עסקים רבים נותנים לסוכנים שלהם מסופונים באמצעותם הסוכנים מפיקים הזמנות, תעודות משלוח, קבלות וכד'.

חשבשבת מציעה שני סוגים של מסופונים.

מסופונים עם מערכת ההפעלה של מייקרוסופט:

(להורדת המסמך למחשב לחצו כאן)

בשיטה זו בתחילת יום העבודה הנתונים מועברים למסופון בצורה אלחוטית ובסוף יום העבודה הם מועברים למשרד הראשי. במהלך יום העבודה המסופון עובד באופן עצמאי (ללא תלות בתקשורת אינטנרנט).

 תוכנת המוספונים מיועדת למטרות הבאות:

    • סוכני מכירות מפיקים באמצעותה הזמנות מלקוחות.
    • בעת האספקה מפיקים תעודות משלוח וחשבוניות.
    • כאשר מקבלים תשלומים מלקוחות מפיקים קבלות.
    • מחסנאים יכולים להשתמש במסופון כדי לרשום ספירות מלאי.

ניתן להפיק במסופון את המסמכים הבאים: הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, החזרה, חשבונית, חשבונית זיכוי, חשבונית מס קבלה, קבלה, הזמנה למחסן והעברה בין מחסנים (קונסיגנציה). מסמכים שהופקו במסופון מועברים לתוכנת חשבשבת במשרד האחורי ונקלטים כמסמכי סוכן. קליטת חשבוניות וקבלות יוצרת פקודות יומן במערכת הנה"ח באופן אוטומטי.

 מסופונים בשיטת terminal server:

(להורדת המסמך למחשב לחצו כאן)

גרסת חשבשבת 2013 כוללת תוכנה למחשבי טאבלט ולסמארטפונים (בנוסף על תוכנת המסופונים הקיימת). בגרסה זו תחנת הטאבלט (או הסמארטפון) מהווים Terminal Server, ולכן, התחנה מקוונת (on line) כל הזמן למסד הנתונים של חשבשבת (בתנאי שקיים חיבור אינטנרנט), ואין צורך בהעברת ממשקים בין תוכנת חשבשבת לטאבלט.

ניתן להפיק מסמכים ודוחות בטאבלט ובטלפונים ניידים חכמים הפועלים בסביבת אנדרואיד, חלונות 8, Apple. כל התכונות המיוחדות של מערכות הפעלה אלו (כגון הגדלה ע"י הזזת אצבעות) פעילות.

השימוש במוצר מחייב התקנת אפליקצית Remote Desk Top. עסקים שעובדים VPN חייבים להתקין אפליקצית VPN. מידע בנושא זה ניתן למצוא בדרישות החומרה והתוכנה למוצר.

כיוון שהמסך של הטאבלט ושל הסמארטפון קטן יותר ממסך רגיל של מחשב, המסכים של התפריטים ושל הפקת המסמכים עוצבו מחדש, כך שיתאימו למסך קטן.

מסך ראשי

במסך הראשי בוחרים את סוג המסמך שמעוניינים להפיק או דוחות (דוחות קבועים ודוחות בקליק).

01

לשונית לקוח

לאחר שבוחרים את סוג המסמך מוצג המסך הבא: לקוח.
בחלון זה בוחרים את הלקוח עבורו מופק המסמך. בעת רישום המפתח מוצגת רשימת מפתחות ושם החשבון. אם בחברה הנוכחית עובדים עם נגישות חשבונות יוצגו רק החשבונות שהסוכן רשאי לדפדף בהם.

02

לאחר בחירת מפתח החשבון מוצגים פרטים רלוונטיים מרשומת החשבון לרבות יתרת הנה"ח, יתרת ת.משלוח ויתרת הזמנות.

זקוקים לרישום חופשי בעברית ואנגלית גם יחד?

בעת רישום בטאבלטים ובטלפונים חכמים קיים לעיתים קושי במעבר בין שפות. עבור משתמשי חשבשבת נושא זה חשוב מאוד שכן לעיתים המפתח לועזי בעוד שם הפריט הוא עברי. למטרה זו ניתן לבחור בהצגת מקלדת וירטואלית המוצגת בעת רישום מידע בתוכנה.

יתרון המקלדת הוירטואלית הוא בקלות המעבר בין השפות (ראה סימון אדום להלן) ובשימוש באפשרויות מיוחדות.

03

כאשר בוחרים במקש פונקציות במקלדת מוצג החלון הבא:

04

כעת ניתן בקלות להפעיל את מקש F המתאים > 7F חיפוש / 1F עזרה וכו'.

לשונית פריטים

בלשונית פריטים בוחרים את הפריטים שמוכרים. מחיר מכירה, סוכן, אחוז הנחה וכדומה נשלפים בהתאם להגדרות בחשבשבת. ניתן לעבוד עם פריטים מיוחדים כדוגמת: טבוע, אצווה, איתור, פג תוקף וכדומה. התצוגה במסך מוגבלת בשל גודל המסך במכשירים.

לאחר בחירת כל הפריטים הרלוונטים עוברים ללשונית מסמך / הפקה.

05

מסמך / הפקה

בחלון זה מוצג המסמך לרבות החשבון והפריטים.

לסיום והפקת המסמך בוחרים בכפתור הפקה.

06

ניתן להפיק מסמכים על סמך מסמכי בסיס (לדוגמב חשבונית בגין הצעת מחיר). לשם כך יש לבחור בלשונית מ. בסיס ולבחור את מסמכי הבסיס המתאימים.
להצגת פרטים כלליים על המסמך בוחרים בלשונית פרטי מסמך.
בהפקת קבלה ניתן לבצע סגירות כנגד החשבונית.

לשונית דוחות

באמצעות לשונית זו ניתן להפיק דוחות מתוך רשימת הדוחות הקבועים ודוחות שנשמרו במחולל הדוחות כדוחות בקליק. במחוללי דוחות שכוללים חתך ניתן להשתמש במקלדת הוירטואלית לרישום החתך בקלות ובנוחות.

יתרונות וחסרונות (לעומת גרסת המסופונים הנוכחית):

היתרון העיקרי של השיטה החדשה: ניתן לראות במסופון את כל נתוני הלקוח.
יתרון נוסף, המערכת עובדת בשיטת Terminal Server, כך שעובדים על נתוני החברה ללא צורך בהעברת ממשקים בין המסופון למשרד האחורי.

החסרונות העיקריים של השיטה החדשה:

  1. יש צורך בקשר מתמיד לרשת האינטנרט. לעיתים הקשר ניתק כאשר נמצאים במרתפים.
  2. בתוכנה הנוכחית של טאבלטים ניתן להציג תמונות של פריטים ולגרור אותם למסמך. לא ניתן לפעול בשיטה זו ב- Terminal Servre. הפתרון המומלץ: מקימים חנות וירטואלית. הסוכן פותח שני דפים על הטאבלט או הסמארטפון – דף של החנות, שבו הוא מראה את הפריטים, ודף של ה- Terminal server.