכתא 1

9

נומרי  (Long)

4

אסמכתא 2

9

נומרי  (Long)

5

תאריך אסמכתא

10

dd/mm/yyyy

6

תאריך ערך

10

dd/mm/yyyy

7

קוד תמחיר

5

אלפא נומרי  (String)

8

קוד מטבע

5

אלפא נומרי  (String)

9

פרטים

50

אלפא נומרי  (String)

10

מפתח חשבון חובה 1

15

אלפא נומרי  (String)

11

מפתח חשבון חובה 2

15

אלפא נומרי  (String)

12

מפתח חשבון זכות 1

15

אלפא נומרי  (String)

13

מפתח חשבון זכות 2

15

אלפא נומרי  (String)

14

סכום חובה 1 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

15

סכום חובה 2 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

16

סכום זכות 1 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

17

סכום זכות 2 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

18

סכום חובה 1 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

19

סכום חובה 2 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

20

סכום זכות 1 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

21

סכום זכות 2 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

22

תאריך 3

10

dd/mm/yyyy

23

אסמכתא 3

9

נומרי  (Long)

24

כמות

9.3

עשרוני   (Double)

25

קובץ

50

אלפא נומרי  (String)

26

הערות נוספות

50

אלפא נומרי  (String)

27

הערות נוספות 2

50

אלפא נומרי  (String)

28

סניף

9

נומרי  (Long)

29

מספר עוסק מורשה

9

אלפא נומרי  (String)

 

להלן דוגמה לקובץ נתונים וקובץ פרמטרים עבור השיטה הגמישה.

קובץ נתונים

74

חל 480.00  3000.00  3480.00 60001 40001 30005 31/08/2012 21/08/2012 120527

    חל 320.00  2000.00  2320.00 60001 40001 30001 31/08/2012 21/08/2012 120526

 

קובץ הפרמטרים המתאים לדוגמה הנ”ל:

אורך רשומה

73;

קוד סוג תנועה

71  72;

אסמכתא 1

1    6;

אסמכתא 2

0    0;

תאריך אסמכתא

8    17;

תאריך ערך

19  28;

קוד תמחיר

0    0;

קוד מטבע

0    0;

פרטים

0    0;

מפתח חשבון חובה 1

30  34;

מפתח חשבון חובה 2

0    0;

מפתח חשבון זכות 1

36  40;

מפתח חשבון זכות 2

42  46;

סכום חובה 1 בש”ח

48  54;

סכום חובה 2 בש”ח

0    0;

סכום זכות 1 בש”ח

56  62;

סכום זכות 2 בש”ח

64  69;

סכום חובה 1 במט”ח

0    0;

סכום חובה 2 במט”ח

0    0;

סכום זכות 1 במט”ח

0    0;

סכום זכות 2 במט”ח

0    0;

תאריך 3

0    0;

אסמכתא 3

0    0;

כמות

0    0;

קובץ

0    0;

הערות נוספות

0    0;

הערות נוספות 2

0    0;

סניף

0    0;

מספר עוסק מורשה

0    0;

בקובץ הפרמטרים רושמים בשורה הראשונה את אורך הרשומה הכולל ולאחר מכן את מיקום השדות בקובץ הנתונים. יש לציין את אורך השדה מ- עד, מ- מספר התו בו מתחיל השדה ועד מספר התו בו מסתיים השדה. בסיום נתוני המיקום מציינים את הסימן נקודה פסיק ;

שדות שלא נכללים בקובץ הנתונים יסומנו בערכי אפס מ- עד-.

נספח ב: השיטה המקוצרת

שם קובץ הנתונים: movein.dat

בשיטה המקוצרת אורך כל רשומה בקובץ 90 תווים.

לכל שדה אורך קבוע (מספר תווים) ומכאן שגם המיקום בקובץ (מתו X ועד תו Y).
להלן מבנה קובץ הנתונים של השיטה המקוצרת.

מיקום שדה בקובץ

שם שדה

אורך שדה

סוג שדה

1-8

מפתח חשבון חובה

8

אלפא נומרי  (String)

9-16

מפתח חשבון זכות

8

אלפא נומרי  (String)

17-21

אסמכתא 1

5

נומרי  (Long)

22-27

תאריך אסמכתא

6

ddmmyy

28-32

אסמכתא 2

5

נומרי  (Long)

33-38

תאריך ערך

6

ddmmyy

39-50

סכום בשקלים

9.2

עשרוני   (Double)

51-53

קוד מטבע

3

אלפא נומרי  (String)

54-75

פרטים

22

אלפא נומרי  (String)

76-87

סכום במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

88

תו דמי

1

אין חשיבות לתוכן. לצורך זוגיות בלבד.

89-90

שדה סיום

2

CR + LF. סיום רשומה.

 

נספח ג: השיטה המפורטת

שם קובץ הנתונים: movein.dat

בשיטה המפורטת אורך כל רשומה בקובץ 180 תווים.

לכל שדה אורך קבוע (מספר תווים) ומכאן שגם המיקום בקובץ (מתו X ועד תו Y).
להלן מבנה קובץ הנתונים של השיטה המפורטת.

מיקום שדה בקובץ

שם שדה

אורך שדה

סוג שדה

1-3

קוד סוג תנועה

3

אלפא נומרי  (String)

4-8

אסמכתא 1

5

נומרי  (Long)

9-14

תאריך אסמכתא

6

ddmmyy

15-19

אסמכתא 2

5

נומרי  (Long)

20-25

תאריך ערך

6

ddmmyy

26-28

קוד מטבע

3

אלפא נומרי  (String)

29-50

פרטים

22

אלפא נומרי  (String)

51-58

מפתח חשבון חובה 1

8

אלפא נומרי  (String)

59-66

מפתח חשבון חובה 2

8

אלפא נומרי  (String)

67-74

מפתח חשבון זכות 1

8

אלפא נומרי  (String)

75-82

מפתח חשבון זכות 2

8

אלפא נומרי  (String)

83-94

סכום חובה 1 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

95-106

סכום חובה 2 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

107-118

סכום זכות 1 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

119-130

סכום זכות 2 בש”ח

9.2

עשרוני   (Double)

131-142

סכום חובה 1 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

143-154

סכום חובה 2 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

155-166

סכום זכות 1 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

167-178

סכום זכות 2 במט”ח

9.2

עשרוני   (Double)

179-180

שדה סיום

2

CR + LF. סיום רשומה.