שמירה על חוג הלקוחות הקיים של העסק ותקשורת עם לקוחות פוטנציאליים מהווים את היסוד לפעילות שיווקית של כל עסק.

שמירה על לקוח קיים והרחבת הפעילות עימו מחייבת הכרות עם צרכיו, דפוסי הקניה שלו, הצגת מוצרים חדשים של העסק, הכרות של הרגלי התשלום שלו ושמירה על תקשורת רצופה עימו. פעילות זו, על כל מרכיביה, מקבלת מענה מלא על ידי תוכנת קשרי לקוחות  (CRM) בתוכנת חשבשבת.

מערכת CRM, Customer Relationship Management, היא מערכת ממוחשבת לניהול קשרי לקוחות. המערכת משמשת לרישום שוטף ומעקב של פעילות לקוחות קיימים ולקוחות פוטנציאליים. המערכת כוללת: רישום שיחות שיווק (טלמרקטינג), גבייה, שרות, תזכורות, סיכום פגישות, רשימות Follow Up, חייגן אוטומטי, קישור לקבצים חיצוניים ללא הגבלה (כדוגמת: Word, Excel, PDF, HTML, BMP), דיוור והפצה ועוד.

המערכת מקושרת בזמן אמת למערך המכירות, המלאי, המערכת הפיננסית ומערך השרות בעסק ומאפשרת תמונה כוללת ועדכנית של לקוחות החברה, ולקוחותיה הפוטנציאליים.

מערכת CRM של חשבשבת מיועדת לכל סוגי העסקים.

באמצעות מערכת זו תוכלו להציג, תוך כדי שיחה עם הלקוח, את היסטוריית הקניות, שיחות שניהלתם עימו בעבר, מצב תשלומיו, ההנחות שקיבל בעבר, אנשי הקשר, התיקונים שביצע במעבדה שלכם,  מספר השעות שצרך וכל מידע אחר שיעניק ללקוח את ההרגשה כי הוא עובד עם חברה המנוהלת היטב עם 'אצבע על הדופק' ואכפתית כלפי לקוחותיה. בתום השיחה תוכלו להעביר מידע על השיחה לידיעה/טיפול לגורמים נוספים בחברתכם.

המערכת מספקת מענה לסוגי עסקים שונים בעלי צרכים משותפים רבים כדוגמת: גביה וטלמרקטינג, אך גם לעסקים בעלי צרכים ייחודיים.

על מנת לתת מענה למגוון העסקים והדרישות הקיימות בשוק, תוכלו להגדיר מערכת דינמית המתאימה לצרכי העסק שלכם. המערכת מאפשרת לבחור את השדות הדרושים לכם. אתם קובעים אילו שדות יוצגו במסך, את שמות השדות, את הערכים בשדות הבחירה ועוד. אתם קובעים אילו דוחות יוצגו, ובכל עת ניתן להציג את המידע הדרוש על המסך.

מכירה ללקוחות חדשים (לקוחות פוטנציאליים)

הטיפול בלקוחות מתעניינים מתבצע באמצעות מסך לקוחות פוטנציאליים. חשבשבת מפרידה בין לקוחות שנוצר אתם רק קשר התחלתי, לבין לקוחות שמזמינים או קונים את המוצר.

בשיטה זו הלקוחות הפוטנציאליים אינם מגדילים את אינדקס הלקוחות הקיימים. אבל אפשר לעקוב אחר כל ההתקשרויות עם הלקוחות הפוטנציאליים ואף להפיק להם הצעות מחיר.

לקוח פוטנציאלי יכול להפוך ללקוח במצבת לקוחות העסק ע"י הקלקת כפתור אחד: הפיכת לקוח פוטנציאלי ללקוח תוך שמירה מלאה של ההיסטוריה שהצטברה, כולל הצעות המחיר שהופקו לו בעת המו"מ עימו.

קידום מכירות ללקוחות קיימים (טלמרקטינג)

באמצעות מערכת CRM ניתן לאתר פריטים שהלקוח לא רכש זמן רב ולבצע קידום מכירות. מערכת CRM כוללת מסכים בתצוגה מקוצרת ומפורטת. בעת שיחה עם לקוח ניתן לרשום את פרטי השיחה בצורה מקוצרת וליעל את השירות.

מערכת CRM כוללת רישום תאריך לתזכורת עתידית. בכל רגע ניתן להציג את רשימת התזכורות ולנהל בצורה יעילה את השיחות החוזרות ללקוחות בהתאם להבטחתכם.

פעילות פנים ארגונית

המערכת כוללת סעיף העברה למשתמש אחר. כאשר עובד בחברה מטפל בלקוח ומעוניין לידע עובד אחר בנושא או להעביר לו את הטיפול, בוחרים אותו בחלון חלונית רשימת העובדים.

גביית חובות

במהלך שיחת גביה מול לקוח, ניתן להציג דוחות שונים המציגים את פירוט תנועות הנה"ח או תנועות מכירות/הזמנות/הצעות מחיר של הלקוח במבנה של כרטיס. המערכת מאפשרת הדפסת תנועות פתוחות בלבד (רשימת החובות שטרם נפרעו ואף חובות שנפרעו בחלקם). רשימת השדות המוצגת בכרטסת דינמית והמשתמש יכול להוסיף או לגרוע שדות לבחירתו.

מערכת אחת

יתרון נוסף של מערכת CRM בחשבשבת הוא היותה חלק בלתי נפרד ממערכת ה-ERP, הבאה לידי ביטוי בקישור למערכת השיווק והפיננסים. הפקת חשבונית במערכת חשבשבת יוצרת תנועה במערכת השיווק ותנועת יציאה מהמלאי (מכירה), בנוסף יוצרת החשבונית תנועת חיוב לקוח במערכת הנה"ח. לקישורים אלו ניתן לגשת בקלות במערכת CRM ע"י הקשה על מקש הקליק הימני בעכבר מהשורה הרלוונטית בכרטסת. כלומר, לגבי כל שורה המוצגת בכרטסת ניתן לבחור:

  1. הצגת פירוט תנועת הנה"ח.
  2. הצגת המסמך המקורי (חשבונית, זיכוי, קבלה) שיצר תנועה זו.

 ייחודיות הקישור למערכת השיווק היא העובדה שחשבשבת מציגה את המסמך בפורמט המקורי שבו הודפס. בחשבוניות שהודפסו על סמך מסמך אחר (תעודת משלוח, הזמנה, חשבונית זיכוי ועוד) ניתן לגשת גם למסמך הבסיס.

סיכום יתרונות מערכת CRM  בחשבשבת ERP

    • ניתן לצפות בכל המידע תוך כדי שיחה עם לקוח.
    • ניתן להפיק דוחות המשלבים נתונים ממערכת CRM, המערכת הפיננסית ומערכת השיווק והרכש.
    • הפריטים והמחירים בהצעת מחיר זהים לנתונים במשרד האחורי, שכן זו מערכת מידע אחת ואין צורך בהעברת ממשקים.
    • הצעות המחיר מתעדכנות אוטומטית במערכת חשבשבת ללא התערבות חיצונית.
    • המערכת מקושרת לתוכנת outlook ומאפשרת לכם להעביר תזכורות והודעות באמצעות מערכת זו.

לסיכום, מערכת קשרי לקוחות בחשבשבת מומלצת לשימוש כל פונקציה בעסק – החל מהמנכ"ל וכלה במרכזנית שתצפה בפרטים הרלבנטיים לה בלבד. יתכן שתצליחו סוף סוף לזכור את יום ההולדת של הלקוח שלכם ולשלוח לו ברכה במועד…